07.03 - Dokumentenimport

Mit dem Dokumentenimport können Sie mehrere Personaldokumente schnell und effizient in die HR-Software hochladen und den jeweiligen Mitarbeitenden zuordnen.…

08 - Benachrichtigungen

Durch Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen zeitnah über wichtige Vorgänge informiert sind – z. B. bei neuen Abwesenheitsanfragen,…

08.01 - SMTP Einrichtung

Um E-Mails wie Benachrichtigungen direkt aus Ninox HR zu versenden, können Sie einen eigenen SMTP-Server anbinden. Die SMTP-Einrichtung ermöglicht es Ihrem Unternehmen,…

08.02 - Standard-Email für Benachrichtigungen

Legen Sie fest, welche Absenderadresse standardmäßig für systemgenerierte E-Mail-Benachrichtigungen verwendet werden soll – zum Beispiel bei Abwesenheitsanfragen,…

09 - Organigramm

Das Organigramm visualisiert die Hierarchiestruktur Ihres Unternehmens auf Basis der in der HR-Software gepflegten Personaldaten. Es zeigt, wie Mitarbeitende durch Führungsbeziehungen miteinander…

10 - Ninox HR: Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bildet die zentrale Informationsquelle für alle personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden. Sie ist klar strukturiert und unterteilt sich in verschiedene Bereiche,…

10.01 - Digitale Personalakte: Aufbau

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie die Akte aufgebaut ist, welche Informationen in welchem Bereich zu finden sind und wie Sie gezielt darauf zugreifen oder diese bearbeiten können.…

10.02 - Digitale Personalakte: Felder

Öffentliches Profil Feld Beschreibung Name (bevorzugt) Anzeigename des Mitarbeiters im System; kann vom amtlichen Namen abweichen. Vorname (bürgerlich) Amtlich eingetragener Vorname laut…

10.03 - Ninox Nutzer zuordnen

Damit Mitarbeitende Ninox HR aktiv (z. B. Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge, Genehmigungen) nutzen können, muss ihre digitale Personalakte mit einem aktiven Ninox Nutzerkonto verknüpft sein.…

10.04 - Neue Personalakte erstellen

Um neue Mitarbeitende in Ninox HR zu erfassen, legen Sie zunächst eine Personalakte an. Diese bildet die Grundlage für weitere Funktionen wie Vergütungsverwaltung, Abwesenheitsmanagement,…

10.05 - Digitale Personalakte: Stammdaten ändern

Stammdaten ändern In der digitalen Personalakte können Sie jederzeit Stammdaten wie Name, Abteilung, Team oder Standort aktualisieren – abhängig von Ihrer Benutzerrolle entweder direkt oder über…

10.05.01 - Arbeitszeitmodell zuweisen

Damit Nutzer alle Funktionen nutzen und die Berechnungen korrekt durchgeführt werden können, müssen sie diese den Mitarbeitenden über die Personalakte zuordnen.…

10.05.01.01 - Standard-Arbeitszeitmodell

Standard-Arbeitszeitmodell Das Standard-Arbeitszeitmodell wird automatisch allen neuen Mitarbeitenden zugewiesen, sofern bei der Anlage kein individuelles Modell ausgewählt wurde.…

10.05.02 - Abwesenheitskontingente zuweisen

Mit der Funktion „Abwesenheitskontingente zuweisen“ können Sie bezahlte Urlaubsansprüche und andere kontingentierte Abwesenheiten (z. B. Sonderurlaub, Bildungsurlaub) gezielt einzelnen Mitarbeitenden…

10.05.03 - Negative Abwesenheitskontingente

Standardmäßig erlaubt die Ninox HR keine Buchung von Abwesenheiten über das verfügbare Kontingent hinaus. In besonderen Fällen kann es jedoch notwendig sein, negative Kontingente zuzulassen – z. B.…

10.05.04 - Vergütung

Im Bereich Vergütung verwalten Sie sämtliche zahlungsrelevanten Informationen zu Ihren Mitarbeitenden zentral und übersichtlich. Navigation Mitarbeitende>Informationen Die Struktur gliedert sich in…

10.05.04.01 - Gehalt

Hinweis: Die Verwaltung und Einsicht von Gehaltsdaten ist ausschließlich für Nutzer mit der Rolle hr-admin und hr-manager möglich. Im Bereich Gehalt erfassen Sie das feste monatliche oder…

10.05.04.02 - Wiederkehrende Vergütungen

Mit dem Abschnitt „Wiederkehrende Vergütung“ verwalten Sie regelmäßig anfallende Zusatzleistungen wie Zuschüsse, Sachbezüge oder geldwerte Vorteile. Diese Ergänzungen zum Grundgehalt können…

10.05.04.03 - Einmalige Vergütungen

Im Abschnitt Einmalige Vergütungen erfassen Sie zusätzliche Zahlungen, die nicht zur regelmäßigen Vergütung gehören. Dazu zählen beispielsweise Boni, Prämien,…

10.05.04.04 - Gehaltstabelle

Die Gehaltstabelle bietet eine monatsweise Übersicht über alle Vergütungsbestandteile einer Person im aktuellen Kalenderjahr. Sie finden hier: Grundvergütung:…

10.05.04.05 - Vergütungsart hinzufügen

Navigation Einstellungen>Vergütungsarten

10.05.05 - Dokumente hochladen

Im Reiter Dokumente der digitalen Personalakte können Sie individuelle Dokumente direkt bei der jeweiligen Person hochladen und verwalten – etwa Arbeitsverträge, Bescheinigungen,…

10.05.06 - Nachträgliche Korrekturen in der Änderungshistorie der Personalakte

In der Änderungshistorie werden alle Änderungen Attributen der Personalakte dokumentiert. Diese Historie gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit,…

10.06 - Arbeitszeiten erfassen

In Ninox HR stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung, um Arbeitszeiten zu erfassen. Dadurch können Mitarbeitende flexibel und bedarfsgerecht ihre Zeiten dokumentieren – ob direkt beim Arbeitsbeginn…

10.06.01 - Zeiterfassung mit Widget

Das Zeiterfassungs-Widget bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, Arbeits- und Pausenzeiten direkt auf der Startseite zu erfassen – ohne Umweg über die detaillierte Zeiterfassungsmaske.…