Mit Genehmigungsworkflows strukturieren Sie Prozesse zur Freigabe von Abwesenheiten, Zeiterfassungen oder Änderungen an Personalstammdaten. Durch die Definition von Genehmigungsstufen und zuständigen Rollen sorgen Sie für klare Verantwortlichkeiten und transparente Abläufe.

Je nach Prozessart (z. B. Abwesenheitsantrag, Zeiterfassung oder Stammdatenänderung) legen Sie fest:

• welche Benutzerrolle Anträge stellen darf,

• ob bestimmte Rollen Anträge direkt genehmigen können,

• ob und wie viele Genehmigungsstufen durchlaufen werden müssen,

• welche Rollen die Genehmigungen erteilen,

• ob E-Mail-Benachrichtigungen bei Genehmigung oder Ablehnung versendet werden sollen.

Hinweis: Genehmigungsworkflows sind Bestandteil der Grundeinrichtung und werden über den Einrichtungsassistenten Schritt für Schritt angelegt.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Genehmigungen

• Einstellungen>Genehmigungen

Für jede Abwesenheitsart muss ein eigener Genehmigungsworkflow erstellt werden.
Sie können jedoch einen bereits bestehenden Workflow duplizieren und in dem Duplikat die Abwesenheit abändern.

Best Practices für Genehmigungsworkflows

• Klar definierte Rollen: Stellen Sie sicher, dass jede Genehmigungsstufe klar einer Rolle oder Person zugewiesen ist, um Verzögerungen zu vermeiden.

• Transparente Kommunikation: Nutzen Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um alle Beteiligten über den Status von Anträgen zu informieren.

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Konfiguration der Workflows, um sicherzustellen, dass sie aktuellen organisatorischen Anforderungen entsprechen.

• Schulung der Mitarbeitenden: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die Genehmigungsprozesse und stellen Sie Anleitungen zur Verfügung, um die Nutzung zu erleichtern.