Im Reiter Dokumente der digitalen Personalakte können Sie individuelle Dokumente direkt bei der jeweiligen Person hochladen und verwalten – etwa Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zertifikate oder sonstige personalrelevante Unterlagen.

Hinweis: Für Nutzer mit der Rolle hr-admin und hr-manager empfiehlt sich der Upload von einer Vielzahl von Dokumenten über den Dokumentenimport.

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• Mitarbeitende>Vergütung

Jeder Upload lässt sich mit einem Titel, Datum, Kommentar und einer passenden Dokumentenkategorie versehen, um die Dokumente übersichtlich zu strukturieren und schnell wiederzufinden. Die verfügbaren Kategorien können Sie in den Einstellungen des Systems frei definieren und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Diese zentrale Ablage sorgt für vollständige Transparenz, schnelle Zugriffe und eine sichere, datenschutzkonforme Archivierung aller Informationen.

Best Practices:

1. Sprechende Kategorien verwenden
   Definieren Sie in den Einstellungen klare und aussagekräftige Dokumentenkategorien (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Zertifikat), um eine strukturierte Ablage und gezielte Filterung zu ermöglichen.

2. Einheitliche Benennung nutzen
   Verwenden Sie konsistente Dateinamen (z. B. Arbeitsvertrag_Meier_2025.pdf) und erfassen Sie stets Titel, Dokumentendatum und ggf. einen kurzen Kommentar für die spätere Nachvollziehbarkeit.

3. Zugriffsrechte gezielt steuern
   Stellen Sie sicher, dass sensible Dokumente wie medizinische Unterlagen, Abmahnungen oder Gehaltsinformationen nur von berechtigten Rollen eingesehen werden können (z. B. hr-manager, hr-documents).

4. Benachrichtigungen aktivieren
   Nutzen Sie die Möglichkeit, bei bestimmten Dokumentenkategorien automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu versenden – z. B. an Mitarbeitende bei neuen Lohnabrechnungen.

5. Originale im PDF-Format hochladen
   Laden Sie nach Möglichkeit ausschließlich PDF-Dateien hoch, um eine langfristige Lesbarkeit, Formatkonsistenz und Versionsunabhängigkeit sicherzustellen.

6. Zeitnahe Ablage im richtigen Kontext
   Speichern Sie Dokumente möglichst unmittelbar nach ihrer Erstellung bzw. Erfassung in der Personalakte – im korrekten Tab und mit vollständigen Metadaten.

7. Regelmäßige Kontrolle und Bereinigung
   Überprüfen Sie die Ablage regelmäßig auf Dubletten, fehlende Angaben oder veraltete Dateien und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.