Um neue Mitarbeitende in Ninox HR zu erfassen, legen Sie zunächst eine Personalakte an. Diese bildet die Grundlage für weitere Funktionen wie Vergütungsverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung oder Dokumentenablage.

Beim Anlegen einer neuen Personalakte erfassen Sie Stammdaten wie Name, Position, Eintrittsdatum und gegebenenfalls Kontaktdaten oder Zuordnungen zu Teams, Abteilungen und Standorten.

Mit der Funktion „+ Mitarbeitende hinzufügen“ können neue Personalakten im System angelegt werden. Sie befindet sich im Bereich Mitarbeitende oben rechts.

Navigation

• Mitarbeitende

So funktioniert’s:

1. Klicken Sie auf „+ Mitarbeitende hinzufügen“.

2. Weisen Sie zuerst einen bestehenden Ninox-Nutzer zu.
   Diese Zuordnung ist zwingend erforderlich, damit der Mitarbeitende in Ninox HR Aktionen durchführen kann (z. B. Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Self Service).

3. Öffnen Sie den Editiermodus, um die Personalakte zu bearbeiten.
   (Klicken Sie dazu auf den „editieren“-Button im Abschnitt Öffentliches Profil. Siehe Screenshot.)

4. Erfassen Sie die Stammdaten in der geöffneten Personalakte.
   Pflichtfelder wie Vorname, Nachname, Status, Standort, Arbeitszeitmodell, Anstelldatum müssen ausgefüllt werden.

5. Speichern Sie die Angaben.
   Die Personalakte ist nun aktiv und für berechtigte Rollen verfügbar.

Hinweise:

• Fehlt die Zuweisung eines Ninox-Nutzers oder ein Pflichtfeld, wird dies im Kopfbereich der Akte deutlich hervorgehoben.

• Alternativ lassen sich Profile auch über die JOIN Integration oder per Datenimport erstellen.

• Die Akte kann nachträglich bearbeitet oder bei Bedarf deaktiviert werden (z. B. durch Beendigung des Arbeitsverhältnisses).