Mit dem Dokumentenimport können Sie mehrere Personaldokumente schnell und effizient in die HR-Software hochladen und den jeweiligen Mitarbeitenden zuordnen. Dies ist besonders hilfreich beim erstmaligen Systemeintritt, bei der Digitalisierung von Personalakten oder beim Import großer Datenmengen aus Drittsystemen.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Dokumentenimport

• Einstellungen>Dokumentenimport

Die Dokumente lassen sich per Drag & Drop oder über das Klammer-Symbol hinzufügen. Für eine automatische Zuordnung empfehlen wir die folgende Namenskonvention der Dateibezeichnung:
Personalnummer_Kategorie_TTMMJJJJ
(z. B. 12345_Arbeitsvertrag_01012024.pdf)

Nach dem Upload können Sie Dokumente:

• einem bestimmten Mitarbeitenden oder mehreren gleichzeitig zuweisen,

• eine Kategorie auswählen (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung),

• das Dokumentendatum bearbeiten oder bestätigen,

• und die Daten abschließend per Klick auf „Übertragen“ in das System übernehmen.

Importierte Dokumente erscheinen anschließend in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeitenden und stehen dort gemäß den Berechtigungen zur Verfügung.

Tipp: Nutzen Sie den Dokumentenimport auch für das regelmäßige Hochladen externer Abrechnungen, Zertifikate oder Bescheinigungen.

Best Practices

Damit der Dokumentenimport effizient, korrekt und nachvollziehbar erfolgt, beachten Sie bitte die folgenden bewährten Vorgehensweisen:

• Einheitliche Dateibenennung verwenden:
  Verwenden Sie konsistente Dateinamen im empfohlenen Format Personalnummer_Kategorie_TTMMJJJJ. Dies erleichtert die automatische Zuordnung erheblich und reduziert den manuellen Aufwand.

• Dokumente vor dem Import prüfen:
  Kontrollieren Sie, ob alle Dateien vollständig, korrekt benannt und den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet sind – insbesondere bei Sammelimporten.

• Kategorie sorgfältig wählen:
  Die richtige Dokumentenkategorie ist entscheidend für die spätere Auffindbarkeit und Filterung in der digitalen Personalakte. Bei Unsicherheit lieber manuell nachbessern.

• Mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten:
  Nutzen Sie die Möglichkeit, mehrere Dateien auf einmal hochzuladen und gleichartig zuzuordnen (z. B. für einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Kategorie).

• Fehlzuordnungen vermeiden:
  Überprüfen Sie nach dem Import, ob die Dokumente wie gewünscht im Profil des richtigen Mitarbeiters angezeigt werden. Korrigieren Sie fehlerhafte Einträge bei Bedarf umgehend.

• Zugriffsrechte beachten:
  Nur berechtigte Benutzer mit entsprechender Rolle (z. B. hr-documents, hr-manager, hr-admin) sollten Dokumente importieren und sehen dürfen.

• Sensible Daten geschützt behandeln:
  Achten Sie darauf, vertrauliche Dokumente (z. B. Gesundheitsdaten, Abmahnungen) nur unter klar definierten Kategorien und Zugriffsrechten abzulegen.

• Sensible Dokumente mit Passwort schützen:
  Für besonders vertrauliche Inhalte (z. B. medizinische Unterlagen, Abmahnungen) wird empfohlen, die PDF-Dateien vor dem Upload mit einem Passwortschutz zu versehen. Dadurch bleiben die Inhalte geschützt – auch im Falle eines unbefugten Zugriffs auf das Dateisystem.