Mit der Funktion „Abrechnung freigeben“ wird der aktuelle Abrechnungszeitraum abgeschlossen und alle darin enthaltenen Personaldaten, Gehaltsangaben und Abwesenheiten verbindlich festgeschrieben. Nach der Freigabe können keine Änderungen mehr an den zugrunde liegenden Daten vorgenommen werden.

Dieser Schritt ist erforderlich, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung abzuschließen und die erstellten Abrechnungsdokumente – z. B. für DATEV LODAS oder als Excel-Datei – rechtssicher zu exportieren. Die Freigabe erzeugt automatisch eine Dokumentation des Zeitpunkts und der verantwortlichen Person.

Hinweis: Bereits generierte Exportdateien werden mit der Freigabe erneut erstellt und überschrieben.

• Freigegebene Abrechnungsperioden sind nicht mehr bearbeitbar.

• Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten (insbesondere neue Gehaltswerte, Einmalzahlungen und Abwesenheiten) korrekt und vollständig eingetragen wurden, bevor Sie den Monat freigeben.

• Eine versehentliche Freigabe lässt sich nicht rückgängig machen – führen Sie daher vorab eine finale Prüfung durch.

Navigation

• Lohnbuchhaltung

Best Practices:

• Kontrollieren Sie in der Übersicht die Daten des Abrechnungszeitraums.

• Verwenden Sie die Excel-Vorschau, um mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

• Kommunizieren Sie intern eine Deadline zur Datenpflege vor Monatsende.

• Führen Sie die Freigabe erst nach Monatsende durch, um sicherzustellen, dass alle Zeit- und Abwesenheitsdaten erfasst wurden.

• Nutzen Sie die erzeugten Abrechnungsdokumente als Nachweis gegenüber externen Lohnabrechnungsdiensten oder zur Archivierung.

Nur Benutzer mit der Rolle hr-admin oder hr-manager sind berechtigt, eine Abrechnungsperiode freizugeben.