Hinweis: Die Verwaltung und Einsicht von Gehaltsdaten ist ausschließlich für Nutzer mit der Rolle hr-admin und hr-manager möglich.

Im Bereich Gehalt erfassen Sie das feste monatliche oder jährliche Einkommen eines Mitarbeitenden. Dabei können Sie zwischen den Gehaltsarten Fixgehalt und Stundenlohn wählen und definieren, ab wann das Gehalt gültig ist. Zusätzlich geben Sie an, wie viele Arbeitsstunden bei Vollzeit und für den Mitarbeitenden vorgesehen sind. Auf dieser Basis berechnet die Anwendung automatisch das effektive Gehalt in Relation zum Arbeitszeitanteil (z. B. bei Teilzeitbeschäftigungen).

Die Felder Gehalt (100 %), Effektivgehalt, Arbeitsstunden, Vollzeitstunden und Arbeitszeitanteil ermöglichen eine präzise und nachvollziehbare Abbildung von Beschäftigungsverhältnissen und bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung.

Hinweis: Für die korrekte Anlage einer Vergütung ist es essentiell, dass in der Personalakte Arbeitsstunden und Vollzeitstunden festgelegt wurden.

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Best Practices für die Gehaltsverwaltung

• Gültigkeitsdatum konsequent nutzen: Tragen Sie das Startdatum des Gehalts korrekt ein. Eine rückwirkende Änderung ist nicht vorgesehen – neue Gehaltswerte sollten stets als neuer Eintrag mit entsprechendem „Gültig ab“-Datum angelegt werden.

• Keine Enddatumspflege notwendig: Gehaltszeiträume haben kein automatisches Verfallsdatum. Die Gültigkeit endet, sobald ein neuer Gehaltseintrag mit späterem Gültigkeitsdatum angelegt wird.

• Konsistente Stundenzahl erfassen: Achten Sie auf korrekte Angaben bei Vollzeitstunden und Arbeitsstunden, um das Effektivgehalt korrekt berechnen zu lassen – insbesondere bei Teilzeit oder Arbeitszeitreduzierung.

Beispiel

Ein Mitarbeitender arbeitet ab dem 01.07.2025 in Teilzeit (30 Stunden bei 40 Stunden Vollzeit) mit einem Bruttogehalt von 4.000 €. Der Gehaltseintrag wird wie folgt erfasst:

• Gehalt (100 %): 4.000 €

• Vollzeitstunden: 40

• Arbeitsstunden: 30

• Effektivgehalt: 3.000 €

• Arbeitszeitanteil: 75 %

Die Berechnung erfolgt automatisch durch das System. Ein späterer Wechsel auf Vollzeit zum 01.01.2026 wird durch einen neuen Eintrag mit entsprechendem Startdatum dokumentiert.