Der Bereich Lohnbuchhaltung in Ninox HR dient der vorbereitenden Lohnabrechnung. Hier sammeln sich alle relevanten Personaldaten für die monatliche Entgeltabrechnung – übersichtlich, strukturiert und abrechnungsbereit. Personalverantwortliche und Lohnstellen erhalten Zugriff auf abrechnungsrelevante Informationen wie Personalstammdaten, Gehälter, Abwesenheiten und Zu-/Abgänge.

Die Ansicht ermöglicht die gezielte Prüfung und Nachbearbeitung sowie den Export der Daten für die weitere Lohnabrechnung.

Lohnbuchhaltung

Funktionen im Überblick

• Monatsauswahl und Abrechnungszeitraum
  Die Abrechnungsperiode ist klar definiert (z. B. 01.07.–31.07.2025). Ein Wechsel der Monate ist über die Navigation am oberen Rand möglich.

• Datenansicht nach Kategorien
  Drei Reiter gliedern die Ansicht:

  • Personaldaten (z. B. Name, Standort, Führungskraft, Neuzugänge)

  • Gehalt (z. B. Bruttogehalt, Abrechnungsart, Zusatzvergütung)

  • Abwesenheit (z. B. Krankheits- oder Urlaubstage)

• Prüfen und freigeben
  Über die Schaltfläche „Abrechnung freigeben“ wird die vorbereitende Lohnabrechnung abgeschlossen und dokumentiert.

• Exportieren
  Mit „Exportieren“ werden alle Daten formatiert und für die Weiterverarbeitung in externen Systemen bereitgestellt (z. B. als Excel oder LODAS-Datei).

• Dokumentenverwaltung
  Abrechnungsdokumente (z. B. Exportdateien oder Prüflisten) können direkt im System gespeichert und eingesehen werden.

Best Practices

• Vor dem Freigeben prüfen: Kontrollieren Sie, ob alle Mitarbeitenden vollständig erfasst sind und ob Änderungen am Gehalt oder Status berücksichtigt wurden.

• Neuzugänge und Austritte im Blick behalten: Die Spalten „Neuzugang“ und „Gekündigt zum“ helfen bei der korrekten Berücksichtigung in der Abrechnung.

• Export nach Freigabe durchführen: Nur freigegebene Daten sind exportierfähig – dies stellt die Datenkonsistenz sicher.

• Abrechnungsdokumente versionieren: Nutzen Sie die Dokumentenablage zur Archivierung früherer Exporte – das erleichtert Rückfragen und Korrekturen.

• Abrechnung immer vollständig abschließen: Vermeiden Sie Lücken bei unvollständigen Freigaben.