Der Bereich Lohnbuchhaltung in Ninox HR dient der vorbereitenden Lohnabrechnung. Hier sammeln sich alle relevanten Personaldaten für die monatliche Entgeltabrechnung – übersichtlich, strukturiert und abrechnungsbereit. Personalverantwortliche und Lohnstellen erhalten Zugriff auf abrechnungsrelevante Informationen wie Personalstammdaten, Gehälter, Abwesenheiten und Zu-/Abgänge.

Die Ansicht ermöglicht die gezielte Prüfung und Nachbearbeitung sowie den Export der Daten für die weitere Lohnabrechnung.

Lohnbuchhaltung

Funktionen im Überblick

• Abrechnungsgruppe
  Wenn Abrechnungsgruppen verwendet werden, wählen Sie oben links die Gruppe, die Sie abrechnen möchten, oder „Alle Mitarbeitenden“. Die Auswahl gilt nur für Ihr Browserfenster; andere Personen, die gleichzeitig in der Lohnbuchhaltung arbeiten, behalten ihre eigene Auswahl. Nach dem Neuladen der Seite steht die Auswahl wieder auf „Alle Mitarbeitenden“. Siehe Abrechnungsgruppen einrichten.

• Monat und Erfassungszeitraum
  Mit den Pfeilen wechseln Sie den Abrechnungsmonat. Daneben steht der Erfassungszeitraum, aus dem Arbeitszeiten, anrechenbare Abwesenheitsstunden, Stundenlöhne und Einmalzahlungen stammen (z. B. „Erfassung 16.10.2026 – 15.11.2026“ für November). Ohne Abrechnungsgruppe ist das der Kalendermonat. Siehe Erfassungszeitraum und Abrechnungsmonat.

• Status
  „Offen“, „Offen · exportiert …“ oder „Freigegeben …“ zeigt, wie weit der Monat für die gewählte Gruppe ist.

• Dokumente
  „Dokumente (n)“ öffnet die Abrechnungsperiode. Dort sehen Sie alle Exporte (Excel, LODAS) mit Datum und Ersteller und können sie in der Vorschau öffnen oder herunterladen. Solange nichts exportiert wurde, steht hier „Noch keine Dokumente“.

• Aktualisieren und Stand
  Die Daten werden geladen, wenn Sie die Seite öffnen, den Monat oder die Gruppe wechseln und nach dem Exportieren oder Freigeben. „Stand“ zeigt den Ladezeitpunkt. Änderungen, die andere inzwischen erfasst haben, holen Sie mit „Aktualisieren“.

• Einstellungen
  Das Zahnrad oben rechts öffnet die Einstellungen der Lohnbuchhaltung.

• Hinweise
  Ein gelber Streifen weist auf Punkte hin, die Sie vor dem Abschluss prüfen sollten, z. B. Mitarbeitende ohne Abrechnungsgruppe, abweichende Erfassung nach einem Gruppenwechsel oder Lücken im Erfassungszeitraum.

• Datenansicht nach Kategorien
  Drei Reiter gliedern die Ansicht: Stammdaten, Gehalt und Abwesenheiten, jeweils mit der Anzahl der Einträge.

  • Nur Änderungen blendet alles aus, was sich gegenüber dem Vormonat nicht geändert hat. Bei den Stammdaten bleiben dann auch nur die Spalten mit Änderungen sichtbar.

  • Suchen filtert die Tabelle über alle Spalten.

  • Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert, ein Klick auf eine Zeile öffnet die Personalakte.

  • Gegenüber dem Vormonat geänderte Werte sind gelb markiert.

• Prüfen und freigeben
  Über „Abrechnung freigeben“ wird die vorbereitende Lohnabrechnung abgeschlossen und festgeschrieben.

• Exportieren
  Mit „Exportieren“ werden die Daten als Excel- und LODAS-Datei bereitgestellt.

💡 Hinweis: Kopfzeile, Namensspalte und Summenzeile der Tabelle bleiben beim Scrollen stehen. Die Tabelle passt sich der Fensterhöhe an.

Best Practices

• Vor dem Freigeben prüfen: Nutzen Sie „Nur Änderungen“, um gezielt zu sehen, was sich gegenüber dem Vormonat geändert hat.

• Hinweise beachten: Klären Sie Mitarbeitende ohne Abrechnungsgruppe und gemeldete Lücken, bevor Sie exportieren oder freigeben.

• Monate der Reihe nach abrechnen: Exportieren bzw. freigeben Sie die Monate einer Gruppe in ihrer Reihenfolge. Sonst können Tage im Erfassungszeitraum fehlen.

• Neuzugänge und Austritte im Blick behalten: Die Spalten „Neuzugang“ und „Gekündigt zum“ helfen bei der korrekten Berücksichtigung in der Abrechnung.

• Abrechnungsdokumente versionieren: Über „Dokumente“ finden Sie alle früheren Exporte – das erleichtert Rückfragen und Korrekturen.