Durch Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen zeitnah über wichtige Vorgänge informiert sind – z. B. bei neuen Abwesenheitsanfragen, geänderten Zeiterfassungen oder hochgeladenen Dokumenten.

Individualisieren Sie Ihre Benachrichtigungen

Hinweis: Sie können jederzeit zum Ursprungszustand der Benachrichtigung durch einen Klick auf “Default wiederherstellen” zurückkehren.

Navigation

• Einstellungen>Benachrichtigungen

Was Sie konfigurieren können:

• Benachrichtigungsvorlagen: Für alle möglichen Ereignisse stehen vordefinierte E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können. Dazu gehören Betreff, Nachrichtentext sowie dynamische Platzhalter (z. B. Name des Mitarbeiters, Zeitraum oder Kommentar).

• E-Mail-Empfänger: Definieren Sie, wer jeweils benachrichtigt werden soll – etwa Mitarbeitende selbst, deren Führungskraft oder die HR-Abteilung.

Liste der benachrichtigbaren Ereignisse:

Abwesenheiten

• Abwesenheitsanfrage erstellt

• Abwesenheitsanfrage abgelehnt

• Abwesenheitsanfrage genehmigt

• Mitarbeiter beantragt Stornierung einer bereits genehmigten Abwesenheit

• Stornierung einer bereits genehmigten Abwesenheit genehmigt#

• Stornierung einer bereits genehmigten Abwesenheit abgelehnt

Dokumente

• Neues Dokument in Personalakte hochgeladen

• Neues Dokument in der Personalakte durch Mitarbeiter hochgeladen

• Neues Dokument in Dokumenten Cloud

Zeiterfassung

• Neue Zeiterfassung durch Mitarbeiter

• Zeiterfassung genehmigt

• Zeiterfassung abgelehnt

• Mitarbeiter beantragt Stornierung einer bereits genehmigten Zeiterfassung

• Stornierung einer bereits genehmigten Zeiterfassung genehmigt

• Stornierung einer bereits genehmigten Zeiterfassung abgelehnt

Stammdaten

• Mitarbeiter hat Änderungen an Personalakte vorgenommen

• Mitarbeiter hat Aktualisierungen seiner Personalakte beantragt

• Änderung in der Personalakte genehmigt/bestätigt wurde

• Beantragte Änderung in der Personalakte abgelehnt

Kontextspezifische Einstellungen:

• Genehmigungsworkflows: Bei jedem Genehmigungsschritt (z. B. HR, Teamleitung) können E-Mail-Benachrichtigungen separat aktiviert werden.

• Dokumentenkategorien: Für jede Kategorie (z. B. „Lohnabrechnung“) lassen sich automatische E-Mails an bestimmte Rollen (z. B. Mitarbeitende, Führungskraft, HR-Manager) einrichten.