In diesem Bereich pflegen Sie die zentralen Stammdaten Ihres Unternehmens. Diese Informationen bilden die Grundlage für (zukünftige) zahlreiche Funktionen von Ninox HR und weiteren Modulen – etwa in Verträgen, Auswertungen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung sowie bei der rechtssicheren Kommunikation mit Mitarbeitenden oder Behörden.

Zu den erforderlichen Angaben gehören unter anderem:

• Firmenname und Anschrift

• Kontaktdaten wie E-Mail, Telefon, etc.

• Identifikationsnummern wie Handelsregisterdaten, USt-IdNr. oder Gerichtsstand

• Bankverbindung und steuerlich relevante Daten

• Ansprechpartner für Lohnabrechnungen

Hinweis: Die hier erfassten Daten werden zukünftig systemweit verwendet – beispielsweise für Vorlagen, Exporte, DATEV-Schnittstellen und die vorbereitende Lohnabrechnung.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Unternehmensdaten eintragen

• Einstellungen>Unternehmen

Best Practices

Damit Ihre Unternehmensdaten korrekt, vollständig und rechtssicher genutzt werden können, empfehlen wir folgende Vorgehensweisen:

• Pflichtfelder vollständig ausfüllen:
  Auch wenn nicht alle Felder technisch verpflichtend sind, sollten Sie alle relevanten Unternehmensdaten vollständig hinterlegen, um spätere Lücken in Verträgen, Exporten oder Berichten zu vermeiden.

• Einheitliche Schreibweise verwenden:
  Achten Sie auf einheitliche Formulierungen (z. B. GmbH vs. GmbH & Co. KG) – diese werden in Serienbriefen und Vorlagen direkt übernommen.

• Kontaktdaten regelmäßig aktualisieren:
  Hinterlegte Telefonnummern und E-Mail-Adressen – insbesondere für Lohnabrechnung oder Behördenkommunikation – sollten stets aktuell sein.

• Ansprechpartner konkret benennen:
  Geben Sie die zuständige Person für Lohnabrechnungen inklusive Kontaktdaten an. Diese Information wird für Rückfragen durch Dritte (z. B. Steuerberater, Lohnbüro) genutzt.

• Verwendung in Vorlagen prüfen:
  Hinterlegte Daten wie Firmenname, Adresse oder Bankverbindung können automatisch in Dokumentenvorlagen (z. B. Arbeitsverträge oder Bescheinigungen) eingebunden werden – prüfen Sie die Formatierung ggf. in der Vorschau.