Für einen effizienten Einstieg in die HR-Software und eine schnelle Systembefüllung steht Ihnen die Funktion Datenimport zur Verfügung.

Damit können Sie vorhandene Informationen wie Stammdaten, Abwesenheiten, Zeiterfassungen, Gehälter oder Vertragsdokumente gebündelt und strukturiert in das System übernehmen.

Der Import reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass Ihre HR-Prozesse vom ersten Tag an auf vollständigen und aktuellen Daten basieren.

Je nach Inhalt und Zielstellung unterscheiden wir zwischen zwei Bereichen:

• Datenimport
  Für strukturierte, tabellarische Inhalte wie Personalstammdaten, Vergütungsdaten, Abwesenheiten oder Arbeitszeiten (CSV-Format).

• Dokumentenimport
  Für individuelle, personenbezogene Unterlagen wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Zertifikate (PDF-Format), die direkt in der digitalen Personalakte abgelegt werden.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass grundlegende Strukturen wie Abteilungen, Rollen oder Standorte vor dem Import vollständig eingerichtet sind – insbesondere bei der Verwendung automatischer Zuordnungen.

Best Practices

Damit der Import reibungslos und fehlerfrei verläuft, empfehlen wir folgende bewährte Vorgehensweisen:

• Importvorlagen nutzen:
  Verwenden Sie die bereitgestellten CSV-Vorlagen mit klar definierter Feldstruktur, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

• Strukturen vor dem Import anlegen:
  Legen Sie Abteilungen, Rollen, Standorte, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheitsarten im Vorfeld an – so können Zuordnungen automatisch erfolgen.

• Testdurchlauf durchführen:
  Beginnen Sie mit einem kleinen Datensatz, um das Mapping und das Verhalten der Felder zu prüfen, bevor Sie größere Datenmengen importieren.

• Dateiformate korrekt verwenden:
  Nutzen Sie für den Datenimport ausschließlich UTF-8-kodierte CSV-Dateien, für den Dokumentenimport ausschließlich PDF-Dateien.

• Klare Dateibenennung wählen:
  Für den Dokumentenimport empfiehlt sich die Namenskonvention Personalnummer_Kategorie_TTMMJJJJ.pdf zur automatischen Zuordnung.

• Sensible Dokumente schützen:
  Verwenden Sie bei besonders vertraulichen Dateien (z. B. medizinische Unterlagen) passwortgeschützte PDFs, um unberechtigten Zugriff zu verhindern.

• Importe dokumentieren:
  Halten Sie Zeitpunkt, Dateiname und verantwortliche Person fest, um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten.

• Datenpflege nach dem Import nicht vergessen:
  Überprüfen Sie stichprobenartig, ob alle Daten und Dokumente korrekt zugewiesen und vollständig importiert wurden.