Mit Dokumentenkategorien legen Sie fest, wie Dokumente innerhalb von Ninox HR organisiert und zugeordnet werden. Kategorien ermöglichen eine übersichtliche Ablage in der digitalen Personalakte und eine gezielte Nutzung innerhalb der Dokumenten Cloud.

Hinweis: Richten Sie alle Dokumentenkategorien ein, bevor Sie Dokumente in die Personalakte der Mitarbeiter importieren.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Dokumentenkategorien

• Einstellungen>Dokumente

Schritte zum Erstellen einer neuen Dokumentenkategorie

1. Navigieren Sie zu Einstellungen>Dokumente
   Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“ und klicken Sie dort im Abschnitt „Personen“ auf „Dokumente“.

2. Klicken Sie auf „Neue Dokumentenkategorie“
   Im Tab Dokumentenkategorien klicken Sie auf den Button „Neue Dokumentenkategorie“, um eine neue Kategorie anzulegen.

3. Geben Sie eine Kategoriebezeichnung ein
   Tragen Sie den gewünschten Namen für die Dokumentenkategorie ein – z. B. „Arbeitsvertrag“, „Zertifikate“ oder „Gehaltsnachweise“.

4. Legen Sie Sichtbarkeit und Verwendung fest

   • Standard Kategorie: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Kategorie in der Personalakte erscheinen soll.

   • Dokumenten Cloud: Aktivieren Sie diese Option, um die Kategorie auch in der Cloud zur Verfügung zu stellen (z. B. für Mitarbeitende).

5. E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
   Wählen Sie, ob und an wen bei Upload eines Dokuments dieser Kategorie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden soll.

   Optionen:

   1. Mitarbeitende

   2. Führungskraft

   3. HR Manager

Best Practices

• Sprechende Bezeichnungen verwenden: Nutzen Sie eindeutige Namen wie „Arbeitsvertrag“, „BAV-Unterlagen“ oder „Abmahnung“ für klare Wiedererkennung.

• Standardkategorien gezielt einsetzen: Verwenden Sie die Standard-Kennzeichnung nur für Kategorien, die regelmäßig in der Personalakte erscheinen.

• Benachrichtigungen nur bei Relevanz aktivieren, um unnötige Mails zu vermeiden.

• Dokumenten Cloud sinnvoll nutzen: Nur solche Kategorien aktivieren, deren Dokumente auch wirklich für Mitarbeitende oder Führungskräfte einsehbar sein sollen.

• Regelmäßig überprüfen: Passen Sie bestehende Kategorien an, wenn neue Dokumenttypen entstehen oder sich Prozesse ändern.