Über die Personalakte lassen sich Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter selbst, aber auch durch Führungskräfte oder HR-Verantwortliche erfassen oder nachtragen.

Navigation

• Mitarbeitende>Anwesenheit

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Startseite öffnen:
   Navigieren Sie zur Startseite und klicken Sie auf „Personalakte öffnen“ des gewünschten Mitarbeitenden.

2. Reiter „Anwesenheit“ auswählen:
   In der geöffneten Personalakte wechseln Sie zum Reiter „Anwesenheit“.

3. Datum wählen:
   Wählen Sie im Kalender das Datum aus, für das Sie die Arbeitszeit erfassen möchten.

4. Arbeits- und Pausenzeiten eintragen:
   Geben Sie die Start- und Endzeit der Arbeitszeit ein. Optional können Sie auch Pausenzeiten erfassen.
   → Mehrere Zeitblöcke pro Tag sind möglich.

5. Kommentar hinzufügen (optional):
   Ergänzen Sie ggf. einen kurzen Kommentar, z. B. zur Begründung der Erfassung oder Korrektur.

6. Erfassung speichern:
   Nach Eingabe der Zeiten klicken Sie auf „Anfragen“. Die Zeit wird nun als Eintrag gespeichert.

Hinweise

• Genehmigungsstatus: Auch über die Personalakte erfasste Zeiten durchlaufen den üblichen Genehmigungsprozess.

• Pausenregelung: Falls keine Pausen eingetragen sind, wird automatisch die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Regel angewendet.

• Sichtbarkeit: Die Zeiterfassung über die Personalakte steht nur Nutzerinnen und Nutzern mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung.

Best Practices

• Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt für Korrekturen, z. B. bei vergessenen Stempelungen oder fehlerhaften Angaben.

• Achten Sie auf lückenlose Dokumentation durch kurze Kommentare bei manuellen Nachträgen.

• Prüfen Sie regelmäßig Einträge mit dem Status „Entwurf“ oder „Beantragt“, um Freigaben zeitnah durchzuführen.