07.02.03 - Import: Abwesenheiten
Mit dem Template „Abwesenheiten“ können Sie längere oder einzelne Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub für mehrere Mitarbeitende gebündelt in Ninox HR einspielen.
Die Daten werden dabei direkt mit der jeweiligen digitalen Personalakte verknüpft.
Spaltenübersicht & Formatvorgaben
Importtabelle – Abwesenheitsdaten
| Spaltenname | Beschreibung | Format / Pflichtfeld |
|---|---|---|
| Vorname | Vorname des Mitarbeitenden | Text / Pflichtfeld |
| Nachname | Nachname des Mitarbeitenden | Text / Pflichtfeld |
| Import ID | Eindeutige ID des Mitarbeitenden in Ninox HR | UUID / Pflichtfeld |
| Abwesenheitstyp | Bezeichnung des Abwesenheitstyps (z. B. Bezahlter Urlaub, Krankheit) | Text / Pflichtfeld |
| Startdatum | Erster Tag der Abwesenheit | TT.MM.JJJJ / Pflichtfeld |
| Enddatum | Letzter Tag der Abwesenheit | TT.MM.JJJJ / Pflichtfeld |
| Erster Tag zweite Tageshälfte | Kennzeichnet halben ersten Tag: „1“ = Abwesenheit beginnt nachmittags, leer = ganztägig | „1“ oder leer / optional |
| Letzter Tag erste Tageshälfte | Kennzeichnet halben letzten Tag: „1“ = Abwesenheit endet vormittags, leer = ganztägig | „1“ oder leer / optional |
| Kommentar | Freitext zur Dokumentation (z. B. Herkunft der Daten, Hinweise zur Buchung) | Text / optional |
Hinweise zur Anwendung
Achten Sie darauf, dass Import ID mit dem Eintrag in der Personalakte übereinstimmt. Sie dient als zentrale Verknüpfung.
Verwenden Sie Start- und Enddatum im Format
TT.MM.JJJJ.Halbe Tage können bei Bedarf mit „1“ in den entsprechenden Spalten markiert werden. Wird kein Wert gesetzt, wird der Tag als ganztägig gewertet.
Abwesenheitstypen müssen in der Anwendung gepflegt sein, damit die Einträge korrekt zugeordnet werden können.
Best Practices
Verwenden Sie konsistente Begriffe für die Abwesenheitstypen, um Fehler beim Import zu vermeiden (Achten Sie darauf, dass Sie die Abwesenheiten auch vorab inkl. Kontingenten bereits in Ninox HR angelegt haben).
Bei fortlaufenden Abwesenheiten über Wochen oder Monate kann eine saubere Aufteilung mit Kommentaren helfen, die Historie nachvollziehbar zu halten.
Kontrollieren Sie vor dem Import, ob für die betroffenen Tage bereits Abwesenheiten im System hinterlegt sind.
Nutzen Sie die Kommentarfunktion für die spätere Nachvollziehbarkeit der Datenquelle („Import aus HR-Programm“, „manuell erfasst“, etc.).