Damit Mitarbeitende Ninox HR aktiv (z. B. Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge, Genehmigungen) nutzen können, muss ihre digitale Personalakte mit einem aktiven Ninox Nutzerkonto verknüpft sein. Diese Zuordnung stellt sicher, dass der Zugriff auf Funktionen und Berechtigungen korrekt gesteuert wird.

Hinweis: Ohne Zuordnung eines Ninox Nutzers sind sämtliche Funktionen der Lösung nicht nutzbar.

Navigation

• Mitarbeitende > Informationen > Weiteres

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zum Bereich „Mitarbeitende“
   Öffnen Sie im linken Hauptmenü den Bereich Mitarbeitende.

2. Mitarbeiter auswählen
   Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeitenden, dem Sie ein Nutzerkonto zuordnen möchten.

3. Bearbeitungsmodus aktivieren
   Stellen Sie sicher, dass der Bearbeitungsmodus oben rechts aktiviert ist.

4. Zum Abschnitt „Weiteres“ wechseln
   In der digitalen Personalakte finden Sie den Abschnitt Weiteres – klicken Sie diesen an, um weitere Felder anzuzeigen.

5. Ninox Nutzer auswählen
   Im Feld Ninox Nutzer wählen Sie aus der Dropdown-Liste den entsprechenden Nutzer aus. Diese Liste enthält alle in der Datenbank verfügbaren Ninox Nutzerkonten.

Hinweise und Best Practices

• Einmalige Zuordnung pro Nutzer: Ein Ninox Nutzer kann immer nur einer Personalakte zugeordnet sein.

• Berechtigungen prüfen: Nach der Zuordnung greifen rollenbasierte Berechtigungen und Self-Service-Funktionen automatisch.

• Synchronisierung mit E-Mail-Adresse: Idealerweise stimmen die E-Mail-Adressen in der Nutzerverwaltung und der Personalakte überein, um den Zugriff zu erleichtern.

• Nicht zuordnen, wenn kein Zugriff nötig: Für rein administrative Personalakten (z. B. Externe, Archivierte) ist keine Nutzerzuordnung erforderlich.