Zeiten, die über den Zeiterfassungs-Knopf auf der Startseite oder an der Stempeluhr gebucht werden, werden pro Tag gesammelt und erst zur Prüfung vorgelegt, wenn der Tag vorbei ist. Pro Klick startet keine Genehmigung mehr. Jeder Klick wird als Zeitbuchung mit Uhrzeit und Quelle gespeichert und bleibt nachvollziehbar, auch wenn die Zeit später korrigiert wird.

⚠️ Wichtig: Ihre Einstellungen, Ihre Verantwortung Wie streng geprüft wird, legen Sie selbst fest. Ninox HR liefert nur die Einstellungen. Bitte stimmen Sie diese mit Ihrer Lohnabrechnung, Ihrer Datenschutzberatung und gegebenenfalls dem Betriebsrat ab.

Navigation

• Einstellungen>Stempeluhr (Abschnitt „Zeitbuchungen und Tagesprüfung“)

• Startseite>Meine Aufgaben>„Offene Zeiterfassungen“ bzw. „Offene Tagesprüfungen“

• Genehmigungen Zeiterfassung (Genehmigungsliste und Abschnitt „Tagesprüfung“)

So funktioniert es

1. Buchen: Jeder Klick auf „Kommen“ oder „Gehen“ wird gespeichert, von der Startseite und von beiden Stempeluhr-Varianten (Chip/PIN über die Ninox-Schnittstelle sowie PIN-Stempeluhr über API-Key). Der Tag steht auf „Ausstehend“ und gilt als offen, solange er läuft. Im Tag sehen Sie unter „Zeitbuchungen“ alle Buchungen mit Quelle und Erfassungszeit.

2. Nachbuchen: Wird auf einen bereits genehmigten Tag gebucht, wird er wieder geöffnet. Das steht im Genehmigungsverlauf.

3. Tagesabschluss: Offene Tage werden beim ersten Öffnen von Ninox HR am Folgetag abgeschlossen. Unabhängig davon schließt jede neue Buchung die offenen Vortage der Person ab.

   • Ein Tag, an dem noch jemand eingestempelt ist, wird erst einen Tag später abgeschlossen (Nachtschicht).

   • Ein Gehen nach Mitternacht gehört zum Tag des ersten Kommen, wenn die Schicht dadurch höchstens 16 Stunden lang wird.

4. Prüfung: Beim Abschluss wird der Tag je nach Einstellung automatisch genehmigt oder wie eine manuelle Erfassung in den Genehmigungsworkflow gegeben. Ein Tag ohne Gehen geht immer in die Prüfung.

5. Korrekturen: Wird eine gestempelte Zeit über „Zeiterfassung editieren“ geändert, bleibt die ursprüngliche Zeit erhalten. Die Änderung wird als eigene Buchung „Korrektur“ gespeichert, und die Zeile zeigt „(geändert)“.

Wo erscheinen die Tage zur Genehmigung?

Einstellungen (Einstellungen>Stempeluhr)

Auffälligkeiten:

• Gehen fehlt (wird immer geprüft)

• Arbeitszeit über dem Maximum des Arbeitszeitmodells

• Pausenregel nicht eingehalten

• Abwesenheit oder Feiertag

• Korrektur

• Nachtzeit

Tagesprüfung (Genehmigungen Zeiterfassung)

Der Abschnitt Tagesprüfung steht direkt unter der Genehmigungsliste und ist nur für HR sichtbar. Er zeigt abgeschlossene, noch nicht genehmigte Tage ohne passenden Genehmigungsworkflow. Tage im Workflow stehen oben in der Genehmigungsliste und werden hier nicht doppelt gezeigt.

Zu jedem Tag sehen Sie Kalenderwoche, Arbeitszeit („offen“, wenn das Gehen fehlt), Quelle und Auffälligkeiten. Ein Klick öffnet den Tag. Mit „Alle ohne Auffälligkeit genehmigen“ geben Sie alle unauffälligen Tage auf einmal frei.

💡 Hinweis: Bei der Sammelgenehmigung wird keine E-Mail verschickt. Im Verlauf des Tages steht „Genehmigt (Tagesprüfung)“.

Best Practices

• Zuerst mit „Workflow“ starten und nach einigen Wochen prüfen, ob „Automatisch, außer bei Auffälligkeiten“ passt.

• Für alle Mitarbeitenden einen Genehmigungsworkflow für Zeiterfassung pflegen, damit die Tage bei der richtigen Person landen und nicht nur bei HR in der Tagesprüfung.

• Maximale Arbeitszeit und Pausenregeln im Arbeitszeitmodell pflegen, damit die Auffälligkeiten aussagekräftig sind.

• Doppelbuchungen bei der Stempeluhr mit 1–2 Minuten abfangen, wenn Chips versehentlich doppelt vorgehalten werden.