Mit Abrechnungsgruppen rechnen Sie Mitarbeitende mit unterschiedlichen Erfassungszeiträumen getrennt ab, z. B. gewerbliche Mitarbeitende, deren Stunden vom 16. des Vormonats bis zum 15. des Abrechnungsmonats zählen, und Büro-Mitarbeitende mit Kalendermonat.

💡 Hinweis: Abrechnungsgruppen einrichten können Personen mit der Rolle hr-admin und Datenbank-Administratoren.

⚠️ Ihre Einstellungen, Ihre Verantwortung: Welcher Erfassungszeitraum für welche Mitarbeitenden gilt, legen Sie selbst fest. Ninox HR prüft keine vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben. Bitte stimmen Sie die Einstellungen mit Ihrer Lohnabrechnung oder Steuerberatung ab.

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• Einstellungen>Gehalt und Lohnbuchhaltung>Abrechnungsgruppen

Schritt 1: Abrechnungsgruppen einschalten

Aktivieren Sie „Abrechnungsgruppen verwenden“. Ausschalten ist nur möglich, solange noch keine Periode für eine Gruppe exportiert oder freigegeben wurde.

Schritt 2: Gruppen anlegen

Legen Sie für jede Gruppe einen Datensatz mit einem Namen an (z. B. „Gewerblich“, „Büro“).

Schritt 3: Abrechnungszeitraum festlegen

Öffnen Sie die Gruppe und fügen Sie über „+ Abrechnungszeitraum“ eine Regel hinzu:

Eine Gruppe ohne Regel rechnet mit dem Kalendermonat ab. Wenn sich der Starttag später ändern soll, legen Sie eine weitere Regel mit einem späteren „Gültig ab“ an.

💡 Hinweis: Fehlerhafte Regeln werden im Formular rot markiert und in der Lohnbuchhaltung als Hinweis angezeigt, z. B. zwei Regeln für denselben Monat oder ein „Gültig ab“ in einem Monat, der schon freigegeben ist.

Schritt 4: Mitarbeitende zuordnen

Die Gruppe ist ein Stammdatum mit Wirkungsdatum:

1. Öffnen Sie die Personalakte und den Bereich Lohnabrechnung.

2. Klicken Sie auf den Stift, wählen Sie die Abrechnungsgruppe und speichern Sie.

3. Geben Sie an, ab wann die Gruppe gilt.

Für die Abrechnung zählt die Gruppe, die am letzten Tag des Abrechnungsmonats gilt.

Wer gehört zu einer Gruppe?

In der Gruppe sehen Sie unter den Abrechnungszeiträumen:

• Mitarbeitende (heute): alle, die heute zur Gruppe gehören, mit „Wirksam ab“

• Geplante Wechsel: Mitarbeitende, die künftig in die Gruppe wechseln oder sie verlassen, mit Datum, bisheriger und neuer Gruppe (nur sichtbar, wenn es welche gibt)

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Personalakte.

Wie der Erfassungszeitraum von Monat zu Monat berechnet wird, beschreibt die Seite Erfassungszeitraum und Abrechnungsmonat.

Best Practices

• Alle Mitarbeitenden zuordnen: Mitarbeitende ohne Gruppe fehlen in den Exporten jeder Gruppe. Die Lohnbuchhaltung weist darauf hin.

• Umstellung zum Monatsbeginn planen: Legen Sie Gruppen und Regeln an, bevor Sie den ersten Monat mit Gruppe exportieren.

• Erst ansehen, dann exportieren: In der Lohnbuchhaltung sehen Sie nach Auswahl von Gruppe und Monat den Erfassungszeitraum. Er wird erst beim ersten Exportieren oder Freigeben festgehalten.