13.09 - Erfassungszeitraum und Abrechnungsmonat
In der vorbereitenden Lohnbuchhaltung gibt es zwei Zeiträume: den Abrechnungsmonat (Kalendermonat) und den Erfassungszeitraum der Abrechnungsgruppe. Ohne Abrechnungsgruppe sind beide gleich.
| Daten | Zeitraum |
|---|---|
Fixgehalt, wiederkehrende Bezüge, Stammdaten, Abwesenheitsliste, LODAS |
Abrechnungsmonat (Kalendermonat) |
Gearbeitete Stunden, anrechenbare Abwesenheitsstunden, Stundenlohn, Einmalzahlungen |
Erfassungszeitraum der Abrechnungsgruppe |
Der Erfassungszeitraum endet immer im Abrechnungsmonat. Bei Starttag 16 gehört der Zeitraum 16.10.–15.11. zur Abrechnung November. In der Lohnbuchhaltung steht er neben dem Monat, z. B. „Erfassung 16.10.2026 – 15.11.2026“.
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Lohnbuchhaltung (Anzeige des Erfassungszeitraums)
Einstellungen>Gehalt und Lohnbuchhaltung>Abrechnungsgruppen (Starttag je Gruppe)
Lückenlos von Monat zu Monat
Ein Erfassungszeitraum beginnt immer am Tag nach dem Ende des Vormonats derselben Gruppe. Dadurch gehen beim Umstellen keine Tage verloren:
Erster Monat mit Gruppe: Er schließt an den letzten Monat ohne Gruppe an und kann dadurch kürzer oder länger sein (Übergang). Beispiel: Oktober ohne Gruppe bis 31.10., Starttag 16 ab November → November 01.11.–15.11.
Starttag ändern: Der erste Monat mit der neuen Regel schließt an den Vormonat an. Beispiel: November 05.10.–04.11. (Starttag 5), Starttag 16 ab Dezember → Dezember 05.11.–15.12.
Gruppenwechsel von Mitarbeitenden: Der Monat wird ganz in der neuen Gruppe abgerechnet. Die Erfassung beginnt am Tag nach dem Ende des letzten Zeitraums in der alten Gruppe. Die Lohnbuchhaltung nennt betroffene Mitarbeitende im Hinweisstreifen.
💡 Hinweis: Der Erfassungszeitraum eines Monats wird beim ersten Exportieren oder Freigeben festgehalten. Eine danach geänderte Regel gilt erst ab dem Folgemonat.
Lücken und Überschneidungen
Ninox HR warnt im Hinweisstreifen und fragt vor dem Exportieren und Freigeben nach („Erfassungszeitraum prüfen“), wenn
für den Vormonat der Gruppe noch keine Abrechnung exportiert oder freigegeben wurde, für frühere Monate aber schon,
der Folgemonat bereits abgerechnet ist und nicht direkt anschließt (Lücke oder Überschneidung mit Datum),
die Regel geändert wurde, nachdem der Monat schon exportiert war.
Sie können abbrechen oder trotzdem fortfahren.
Best Practices
Monate der Reihe nach abrechnen: Exportieren bzw. freigeben Sie die Monate einer Gruppe in ihrer Reihenfolge. Sonst können Tage im Erfassungszeitraum fehlen.
Regeln vor dem Export ändern: Ändern Sie einen Starttag, bevor der erste betroffene Monat exportiert wird.
Mit der Lohnabrechnung abstimmen: Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Daten nach Erfassungszeitraum und welche nach Kalendermonat abgerechnet werden.