Das Abwesenheitskonto berechnet für jede Abwesenheitsart mit Kontingent den Anspruch, den Übertrag, den Verbrauch und den Rest. Gerechnet wird je Periode, zum Beispiel je Kalenderjahr. Diese Seite beschreibt, nach welchen Regeln das geschieht und wie Anträge für die nächste Periode geprüft werden.

⚠️ Ihre Einstellungen, Ihre Verantwortung: Ninox HR rechnet ausschließlich nach den Regeln, die Sie im Kontingent festlegen, zum Beispiel anteilige Berechnung, Rundung, Wartezeit oder Übertrag. Ob diese Regeln Ihrem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder dem Bundesurlaubsgesetz entsprechen, prüft das System nicht. Bitte stimmen Sie die Einstellungen mit Ihrer Personal- bzw. Rechtsberatung ab.

Navigation

• Einstellungen>Abwesenheiten>Abwesenheitskontingente (Regeln)

• Mitarbeitende>Personalakte>Abwesenheit>Abwesenheitskonten (Kontostand und Abwesenheitsaktivitäten)

Perioden

• Eine Periode beginnt am Stichtag des Kontingents, entweder an einem bestimmten Datum (z. B. 1. Januar) oder am Jahrestag der Betriebszugehörigkeit. Bei Abwesenheitsarten ohne Kontingent gilt der Stichtag der Abwesenheitsart.

• Die erste Periode ist die, in die der Eintritt fällt.

• Perioden werden bis zur letzten gebuchten Abwesenheit oder Anfrage angelegt, mindestens bis heute und höchstens bis zum Austritt.

• Eine Periode, die noch nicht begonnen hat, erscheint als „(Vorschau)“. Das ist der Fall, wenn bereits Urlaub für das nächste Jahr gebucht oder beantragt ist. Die Vorschau zeigt den Anspruch laut Regel, den voraussichtlichen Übertrag und die gebuchten Tage.

• Wird einer Person ein neues Kontingent mit einem anderen Stichtag zugewiesen, entsteht bis zum neuen Stichtag eine kürzere Periode.

Anspruch je Periode

Verbrauch

• Genehmigte Abwesenheiten zählen als genommen (bis heute) oder anstehend (ab morgen).

• Beantragte, noch nicht genehmigte Abwesenheiten werden getrennt ausgewiesen und vom verfügbaren Rest abgezogen.

• Eine Abwesenheit über den Jahreswechsel wird aufgeteilt: Jede Periode trägt nur ihre eigenen Tage.

• Manuelle Korrekturen zählen zum Anspruch der Periode, in die ihr Datum fällt.

Übertrag und Verfall

ℹ️ Künftiger Verfall: Solange eine Frist oder das Periodenende in der Zukunft liegt, wird der Verfall nur angezeigt („voraussichtlich“ bzw. „Davon verfällt am …, wenn nicht vorher genommen“). Er wird nicht vom Restanspruch abgezogen; die Tage können bis dahin noch genommen werden. Für Anträge nach der Frist steht der verfallende Übertrag nicht mehr zur Verfügung.

Anträge für die nächste Periode

Im Kontingent legen Sie unter „Anträge für die nächste Periode“ fest, wie Anträge in einer Periode behandelt werden, die noch nicht begonnen hat:

Ein Antrag über den Jahreswechsel wird für jede berührte Periode einzeln geprüft. Die Meldung nennt die Periode, die verfügbaren und die benötigten Tage. „Negative Buchung erlauben“ und „Maximale Anzahl (Tage)“ gelten wie bisher.

So wirkt sich die Berechnung aus

• Kontostand: Übertrag, Anspruch, beantragte, genommene und anstehende Abwesenheiten sowie der Restanspruch der laufenden Periode. Falls ein Übertrag verfällt, erscheint eine zusätzliche Zeile.

• Abwesenheitsaktivitäten: alle Buchungen je Periode, einschließlich Vorschau-Periode, Rundung, Übertrag und Verfall.

• Abwesenheitsantrag: Infobox und Kopfzeile („noch X übrig“) zeigen die Werte der Periode, in die das Antragsdatum fällt.

• Bericht Abwesenheiten: „Verfügbar“ = Restanspruch minus beantragte, noch nicht genehmigte Tage.

Best Practices

• Arbeitszeitmodell zuordnen: Für vollzeitreferenzabhängige Kontingente braucht jede Person ein Arbeitszeitmodell, sonst wird Vollzeit angenommen.

• Übertrag mit Frist begrenzen: „Maximale Tage“ und „Übertrag Monate“ zusammen verwenden, damit Resturlaub nachvollziehbar verfällt.

• Regel für das nächste Jahr festlegen: Entscheiden Sie bewusst, ob Urlaub für das Folgejahr schon gegen den voraussichtlichen Anspruch beantragt werden darf.

• Abwesenheitsaktivitäten zur Kontrolle nutzen: Jede Zeile nennt die angewendete Regel, zum Beispiel anteilig ab Eintritt, Vollzeitreferenz, Rundung oder Verfall.