Für Mitarbeitende ohne feste Arbeitstage, zum Beispiel Aushilfen auf Abruf oder Minijobber, gibt es die Modellart „Flexibel / auf Abruf“. Statt eines festen Solls pro Wochentag legen Sie einen Rahmen für eine Woche oder einen Monat fest. Bei dieser Modellart:

• entstehen keine Minusstunden an Tagen ohne Einsatz,

• wird das Stundenkonto einmal pro abgeschlossener Woche bzw. pro Monat ausgeglichen (nicht pro Tag),

• werden Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage) nach einer von Ihnen gewählten Regel bewertet,

• erhalten Sie Hinweise, wenn Stunden oder Verdienst Ihre festgelegten Grenzen überschreiten.

⚠️ Wichtig: Ihre Einstellungen, Ihre Verantwortung Alle Werte dieses Modells legen Sie selbst fest. Ninox HR prüft keine gesetzlichen Vorgaben, zum Beispiel Verdienstgrenzen, Mindest- oder Höchstarbeitszeiten oder die Bewertung von Urlaub, Krankheit und Feiertagen. Es sind keine Werte vorbelegt. Bitte stimmen Sie die Einstellungen mit Ihrer Lohnabrechnung oder Steuerberatung ab.

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• Einstellungen>Arbeitszeitmodelle

Modell anlegen

1. Neues Arbeitszeitmodell anlegen oder ein bestehendes öffnen.

2. Unter Modellart bei „Art des Modells“ den Wert Flexibel / auf Abruf wählen. Die Wochentagstabelle, die Wochenstunden und die Option „Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen“ werden dann ausgeblendet.

3. Die Einstellungen aus der Tabelle unten festlegen. Fehlt eine Angabe, die eine Einstellung braucht, weist der Hinweiskasten im Modell darauf hin.

4. Das Modell wie gewohnt den Mitarbeitenden zuweisen (Personalakte oder Massenzuweisung).

So wirkt sich das Modell aus

• Zeiterfassung: Die Sollstunden pro Tag sind 0. Im Tageseintrag gibt es keine Überstundenzeile, und Tage ohne Einsatz erscheinen nicht unter „Nicht erfasste Zeiten“.

• Überstundenkonto: Für jede abgeschlossene Woche bzw. jeden Monat entsteht ein Eintrag „Abruf Monat …“ oder „Abruf KW …“ mit Ist und Bezugswert. Monatlich abgegoltene Überstunden, manuelle Korrekturen, Auszahlung und Zeitausgleich funktionieren wie gewohnt.

• Abwesenheiten: Bei der Genehmigung eines Antrags werden die Stunden pro Abwesenheitstag im Antrag festgeschrieben. HR kann den Wert dort bei Bedarf überschreiben.

• Monatsübersicht (Anwesenheit / Zeiterfassung): Oben rechts erscheinen Erfasst, Abwesenheit, Anrechenbar, Korridor, Vereinbart, Saldo und der Verdienst im Verhältnis zur Grenze. Beim Bezug „Woche“ zählen im laufenden Monat nur abgeschlossene Wochen.

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Hinweise zu Mitarbeitenden, die die Höchststunden oder die Verdienstgrenze überschreiten. Unterschreitungen werden erst nach Ende des Zeitraums gemeldet.

• Wechsel des Modells im Monat: Tage im flexiblen Modell zählen in der Übersicht des festen Modells nicht als Überstunden. Ihr Ausgleich läuft über den Saldo.

💡 Hinweis: Bestehende Arbeitszeitmodelle ändern sich nicht. Ist „Art des Modells“ leer, gilt das Modell als „Feste Arbeitstage“.

Best Practices

• Eigenes Modell je Vertragsart: zum Beispiel „Minijob Abruf (Monat)“ und „Aushilfe Abruf (Woche)“.

• Bewertung mit der Lohnabrechnung abstimmen: Welche Stunden für Urlaub, Krankheit und Feiertage angesetzt werden, legen Sie fest. Ninox HR rechnet nur nach Ihrer Einstellung.

• Mögliche Arbeitstage pflegen: Ohne mögliche Arbeitstage zählen Abwesenheiten mit 0 Tagen.

• Hinweise in der Lohnbuchhaltung prüfen: Sie zeigen Überschreitungen von Höchststunden und Verdienstgrenze, bevor der Monat abgerechnet wird.