Rollen bestimmen, welche Funktionen und Bereiche sichtbar und nutzbar sind, und ermöglichen eine strukturierte Rechtevergabe.

Vordefinierte Rollen

Die Software stellt vier systemseitig definierte Rollen bereit.

Diese können über den Einrichtungsassistenten automatisch erstellt und anschließend Benutzern zugewiesen werden:

Hinweis: hr-admin und hr-manager verfügen aktuell über denselben Funktionsumfang. Die Unterscheidung dient ausschließlich der Einbindung in Genehmigungsprozesse (z. B. komplexere Abwesenheitsgenehmigungen, Stammdaten, etc.).

Rollenverwaltung und Zuweisung

• Rollen können direkt bei der Benutzeranlage zugewiesen werden.

• Der Einrichtungsassistent bietet eine vorkonfigurierte Rollenzuweisung.

• Nachträgliche Änderungen sind im Benutzerprofil jederzeit möglich.

  • Achten Sie darauf, dass Rollen nur solange existieren, solange diese mindestens einem Ninox Nutzer zugeordnet ist.

• Mehrfachzuweisungen (z. B. hr-manager + hr-documents) sind erlaubt.

Achtung: Rollen existieren nur, solange mindestens ein Benutzer die Rolle innehat. Ist eine Rolle keinem Nutzer zugeordnet, wird diese automatisch entfernt.

Navigation

• Einrichtungsassistenten>Rollen

• Einstellungen>Einrichtungsassistent>Rollen

Best Practices

• hr-employee sollte grundsätzlich allen Mitarbeitenden zugewiesen werden, um persönliche Funktionen (z. B. Abwesenheiten, Dokumente) freizuschalten.

• Verwenden Sie die vordefinierten Rollen wie vorgesehen, um eine klare Trennung von Zuständigkeiten zu gewährleisten.

• hr-admin und hr-manager sollten gezielt eingesetzt werden, wenn Genehmigungsprozesse differenziert gesteuert werden sollen – trotz identischer Berechtigungen im System.

• Vergeben Sie zusätzliche Rollen nur, wenn ein erweiterter Zugriff erforderlich ist – z. B. für Mitarbeitende mit Sonderaufgaben.