Wenn mehrere Mitarbeitende denselben Urlaubsanspruch oder ein einheitliches Kontingent für eine bestimmte Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub, Freistellung oder Weiterbildung) erhalten sollen, können Sie dies zentral über ein gemeinsames Abwesenheitskontingent steuern.

Die Zuweisung erfolgt direkt in den Einstellungen unter der jeweiligen Abwesenheitsart. So stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeitenden ab einem definierten Stichtag automatisch mit dem richtigen Anspruch geführt werden. Änderungen am Kontingent wirken sich unmittelbar auf alle zugewiesenen Mitarbeitenden aus.

Hinweis: Massenänderungen können mit individuellen Daten in der Personalakte einzelner Mitarbeiter kollidieren. Dies kann zu Konflikten führen. Überprüfen Sie daher vorher, die Personalakten der Mitarbeitenden.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Abwesenheiten>Abwesenheitskontingente

• Einstellungen>Abwesenheiten>Abwesenheitskontingente

Vorgehensweise

1. Navigieren zu den Einstellungen
   Wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen aus.

2. Abwesenheitsbereich öffnen
   Klicken Sie auf Abwesenheit, um die Liste der Abwesenheitsarten anzuzeigen.

3. Abwesenheitsart wählen
   Wählen Sie z. B. Bezahlter Urlaub aus der Übersicht.

4. Abwesenheitskontingente öffnen
   Wechseln Sie zum Tab Kontingente.

5. Kontingent erstellen oder bearbeiten

   • Neu: Erstellen Sie ein neues Kontingent (z. B. „30 Tage“).

   • Bearbeiten: Öffnen Sie ein bestehendes Kontingent zum Anpassen.

6. Zugewiesene Mitarbeitende auswählen
   Wechseln Sie zum Tab Zugewiesene Mitarbeitende.
   Wählen Sie die gewünschten Mitarbeitenden aus – nutzen Sie Filter oder Mehrfachauswahl.

7. Stichtag definieren
   Geben Sie das Gültig ab-Datum ein, ab dem das Kontingent gilt (z. B. 01.01.2025).

8. Änderung bestätigen
   Klicken Sie zuerst auf Fortfahren, um zu bestätigen, dass die Zuweisung unwiderruflich ist und bei rückwirkendem Datum Werte überschreibt.
   Dann auf Übernehmen, um die Zuweisung zu speichern.

Best Practices

• Gruppenzuweisung statt Einzelbearbeitung
  Vergeben Sie Urlaubsansprüche über Kontingente, um Änderungen künftig zentral zu steuern und Fehler zu vermeiden.

• Korrektes Stichtag setzen
  Achten Sie darauf, dass das Datum nicht unbeabsichtigt in der Vergangenheit liegt, um ungewollte Rückrechnungen zu vermeiden.

• Kontingent-Namen konsistent halten
  Folgen Sie einem klaren Benennungsschema (z. B. „Bezahlter Urlaub – 30 Tage/Jahr“), damit Kontingente leicht zugeordnet werden können.