Über die Arbeitszeitmodelle definieren Sie die verbindlichen Arbeits- und Pausenzeiten für Ihre Mitarbeitenden. Ein Arbeitszeitmodell legt fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten gearbeitet wird, wie viele Stunden pro Woche vorgesehen sind und ob sowie wie die Zeiterfassung erfolgen soll.

Die erstellten Modelle bilden die Grundlage für:

• die tägliche und wöchentliche Zeiterfassung

• Pausenregelungen

• die korrekte Berechnung von Über- und Minusstunden

• automatisierte Zeitabrechnungen und Auswertungen

Je nach Unternehmensstruktur können Sie unterschiedliche Modelle für z. B. Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder Führungskräfte anlegen.

Hinweis: Arbeitszeitmodelle können Mitarbeitenden in der Personalakte direkt zugewiesen werden und wirken sich unmittelbar auf deren Arbeitszeitkonto und Anträge aus.

Navigation

• Einrichtungsassistent>Arbeitszeitmodelle

• Einstellungen>Arbeitszeitmodelle

WICHTIG: Es wird empfohlen, dass Sie immer automatische Rundungsregeln definieren. Insbesondere bei der Nutzung des Timetracking Widgets.

Hierzu sollte die automatische Zeitglättung auf 1 Minute gesetzt werden. Hierduch ist die gesetzlich vorgeschriebene minutengenaue Abrechnung gewahrt und vermeidet die Erfassung von Sekunden und Millisekunden.

Best Practices

Damit Ihre Arbeitszeitmodelle effizient genutzt und korrekt ausgewertet werden können, empfehlen wir folgende Vorgehensweisen:

• Eindeutige Bezeichnungen verwenden:
  Benennen Sie Arbeitszeitmodelle so, dass sie eindeutig zugeordnet werden können – z. B. „Vollzeit 40h (Mo–Fr)“ oder „Teilzeit 20h (Mo/Mi/Fr)“.

• Standardisierte Vollzeitmodelle als Referenz nutzen:
  Verwenden Sie die Vollzeit-Referenzfunktion, um einheitliche Vergleichsgrößen für Urlaubskontingente, Überstunden oder Fehlzeiten zu schaffen.

• Zeiterfassung bewusst aktivieren oder deaktivieren:
  Aktivieren Sie die Zeiterfassung nur, wenn Zeiten aktiv durch Mitarbeitende dokumentiert werden sollen. Für reine Vertrauensarbeitszeit kann diese Funktion deaktiviert bleiben.

• Pausenregelungen verbindlich definieren:
  Nutzen Sie gesetzliche Mindestpausen oder eigene Betriebsvereinbarungen und aktivieren Sie bei Bedarf den automatischen Pausenabzug, um Lücken in der Erfassung zu vermeiden.

• Überstundenregelungen klar festlegen:
  Entscheiden Sie, ob und wie Überstunden erfasst und berechnet werden sollen – z. B. täglich, wöchentlich oder mit Grenzwerten. Definieren Sie auch, ob Minusstunden erlaubt sind.

• Zukunftssicherheit berücksichtigen:
  Legen Sie lieber mehrere spezialisierte Modelle an (z. B. für Azubis, Werkstudenten, Führungskräfte), als ein allgemeines Modell für alle zu verwenden – das vereinfacht spätere Auswertungen.

• Dokumentation intern abstimmen:
  Stellen Sie sicher, dass definierte Modelle mit HR, Betriebsrat oder Vorgesetzten abgestimmt sind – insbesondere wenn sie Abweichungen von Standardregelungen enthalten.