Feld

Beschreibung

Name (bevorzugt)

Anzeigename des Mitarbeiters im System; kann vom amtlichen Namen abweichen.

Vorname (bürgerlich)

Amtlich eingetragener Vorname laut Ausweisdokument.

Nachname (bürgerlich)

Amtlich eingetragener Nachname laut Ausweisdokument.

Geschlecht

Angabe des biologischen oder selbstdefinierten Geschlechts für interne Zwecke.

Führungskraft

Zuweisung der direkten vorgesetzten Person für Genehmigungen und HR-Prozesse.

Standort

Zugeordneter Arbeitsort bzw. Niederlassung des Mitarbeiters.

Abteilung

Organisationseinheit, der der Mitarbeiter angehört.

Position

Bezeichnung der aktuellen Funktion oder Rolle im Unternehmen.

Team

Zugehörigkeit zu einem projekt- oder funktionsbezogenen Team.

Telefon (dienstlich)

Dienstliche Telefonnummer zur internen oder externen Erreichbarkeit.

E-Mail (dienstlich)

Offizielle E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im Unternehmen.

Ersthelfer

Kennzeichnung, ob der Mitarbeiter als ausgebildeter Ersthelfer hinterlegt ist.

Feld

Beschreibung

Status

Aktueller Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters (z. B. aktiv, in Elternzeit).

Arbeitszeitmodell

Zuweisung eines hinterlegten Modells zur Regelung der Arbeitszeit.

LinkedIn

Optionale Angabe des LinkedIn-Profils zur besseren Vernetzung.

Kostenstelle(n)

Zugeordnete Kostenstelle(n) für buchhalterische und controllingrelevante Zwecke.

Geburtsdatum

Amtlich dokumentiertes Geburtsdatum der Person.

Geburtstag anzeigen

Steuert, ob der Geburtstag im System (z. B. Kalender oder Teamübersicht) sichtbar ist.

Nationalität

Staatsangehörigkeit laut offiziellem Ausweisdokument.

Straße

Bestandteil der Privatanschrift des Mitarbeiters.

Hausnummer

Ergänzung zur Straße in der privaten Anschrift.

Anschriftenzusatz

Optionaler Zusatz zur Adresse (z. B. Gebäude, Etage).

Postleitzahl

Postleitzahl für Adressen im Inland.

Postleitzahl Ausland

Postleitzahl für internationale Adressen außerhalb des Firmensitzlandes.

Feld

Beschreibung

Notfallkontakt voller Name

Vollständiger Name der Person, die im Notfall kontaktiert werden soll.

Notfallkontakt Handynummer

Mobilnummer des Notfallkontakts zur schnellen Erreichbarkeit im Ernstfall.

Notfallkontakt Beziehung zu Mitarbeiter

Beziehung der Kontaktperson zum Mitarbeitenden (z. B. Ehepartner, Elternteil).

Feld

Beschreibung

Allergien

Angabe relevanter Allergien, die im Notfall medizinisch berücksichtigt werden müssen.

Andere wichtige Informationen

Weitere gesundheitsbezogene Hinweise, die für die Erste Hilfe oder medizinische Betreuung relevant sind (z. B. chronische Erkrankungen, Medikamentenunverträglichkeiten).

Feld

Beschreibung

Arbeitserlaubnis Typ

Art der Arbeitserlaubnis (z. B. unbefristet, befristet, Blue Card).

Arbeitserlaubnis gültig bis

Datum, bis zu dem die Arbeitserlaubnis gültig ist. Wichtig für rechtzeitige Verlängerungen.

VISUM ID

Identifikationsnummer des Visums, sofern erforderlich.

Feld

Beschreibung

Name des Kontoinhabers

Vollständiger Name der Person, auf die das Konto läuft – meist identisch mit dem Mitarbeitenden.

Zahlungsart

Auswahl der Zahlungsmethode (z. B. Banküberweisung, Barzahlung, Scheck – Standard: Banküberweisung).

IBAN

Internationale Kontonummer zur eindeutigen Identifikation des Bankkontos.

BIC

Internationale Bankleitzahl (für Auslandsüberweisungen erforderlich).

Bank

Name des Kreditinstituts, bei dem das Konto geführt wird.

Feld

Beschreibung

Abrechnungsgruppe

Zuweisung zu einer bestimmten Gruppe zur Lohnabrechnung (z. B. nach Standort oder Abteilung).

Steueridentifikationsnummer

Persönliche steuerliche Identifikationsnummer für die elektronische Lohnsteueranmeldung.

Sozialversicherungsnummer

Amtliche Nummer zur eindeutigen Zuordnung bei Sozialversicherungsträgern.

Lohnsteuerklasse

Steuerklasse gemäß Lohnsteuerrecht (z. B. I, II, III), relevant für die Berechnung der Lohnsteuer.

Verheiratet? (Familienstand)

Angabe des Familienstands zur Festlegung der Steuerklasse und ggf. Freibeträge.

Konfession

Religiöse Zugehörigkeit, erforderlich für die Berechnung der Kirchensteuer.

Krankenversicherung

Name der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung.

Krankenversichertennummer

Versicherungsnummer bei der angegebenen Krankenkasse.

Haupt- oder Nebenarbeitgeber

Kennzeichnung, ob das Beschäftigungsverhältnis als Haupt- oder Nebenjob geführt wird.

Kinderfreibetrag

Anzahl berücksichtigter Kinderfreibeträge für die Lohnsteuerberechnung.

Abrechnungsart

Art der Vergütung (z. B. monatlich, stündlich), entscheidend für die Gehaltsberechnung.

Höchster Schulabschluss

Bildungsabschluss (z. B. Abitur, Realschule) zur Erfassung des Bildungsniveaus.

Höchster Ausbildungsabschluss

Höchster beruflicher oder akademischer Abschluss zur Vervollständigung der Personalakte.

BAV

Angabe zur betrieblichen Altersvorsorge, sofern vorhanden.

Feld

Beschreibung

Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung

Gibt an, ob die Person in der Lohnabrechnung geführt wird (aktiv/inaktiv).

Individuelle DATEV Lohnartzuordnung

Erlaubt die Zuordnung individueller Lohnarten für die Übergabe an DATEV.

DATEV Personalnummer

Personalnummer gemäß DATEV-System zur eindeutigen Identifikation.

Abweichender Kontoinhaber

Falls das Gehalt auf ein Konto mit anderem Inhaber überwiesen wird.

Ausbildungsbeginn

Startdatum einer Ausbildung im Unternehmen.

Voraussichtliches Ausbildungsende

Geplantes Ende der Ausbildung, dient der Planung und Kontrolle.

Ausbildungsende

Tatsächliches Ende der Ausbildung.

Geringverdiener

Kennzeichnung für Mitarbeitende mit Einkommen unter der Geringverdienergrenze.

Beitragsgruppe Krankenversicherung

Schlüssel zur Abbildung des Versicherungsstatus (z. B. 1 = pflichtversichert).

Beitragsgruppe Rentenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel zur Rentenversicherung.

Beitragsgruppe Arbeitslosenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel zur Arbeitslosenversicherung.

Beitragsgruppe Pflegeversicherung

Beitragsgruppenschlüssel zur Pflegeversicherung.

Art der Krankenversicherung

Angabe, ob gesetzlich, privat oder freiwillig versichert.

Personengruppenschlüssel

DATEV-Schlüssel zur Einordnung in sozialversicherungsrechtliche Gruppen (z. B. Azubi, Praktikant).

Geburtsland

Land, in dem die Person geboren wurde – relevant für steuerliche und SV-Meldungen.

Geburtsort

Ort der Geburt – ebenfalls meldepflichtig bei bestimmten Behörden.

Aufenthaltserlaubnis gültig bis

Ablaufdatum einer Aufenthaltsgenehmigung – wichtig bei ausländischen Mitarbeitenden.

EU-Sozialversicherungsnummer

Sozialversicherungsnummer bei vorheriger Beschäftigung in einem EU-Land.

Vorsatzwort

Optionaler Namensbestandteil wie „von“, „van“, „de“.

Namenszusatz

Weitere Namensbestandteile wie „Junior“, „Sen.“ oder Doppelnamen.

Akademischer Grad

Titel wie Dr., Prof. etc., der im Schriftverkehr verwendet werden soll.

Land (Adresse)

Länderkürzel gemäß ISO für Wohnsitzland – erforderlich bei Auslandsanschriften.

Schwerbehindertenstatus

Kennzeichnung, ob und in welchem Umfang eine Schwerbehinderung vorliegt.

Kinderanzahl

Anzahl der unterhaltspflichtigen Kinder – relevant für Freibeträge.

Ersteintrittsdatum

Ursprünglicher Eintritt ins Unternehmen – auch bei Wiedereintritten.

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)

Beginn des derzeit aktiven Arbeitsverhältnisses.

Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)

Beendigungsdatum des aktuellen Arbeitsverhältnisses, falls vorhanden.

Arbeitsverhältnis

Art des Arbeitsverhältnisses (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Minijob) gemäß sozialversicherungsrechtlicher Einordnung.

Feld

Beschreibung

Bild

Laden Sie ein Profilbild der Mitarbeitenden hoch

Ninox Nutzer

Verknüpfung des Mitarbeiters mit einem bestehenden Ninox-Benutzerkonto (zur Anmeldung und Rollensteuerung).

Import ID

Technische ID für Datenimporte – dient der Zuordnung bei wiederkehrenden Importen oder Massenaktualisierungen.

Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse

Kennzeichnung, wenn neben dem Hauptjob weitere interne oder externe Arbeitsverhältnisse bestehen.

E-Mail Adresse für Systembenachrichtigungen

Adresse, an die automatisierte Benachrichtigungen (z. B. Genehmigungen, Erinnerungen) versendet werden.

Zugriff auf Firmenkalender

Gibt an, ob der Mitarbeiter Einsicht in den unternehmensweiten Kalender (z. B. Abwesenheiten) erhält.