Abwesenheitsarten bilden die Grundlage für die Erfassung und Verwaltung sämtlicher Abwesenheiten in der HR-Software – von Urlaub und Krankheit bis hin zu Sonderurlaub oder unbezahlter Freistellung. Jede Abwesenheitsart ist mit spezifischen Regeln und Eigenschaften verbunden, z. B. zum Genehmigungsprozess, zur Entgeltfortzahlung oder zur Sichtbarkeit im Kalender.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie bestehende Abwesenheitsarten verwalten und an Ihre Unternehmensrichtlinien anpassen. Zudem erhalten Sie eine Anleitung zur Erstellung zusätzlicher Abwesenheitsarten, falls unternehmensspezifische Regelungen abgebildet werden sollen.

Hinweis: Ziel ist es, ein transparentes und rechtssicheres Abwesenheitsmanagement zu gewährleisten – übersichtlich für Mitarbeitende, steuerbar für Führungskräfte und auswertbar für HR.

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Im Bereich Abwesenheiten legen Sie alle Arten von Abwesenheiten fest, die in Ihrem Unternehmen erfasst und verwaltet werden sollen – z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Sonderurlaub. Diese Definitionen bilden die Grundlage für Anträge, Genehmigungsprozesse, Kalenderdarstellungen sowie Auswertungen zur Arbeitszeit und Personalplanung.

Für jede Abwesenheitsart können Sie spezifische Eigenschaften konfigurieren, wie:

• Kategorie und Zeitformat: z. B. „Bezahlter Urlaub“ in Tagen oder „Arztbesuch“ in Stunden

• Genehmigungs- und Nachweispflicht: Steuerung, ob eine Freigabe oder ein ärztlicher Nachweis erforderlich ist

• Kalenderfarbe: Visuelle Darstellung im Abwesenheitskalender

• Kontingente: Optionaler Anspruch pro Jahr (z. B. 30 Urlaubstage)

• Teilbarkeit: Festlegung, ob auch halbe Tage beantragt werden dürfen

Best Practices

• Standardisierung nutzen: Verwenden Sie vordefinierte Kategorien (z. B. „Bezahlter Urlaub“, „Krankheit“, „Elternzeit“), um eine einheitliche Auswertung und gesetzeskonforme Dokumentation sicherzustellen.

• Farbgebung durchdacht wählen: Nutzen Sie gut unterscheidbare Farben zur besseren Übersicht im Kalender – z. B. grün für Urlaub, rot für Krankheit.

• Nachweispflicht gezielt aktivieren: Aktivieren Sie die Pflicht zur Nachreichung eines Dokuments nur dort, wo es gesetzlich oder organisatorisch erforderlich ist (z. B. bei Krankschreibung).

• Halbtagsanträge ermöglichen: Für Urlaub oder Arztbesuche kann es sinnvoll sein, halbe Tage zuzulassen – dies steigert die Flexibilität für Mitarbeitende.

• Kontingente aktiv pflegen: Definieren Sie für alle abwesenheitsrelevanten Anspruchsarten (z. B. Urlaub, Sonderurlaub) klare Kontingente zur automatisierten Berechnung und besseren Nachverfolgbarkeit.

• Überstundenregelung klar abgrenzen: Vermeiden Sie Doppelerfassungen, indem Abwesenheiten wie „Mobile Working“ nicht gleichzeitig als Arbeitszeit oder Überstunden gezählt werden – je nach betrieblicher Regelung.

• Testlauf mit wenigen Mitarbeitenden: Testen Sie neue oder geänderte Abwesenheitsarten zunächst mit einem kleinen Personenkreis, um unbeabsichtigte Auswirkungen zu erkennen.