Die digitale Personalakte bildet die zentrale Informationsquelle für alle personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden. Sie ist klar strukturiert und unterteilt sich in verschiedene Bereiche, um relevante Informationen übersichtlich zu erfassen, zu pflegen und datenschutzkonform bereitzustellen. Die Akte ist in mehrere Registerkarten gegliedert:

Navigation

• Mitarbeitende

• Informationen: Enthält alle personenbezogenen Daten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters – untergliedert in folgende Sektionen:

  • Öffentliches Profil: Allgemeine Angaben wie Name, Position, Führungskraft.

  • Persönliche Daten: Adressdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit u. a.

  • Notfallkontakt: Kontaktperson im Notfall inklusive Telefonnummer und Beziehung zur Person.

  • Gesundheitsinformationen: Angaben zu Schwerbehinderung oder sonstigen relevanten medizinischen Informationen.

  • Arbeitsgenehmigung: Erfassung von Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnissen, wenn notwendig.

  • Bankdaten: Kontoverbindung für Gehaltszahlungen.

  • Lohnabrechnung: Übersicht oder Ablageort für Lohnscheine.

  • LODAS: Spezifische Felder für den Export oder die Integration mit DATEV LODAS.

  • Weiteres: Platz für individuell definierbare Zusatzfelder.

• Vergütung: Informationen zu Gehalt, Vergütungsbestandteilen oder Boni.

• Anwesenheit: Übersicht über erfasste Arbeitszeiten, ggf. in Verbindung mit Zeitmodellen.

• Abwesenheit: Darstellung aller beantragten und genehmigten Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit etc.

• Dokumente: Ablage für hochgeladene Dateien wie Verträge, Zertifikate oder Bescheinigungen.

• Änderungshistorie: Protokoll aller Änderungen an personenbezogenen Daten mit Zeitstempel und Bearbeiter:in.

Best Practices:

• Achten Sie auf eine korrekte Terminierung der Daten, um eine konsistente Nachvollziehbarkeit der Personalakte zu gewährleisten

• Halten Sie die Daten in allen Abschnitten stets aktuell, insbesondere bei personenbezogenen oder lohnrelevanten Informationen.

• Nutzen Sie Zugriffsrechte, um sensible Bereiche wie Gesundheitsinformationen oder Bankdaten gezielt zu schützen.

• Verwenden Sie die Änderungsverfolgung zur Kontrolle von Anpassungen oder zur Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen.

• Strukturieren Sie hochgeladene Dokumente durch eine einheitliche Benennung (z. B. „Vertrag_Eintrittsdatum.pdf“). und sprechenden Kategorien.