Der Einrichtungsassistent unterstützt Sie dabei, Ninox HR schnell, vollständig und strukturiert in Betrieb zu nehmen. Er führt Sie Schritt für Schritt durch alle grundlegenden Einstellungen, die für einen reibungslosen Start notwendig sind – von der Rollendefinition über Stammdaten bis hin zu Genehmigungsprozessen.

Jeder Abschnitt im Assistenten ist klar beschrieben und kann einzeln bearbeitet werden. Der Fortschritt wird transparent dargestellt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Punkte bereits abgeschlossen sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Navigation

• Beim Start erscheint ein Popup, der Sie direkt zum Einrichtungsassistenten führt

• Einstellungen>Einrichtungsassistent

Aufbau und Gliederung

Die Einrichtung gliedert sich in zwei Bereiche:

• Pflichtbereiche:
  Zentrale Grundeinstellungen, die für den Betrieb der Lösung erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem:

  • Rollen

  • Unternehmensdaten

  • Feiertagskalender

  • Standorte

  • Arbeitszeitmodelle

  • Abteilungen

  • Teams

  • Kostenstellen

  • Abwesenheitsarten

  • Genehmigungsprozesse

  • Dokumentenkategorien

• Optionale Bereiche:
  Erweiterte Funktionen zur Unterstützung bei der Datenpflege und Systemintegration:

  • Datenimport

  • Dokumentenimport

  • vorbereitende Lohnbuchhaltung

  • DATEV LODAS-Export
     

Empfohlene Reihenfolge

Damit alle Einstellungen korrekt ineinandergreifen, empfehlen wir folgende Reihenfolge:

1. Rollen erstellen

2. Unternehmensdaten eintragen

3. Feiertagskalender konfigurieren

4. Standorte definieren

5. Arbeitszeitmodelle festlegen

6. Abteilungen und Teams anlegen

7. Kostenstellen und Abwesenheitsarten erfassen

8. Dokumentenkategorien erstellen

9. Genehmigungsprozesse einrichten

10. (Optional) Daten und Dokumente importieren

11. (Optional) Lohnexport konfigurieren

Hinweis: Eine unvollständige Einrichtung kann zu Fehlern oder fehlenden Funktionen führen. Dies betrifft insbesondere die Bereiche Arbeitszeit, Abwesenheiten und Genehmigungen.

Wiederverwendbarkeit

Der Einrichtungsassistent kann jederzeit unter Einstellungen>Einrichtungsassistent erneut geöffnet werden. Alle Punkte erreichen Sie jedoch auch über Einstellungen.

Best Practices

Um den Einrichtungsassistenten optimal zu nutzen und eine saubere Systemgrundlage zu schaffen, empfehlen wir folgende bewährte Vorgehensweisen:

• Vor Beginn einen Plan erstellen:
  Definieren Sie im Vorfeld, welche Rollen, Abteilungen, Standorte und Prozesse Sie in der HR-Software abbilden möchten. Eine strukturierte Vorbereitung erleichtert die spätere Einrichtung erheblich.

• Mit den Pflichtbereichen starten:
  Konfigurieren Sie zunächst alle grundlegenden Einstellungen vollständig, bevor Sie sich den optionalen Funktionen widmen. Nur so ist ein stabiler Betrieb gewährleistet.

• Testdaten nutzen:
  Führen Sie erste Schritte – wie Import, Abwesenheitsarten oder Genehmigungen – idealerweise zunächst mit Testdaten durch. So können Sie Logik und Auswirkungen nachvollziehen, ohne reale Personaldaten zu gefährden.

• Importe erst nach Struktur:
  Führen Sie den Datenimport erst durch, wenn alle relevanten Grundstrukturen (z. B. Abteilungen, Teams, Rollen) im System angelegt sind. So vermeiden Sie manuelle Nacharbeiten oder fehlerhafte Zuweisungen.

• Bearbeitungsstand regelmäßig kontrollieren:
  Nutzen Sie die Übersicht im Assistenten, um den aktuellen Fortschritt im Blick zu behalten. Noch nicht abgeschlossene Punkte werden durch die leeren Kontrollkästchen kenntlich gemacht.

• Einrichtung dokumentieren:
  Halten Sie zentrale Entscheidungen und Einstellungen (z. B. Namenskonventionen, Genehmigungsketten, Abwesenheitsarten) intern fest, um Konsistenz im Team sicherzustellen.

• Assistent regelmäßig wieder öffnen:
  Nutzen Sie den Assistenten nicht nur einmalig zur Ersteinrichtung, sondern auch später zur Ergänzung oder Nachpflege – z. B. bei neuen Standorten, Rollen oder Organisationsanpassungen.