Vorab:  Dokumentenkategorien

Hinweis: Nur Nutzer mit der Rolle hr-documents haben Zugriff auf die Dokumenten-Cloud.

Weitere Informationen zu Rollen finden Sie in dem Abschnitt: Rollen erstellen und zuweisen

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• Dokumenten-Cloud

Die Dokumenten-Cloud dient dem gezielten Austausch von Lohnabrechnungen und ergänzenden Unterlagen mit externen Personen, die mit der Erstellung der finalen Lohnabrechnung betraut sind – insbesondere Steuerberater.

Zweck und Einsatz

• Zentrale Übergabestelle: Dokumente wie Lohnabrechnungen, Entgeltübersichten oder Änderungsmitteilungen können zentral bereitgestellt werden.

• Sicherer Zugriff: Nur Nutzer mit der Rolle hr-documents sehen diesen Bereich und haben Zugriff auf die abgelegten Dateien.

• Externer Zugriff möglich: Der Bereich kann so eingerichtet werden, dass externe Steuerberater Zugriff erhalten (z. B. über einen gemeinsamen Ninox-Zugang mit entsprechender Rolle).

Funktionen

• Dokumente hochladen

• Strukturierung: Über Kategorien oder beschreibende Felder lassen sich Inhalte thematisch sortieren.

Best Practices

• Verwenden Sie sprechende Dateinamen (z. B. Lohnabrechnung_Mai_2024_Max_Mustermann.pdf).

• Nutzen Sie die Kategorienfunktion zur besseren Sortierung (z. B. Abrechnung, Korrektur, Zusatzunterlage).

• Halten Sie die Zugriffsrechte aktuell und gewähren nur autorisierten Personen Zugang zur Dokumenten-Cloud.