03.04 - Rollen erstellen und zuweisen
Rollen bestimmen, welche Funktionen und Bereiche sichtbar und nutzbar sind, und ermöglichen eine strukturierte Rechtevergabe.
Vordefinierte Rollen
Die Software stellt vier systemseitig definierte Rollen bereit.
Diese können über den Einrichtungsassistenten automatisch erstellt und anschließend Benutzern zugewiesen werden:
| Rolle | Beschreibung | Typischer Einsatzbereich |
|---|---|---|
hr-admin |
Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen, inkl. Systemkonfiguration und Benutzerverwaltung |
IT-/Systemadministration, HR-Leitung |
hr-manager |
Funktional identisch mit |
HR-Team |
hr-employee |
Zugriff auf Startseite und die Möglichkeit Aufgaben zu bearbeiten |
Alle Mitarbeitenden |
hr-documents (nicht notwendig für Ninox Onboarding; wird jedoch mit installiert) |
Zugriff ausschließlich auf die Dokumenten Cloud in Ninox HR |
Steuerberater |
Hinweis:
hr-adminundhr-managerverfügen aktuell über denselben Funktionsumfang. Lesen Sie mehr hierzu in Ninox HR.
Rollenverwaltung und Zuweisung
Rollen können direkt bei der Benutzeranlage zugewiesen werden.
Der Einrichtungsassistent bietet eine vorkonfigurierte Rollenzuweisung.
Nachträgliche Änderungen sind im Benutzerprofil jederzeit möglich.
Achten Sie darauf, dass Rollen nur solange existieren, solange diese mindestens einem Ninox Nutzer zugeordnet ist.
Wichtig: Ist Ninox Onboarding mit Ninox HR verknüpft, ist eine Rollenzuweisung nur über Ninox HR möglich.
Mehrfachzuweisungen (z. B.
hr-manager+hr-documents) sind erlaubt.
Achtung: Rollen existieren nur, solange mindestens ein Benutzer die Rolle innehat. Ist eine Rolle keinem Nutzer zugeordnet, wird diese automatisch entfernt.
Navigation
Einrichtungsassistenten>Rollen
Einstellungen>Einrichtungsassistent>Rollen
Best Practices
hr-employeesollte grundsätzlich allen Mitarbeitenden zugewiesen werden, um persönliche Funktionen (z. B. Abwesenheiten, Dokumente) freizuschalten.Verwenden Sie die vordefinierten Rollen wie vorgesehen, um eine klare Trennung von Zuständigkeiten zu gewährleisten.
hr-adminundhr-managersollten gezielt eingesetzt werden, wenn Genehmigungsprozesse differenziert gesteuert werden sollen – trotz identischer Berechtigungen im System.Vergeben Sie zusätzliche Rollen nur, wenn ein erweiterter Zugriff erforderlich ist – z. B. für Mitarbeitende mit Sonderaufgaben.