Die Vorlagenbereiche in der Ninox Onboarding Lösung bilden das Fundament für standardisierte, transparente und reproduzierbare Prozesse rund um den Ein- und Austritt von Mitarbeitenden.
Sie ermöglichen es Unternehmen, wiederkehrende Abläufe in klar definierte Schritte zu gliedern und diese mit Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Phasen und Dokumenten zu verknüpfen.

Zielsetzung

Durch die Nutzung von Onboarding- und Offboarding-Vorlagen können Unternehmen:

• den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus systematisch strukturieren,

• Rollen und Zuständigkeiten eindeutig festlegen,

• zeitgesteuerte Aufgaben automatisieren,

• und einen einheitlichen Qualitätsstandard über alle Abteilungen hinweg sicherstellen.

So entsteht ein konsistenter Prozess – vom ersten Arbeitstag bis zum letzten – der sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte klar nachvollziehbar ist.

Aufbau und Struktur

Sowohl Onboarding- als auch Offboarding-Vorlagen folgen demselben Grundprinzip:

• Jede Vorlage besteht aus Phasen, die zeitliche Abschnitte des Prozesses abbilden (z. B. Vorbereitung, Starttag, Einarbeitung).

• Innerhalb jeder Phase befinden sich konkrete Aufgaben, die definieren, was zu erledigen ist und wer verantwortlich ist.

• Optional können Dokumente, Checklisten oder automatisierte E-Mails eingebunden werden.

Anwendungsbeispiele

Onboarding-Vorlagen
Strukturieren den Einstieg neuer Mitarbeitender, z. B. durch technische Vorbereitung, Begrüßungsmaßnahmen und Einarbeitungspläne.

Offboarding-Vorlagen
Begleiten einen geregelten Austritt – etwa durch Übergaben, Systemabschaltungen und Dokumentationspflichten.

Best Practices

1. Mit Standardvorlagen starten:
   Beginnen Sie mit den mitgelieferten Vorlagen und passen Sie diese behutsam an Ihre Unternehmensrealität an, bevor Sie komplett neue erstellen.

2. Rollen statt Personen definieren:
   Weisen Sie Aufgaben und Phasen möglichst über Gruppen (z. B. Führungskraft, IT, HR) statt über einzelne Personen zu.

3. Phasen logisch gliedern:
   Strukturieren Sie Phasen entlang des zeitlichen Ablaufs (Vorbereitung → Starttag → Einarbeitung → Übergabe), um Klarheit für alle Beteiligten zu schaffen.

4. Kleine, klare Aufgaben:
   Formulieren Sie Aufgaben kompakt und eindeutig. Eine gute Aufgabe ist in 1–2 Sätzen beschreibbar und hat eine klar messbare Erledigung.

5. Dokumente direkt einbinden:
   Hinterlegen Sie relevante Checklisten, Formulare oder Richtlinien direkt in der Vorlage – so erhöhen Sie Konsistenz und reduzieren Nachfragen.

6. Standort- und rollenbezogene Varianten nutzen:
   Erstellen Sie bei Bedarf unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Rollen, Standorte oder Arbeitsmodelle (z. B. IT, Außendienst, Remote).

7. Regelmäßige Optimierung:
   Überprüfen Sie Vorlagen nach einigen Durchläufen – besonders anhand von Feedback neuer Mitarbeitender – und passen Sie sie iterativ an.