Der Bereich „Mitarbeitende“ bietet eine vollständige Übersicht aller im System erfassten Personen. Er bildet die Grundlage für On- und Offboarding-Prozesse und ermöglicht es, Mitarbeitende zu filtern, zu verwalten oder manuell anzulegen. In verbundenen Systemen (z. B. Ninox HR) werden die Daten automatisch synchronisiert.

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• Mitarbeitende
  oder

• Über das Dashboard → Mitarbeitende (Gesamt)

Hinweis zur Datenherkunft

Wenn Ninox Boarding mit Ninox HR verknüpft ist, erfolgt die Erstellung von Mitarbeitenden ausschließlich über Ninox HR.
Dies ist notwendig, da in der Personalakte historische Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung gespeichert werden müssen.

Das bedeutet:

• Synchronisierte Systeme: Neue Mitarbeitende werden ausschließlich im HR-Modul angelegt.

Filter und Suchfunktionen

Oberhalb der Tabelle stehen drei zentrale Filter:

1. Suche:
   Suche nach Name, E-Mail, Position oder anderen relevanten Feldern.

2. Status:
   Filtert Mitarbeitende nach Onboarding, Aktiv oder Offboarding.

3. Anstellungsart:
   Auswahl z. B. intern, festangestellt, extern, Werkstudent etc.

Diese Filter erleichtern die Vorbereitung von Boardings und das Identifizieren bestimmter Gruppen.

Mitarbeitende hinzufügen

Über den Button „+ Mitarbeitende hinzufügen“ können neue Personen manuell erfasst werden – sofern die Mitarbeitendentabelle nicht mit Ninox HR (oder anderen Modulen) synchronisiert wird.

Best Practices für den Bereich „Mitarbeitende“

1. Daten konsequent aus dem HR-System beziehen
   Wenn eine Verbindung zu Ninox HR besteht, sollten alle neuen Mitarbeitenden ausschließlich dort angelegt werden, um Dubletten und Dateninkonsistenzen zu vermeiden.

2. Filter gezielt nutzen
   Gerade vor der Bulk-Erstellung von Boardings sollten Sie mithilfe der Filter die richtigen Mitarbeitenden auswählen (z. B. alle Neueintritte im kommenden Monat).

3. Klare Rollen und Positionen pflegen
   Die Position eines Mitarbeitenden beeinflusst oft die Auswahl der Boardingvorlage. Eine saubere Datenpflege reduziert manuelle Nacharbeit.

4. Historische Daten nicht überschreiben
   Einträge wie Eintrittsdatum, Vertragsart oder historische Änderungen sollten nicht ohne HR-Absprache geändert werden.

5. Regelmäßige Datenprüfung
   Überprüfen Sie regelmäßig:

   1. Sind alle neuen Mitarbeitenden korrekt synchronisiert?

   2. Stimmen Anstellungsarten und Status?

   3. Wird jemand fälschlicherweise im Onboarding/Offboarding geführt?