Mit Gruppen organisieren Sie Verantwortlichkeiten für Onboarding- und Offboarding-Prozesse. Gruppen können aus mehreren Mitarbeitenden bestehen oder lediglich eine einzelne Person enthalten - ideal für Rollen wie Mentor:innen, IT-Ansprechpartner:innen oder Fachverantwortliche.

Gruppen steuern, wer Aufgaben erhält und wer bei einzelnen Prozessschritten automatisch eingebunden wird.

1. Navigieren Sie zu den „Einstellungen“

Öffnen Sie über die linke Seitenleiste den Bereich Einstellungen, um die Konfigurationsübersicht zu öffnen.

2. Klicken Sie auf „Gruppen“

Im Abschnitt Allgemein finden Sie die Option Gruppen. Hier verwalten Sie bestehende Gruppen oder legen neue Gruppen an.

3. Neue Gruppe erstellen

Klicken Sie auf Neue Gruppe, um eine neue Verantwortlichkeitsgruppe anzulegen.

4. Gruppennamen vergeben

Geben Sie im Feld Gruppenname einen eindeutigen Namen ein.
Beispiele:

• „HR“

• „IT“

• „Mentor“

• „Facility / Office Management“

5. Beschreibung ergänzen (optional)

Tragen Sie im Feld Beschreibung zusätzliche Informationen ein, z. B. Aufgaben, Zuständigkeiten oder den Zweck der Gruppe.

Beispiele:

• „Begleitet neue Mitarbeitende in den ersten Wochen.“

• „Zuständig für technische Einrichtung und Zugänge.“

• „Koordination aller personalrelevanten Schritte.“

6. Mitarbeitende zuordnen

Wählen Sie im Feld Mitarbeiter auswählen die Personen aus, die zu dieser Gruppe gehören sollen.
Sie können beliebig viele Personen hinzufügen oder eine Gruppe für nur eine Person erstellen.

7. Speichern

Speichern Sie die Gruppe, um sie für Vorlagen und Prozesse verfügbar zu machen.

Best Practices für Gruppen

• Nach Verantwortungsbereichen strukturieren
  Legen Sie Gruppen entlang realer Verantwortlichkeiten an (z. B. „HR“, „IT“, „Mentor:innen“, „Führungskräfte“), nicht entlang einzelner Personen. So bleiben Ihre Gruppen auch bei Personalwechseln stabil.

• Kleine, klare Gruppen statt Sammelbecken
  Vermeiden Sie unscharfe Sammelgruppen wie „Diverse“ oder „Alle“. Je eindeutiger eine Gruppe definiert ist, desto gezielter können Aufgaben und E-Mails zugewiesen werden.

• Gruppen für Einzelpersonen nutzen, wo sinnvoll
  Für Schlüsselrollen (z. B. „HR-Leitung“, „Ausbildungsbeauftragter“, „Datenschutzkoordinator“) kann eine Gruppe mit nur einer Person sinnvoll sein. Sie bleibt als Rolle im System bestehen, auch wenn die Person wechselt.

• Beschreibung immer pflegen
  Nutzen Sie das Beschreibungsfeld konsequent, um Zweck und Zuständigkeiten der Gruppe festzuhalten. Das erleichtert neuen Admins oder Vertretungen das Verständnis, ohne Rückfragen stellen zu müssen.

• Regelmäßige Überprüfung der Mitglieder
  Prüfen Sie mindestens einmal pro Quartal, ob Gruppenmitglieder noch aktuell sind (z. B. bei Abteilungswechseln, Austritten, Rollenänderungen). So stellen Sie sicher, dass Aufgaben nicht ins Leere laufen.

• Keine Überschneidungen bei Kernverantwortung
  Vermeiden Sie, dass mehrere Gruppen für die gleiche Kernaufgabe verantwortlich sind (z. B. zwei Gruppen für „IT-Zugänge“). Definieren Sie eine primäre Gruppe je Verantwortungsbereich, um Doppelarbeit und Unklarheiten zu vermeiden.