Benachrichtigungsvorlagen steuern die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen im Ninox Onboarding. Sie werden systemseitig bei definierten Statusänderungen eines Boardings ausgelöst und informieren die jeweils zugeordneten Gruppen.

⚠️ Wichtig:
Benachrichtigungsvorlagen sind systemisch vordefiniert.
Bezeichnung und Trigger können nicht manuell erstellt oder geändert werden.

---

Zweck der Benachrichtigungsvorlagen

Benachrichtigungsvorlagen stellen sicher, dass relevante Personen rechtzeitig über Änderungen im Boarding-Prozess informiert werden, z. B.:

• wenn ein neues Boarding geplant werden muss

• wenn ein Boarding aktiv gestartet wird

• wenn sich der Status eines Mitarbeitenden ändert

Sie unterstützen damit eine klare Kommunikation zwischen HR, IT, Fachabteilungen und Führungskräften.

---

Verfügbare Trigger (systemisch)

Aktuell stehen folgende Trigger zur Verfügung:

Trigger
Ninox Onboarding
Neues Boarding

Diese Trigger sind fest im System hinterlegt und können lediglich aktiviert oder deaktiviert, nicht aber neu angelegt oder umbenannt werden.

---

Aufbau einer Benachrichtigungsvorlage

Jede Benachrichtigungsvorlage besteht aus folgenden Elementen:

1. Bezeichnung

• Systemisch vergeben (Trigger)

• Nicht editierbar

2. Status

• Aktiv: Benachrichtigung wird bei Eintreten des Triggers versendet

• Inaktiv: Keine Benachrichtigung bei Statusänderung

3. Empfängergruppe

• Auswahl einer bestehenden Gruppe

• Alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten die Benachrichtigung

Voraussetzung: Die Gruppe muss zuvor im Bereich Einstellungen → Gruppen angelegt sein.

4. Betreff

• Frei editierbar

• Platzhalter können verwendet werden

5. E-Mail-Inhalt

• Frei formulierbarer Text

• Platzhalter werden beim Versand automatisch ersetzt

---

Verfügbare Platzhalter

Die folgenden Platzhalter können im Betreff und im E-Mail-Inhalt verwendet werden:

Platzhalter	Beschreibung
{{employeeFirstName}}	Vorname der betroffenen Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters
{{employeeLastName}}	Nachname der betroffenen Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters
{{employeeStatus}}	Aktueller Status des Mitarbeitenden (z. B. Onboarding, Offboarding, Zu planen)
{{employeeEmail}}	E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden
{{employeePhoneNumber}}	Telefonnummer des Mitarbeitenden
{{employeeHireDate}}	Eintrittsdatum des Mitarbeitenden
{{employeeTerminationDate}}	Austrittsdatum des Mitarbeitenden
{{supervisorName}}	Name der zuständigen Führungskraft
{{supervisorPosition}}	Position / Rolle der Führungskraft
{{supervisorPhoneNumber}}	Telefonnummer der Führungskraft
{{supervisorEmail}}	E-Mail-Adresse der Führungskraft

---

Best Practices

Klare Zielgruppen definieren

• Pro Trigger nur eine fachlich sinnvolle Empfängergruppe verwenden

• Beispiel:

  • „Neues zu planendes Boarding“ → HR

  • „Neues Boarding“ → IT, Office Management

Platzhalter gezielt einsetzen

• Nur relevante Informationen verwenden

• Keine Überladung des Betreffs mit Variablen

Inhalte handlungsorientiert formulieren

• E-Mails sollten klar machen:

  • Was ist passiert?

  • Wer ist betroffen?

  • Was ist als Nächstes zu tun?

Abhängigkeiten beachten

• Platzhalter funktionieren nur, wenn die zugrunde liegenden Daten gepflegt sind

• Insbesondere Eintritts- und Austrittsdaten vor Aktivierung prüfen

---

Typische Einsatzszenarien

• Automatische Information der IT bei Start eines neuen Boardings

• Benachrichtigung der HR-Abteilung bei planungsrelevanten Statuswechseln

• Transparente Kommunikation ohne manuelle E-Mail-Verteiler