Der Einrichtungsassistent unterstützt Sie dabei, Ninox Onboarding schnell, vollständig und strukturiert in Betrieb zu nehmen. Er führt Sie Schritt für Schritt durch alle grundlegenden Einstellungen, die für einen reibungslosen Start notwendig sind – von der Rollendefinition über Stammdaten bis hin zu Genehmigungsprozessen.

Jeder Abschnitt im Assistenten ist klar beschrieben und kann einzeln bearbeitet werden. Der Fortschritt wird transparent dargestellt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Punkte bereits abgeschlossen sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Navigation

• Beim Start erscheint ein Popup, der Sie direkt zum Einrichtungsassistenten führt

• Einstellungen>Einrichtungsassistent

Aufbau und Gliederung

Die Einrichtung gliedert sich in zwei Bereiche:

• Pflichtbereiche:
  Zentrale Grundeinstellungen, die für den Betrieb der Lösung erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem:

  • Ninox HR verknüpfen oder Mitarbeiter anlegen

  • Rolle erstellen

  • Gruppe erstellen

  • Dokumentenkategorien erstellen

  • Dokumentenvorlagen hochladen

  • Vorlagen erstellen

  • Benachrichtigen
     

Empfohlene Reihenfolge

Damit alle Einstellungen korrekt ineinandergreifen, empfehlen wir folgende Reihenfolge:

1. Ninox HR verknüpfen oder Mitarbeiter anlegen

2. Rolle erstellen

3. Gruppe erstellen

4. Dokumentenkategorien erstellen

5. Dokumentenvorlagen hochladen

6. Vorlagen erstellen

7. Benachrichtigen

⚠️ Hinweis: Eine unvollständige Einrichtung kann zu Fehlern oder fehlenden Funktionen führen. Dies betrifft insbesondere die Bereiche Arbeitszeit, Abwesenheiten und Genehmigungen.

Wiederverwendbarkeit

Der Einrichtungsassistent kann jederzeit unter Einstellungen>Einrichtungsassistent erneut geöffnet werden. Alle Punkte erreichen Sie jedoch auch über Einstellungen.

Best Practices

Um den Einrichtungsassistenten optimal zu nutzen und eine saubere Systemgrundlage zu schaffen, empfehlen wir folgende bewährte Vorgehensweisen:

• Vor Beginn einen Plan erstellen:
  Definieren Sie im Vorfeld, welche Gruppen, Dokumentenkategorien, Prozesse Sie in den Boardingprozessen einbinden möchten. Eine strukturierte Vorbereitung erleichtert die spätere Einrichtung erheblich.

• Bearbeitungsstand regelmäßig kontrollieren:
  Nutzen Sie die Übersicht im Assistenten, um den aktuellen Fortschritt im Blick zu behalten. Noch nicht abgeschlossene Punkte werden durch die leeren Kontrollkästchen kenntlich gemacht.

• Einrichtung dokumentieren:
  Halten Sie zentrale Entscheidungen und Einstellungen (Phasen, Aufgaben, etc.) intern fest, um Konsistenz im Team sicherzustellen.

• Assistent regelmäßig wieder öffnen:
  Nutzen Sie den Assistenten nicht nur einmalig zur Ersteinrichtung, sondern auch später zur Ergänzung oder Nachpflege – z. B. bei neuen Standorten, Rollen oder Organisationsanpassungen.