Der Bereich Benachrichtigungen steuert, wie und wann automatische E-Mails im Rahmen von Onboarding- und Offboarding-Prozessen versendet werden.
Ziel ist es, relevante Personen zum richtigen Zeitpunkt zuverlässig zu informieren - ohne manuelle Nachverfolgung.

Benachrichtigungseinstellungen

Standard-E-Mail für Benachrichtigungen

In diesem Bereich legen Sie die Absender-E-Mail-Adresse fest, die für alle systemseitigen Benachrichtigungen verwendet wird.

Empfehlung:
Verwenden Sie eine zentrale, neutrale Adresse wie z. B.
hr@unternehmen.de oder onboarding@unternehmen.de, um Konsistenz und Wiedererkennung sicherzustellen.

Benachrichtigungsvorlagen

Benachrichtigungsvorlagen definieren, bei welchen Ereignissen eine E-Mail ausgelöst wird.
Diese Vorlagen sind aktuell prozessbezogen aufgebaut.

Aktuell verfügbar:

Boardings

Für Boardings stehen folgende Benachrichtigungsereignisse zur Verfügung:

• Neues zu planendes Boarding (inaktiv)
  Wird ausgelöst, wenn ein neues Boarding angelegt, aber noch nicht aktiviert wurde.
  → Typischer Anwendungsfall: Information an HR oder Führungskräfte zur Prüfung oder Freigabe.

• Neues Boarding (inaktiv)
  Wird ausgelöst, wenn ein Boarding erstellt wurde, jedoch noch nicht gestartet ist.
  → Eignet sich z. B. zur Information interner Fachbereiche (IT, Office, HR), dass ein Prozess vorbereitet werden soll.

Hinweis: Die Aktivierung einzelner Benachrichtigungen erfolgt bewusst selektiv, um unnötige E-Mail-Flut zu vermeiden.

Best Practices

• Weniger ist mehr
  Aktivieren Sie nur Benachrichtigungen, die einen echten Handlungsbedarf auslösen.
  Jede E-Mail ohne Aktion senkt langfristig die Aufmerksamkeit.

• Zentrale Absenderadresse nutzen
  Vermeiden Sie personenbezogene Absender. Das erleichtert Vertretungen und sorgt für klare Zuständigkeiten.

• Benachrichtigungen als Trigger verstehen, nicht als Dokumentation
  Die E-Mail informiert - die eigentliche Arbeit findet im Boarding-Prozess statt.

• Klare Empfängerkreise definieren
  Stellen Sie sicher, dass nur Rollen benachrichtigt werden, die tatsächlich reagieren sollen (z. B. IT nur bei IT-relevanten Boardings).

• Regelmäßig überprüfen
  Prüfen Sie nach Prozessanpassungen, ob Benachrichtigungen noch sinnvoll sind oder angepasst werden müssen.