Checklisten erweitern Aufgaben um klar definierte Unterpunkte, die einzeln abgehakt werden können. Damit lassen sich komplexere Schritte strukturiert abbilden – ohne zusätzliche Einzelaufgaben anlegen zu müssen.

Sie sind besonders hilfreich, wenn eine verantwortliche Person mehrere konkrete Schritte nacheinander ausführen soll.

Zielsetzung

Mit Checklisten können Sie:

• größere Aufgaben in nachvollziehbare Teilhandlungen gliedern,

• sicherstellen, dass keine Schritte vergessen werden,

• Verantwortlichen eine klare, schrittweise Orientierung geben,

• Fortschritte direkt in der Aufgabe sichtbar machen,

• Qualität und Konsistenz über alle Boardings hinweg erhöhen.

Funktionsweise

• Checklisten werden innerhalb einer Aufgabe gepflegt.

• Jeder Eintrag der Checkliste ist ein eigener Unterpunkt, der abgehakt werden kann.

• Der Fortschritt einer Aufgabe kann anhand der erledigten Checklistenpunkte nachvollzogen werden.

• Checklisten stehen in allen Phasen zur Verfügung - sowohl für Onboarding als auch Offboarding.

Anwendungsbeispiele

Beispiel 1: IT-Equipment vorbereiten

• Phase: Preboarding

• Aufgabe: Arbeitsmaterialien (IT)

• Checkliste:

  • Laptop

  • Maus

  • Tastatur

  • Kopfhörer

Beispiel 2: Systemzugänge einrichten

• Phase: Preboarding

• Aufgabe: Systemzugänge (IT)

• Checkliste:

  • Microsoft 365

  • Slack

  • Jira

  • VPN-Zugang

Beispiel 3: Erster Arbeitstag - organisatorische Vorbereitung

• Phase: Erster Arbeitstag

• Aufgabe: Arbeitsplatz & Begrüßung vorbereiten

• Checkliste:

  • Arbeitsplatz zuweisen

  • Zutrittskarte bereitstellen

  • Willkommensmappe vorbereiten

  • Begrüßungstermin mit Führungskraft bestätigen

Beispiel 4: Offboarding - Zugänge entziehen

• Phase: Austritt / letzter Arbeitstag

• Aufgabe: Systemzugänge deaktivieren

• Checkliste:

  • Microsoft 365 deaktivieren

  • Slack-Account schließen

  • Jira-Account deaktivieren

  • VPN-Zugang sperren

Beispiel 5: Offboarding – Hardware-Rückgabe

• Phase: Austritt / letzter Arbeitstag

• Aufgabe: Arbeitsmittel zurücknehmen

• Checkliste:

  • Laptop zurückgegeben

  • Netzteil & Dockingstation zurückgegeben

  • Zutrittskarte abgegeben

  • Firmen-Handy zurückgegeben

Best Practices

• Konsequent Phase → Aufgabe → Checkliste nutzen
  Halten Sie die Struktur ein: Phase für den zeitlichen Rahmen, Aufgabe für das Ziel, Checkliste für die operativen Schritte.

• Checklistenpunkte konkret formulieren
  Jeder Punkt sollte in einem Schritt erledigt werden können („VPN-Zugang einrichten“ statt „IT-Themen erledigen“).

• Standardisieren, wo möglich
  Verwenden Sie dieselben Checklisten in passenden Vorlagen (z. B. IT-Setup in allen Onboardings mit Laptop), um Ihr Setup schlank zu halten.

• Nicht jede Kleinigkeit zur Aufgabe machen
  Kleinere, zusammengehörige Tätigkeiten gehören in eine Checkliste – eigene Aufgaben nur für inhaltlich größere Blöcke.

• Regelmäßig überprüfen
  Passen Sie Checklisten an, wenn sich Prozesse oder Tools ändern (z. B. neues Ticketsystem, neue Kollaborationsplattform).