Der Bereich „Aktive Prozesse“ zeigt alle laufenden On- und Offboardings im Unternehmen. Er dient als zentrale Arbeitsübersicht für HR, Führungskräfte und beteiligte Rollen, um den Fortschritt von Aufgaben zu überwachen, Verantwortlichkeiten einzusehen und Engpässe schnell zu erkennen.

Navigation

• Dashboard → Aktive Prozesse
  (über die KPI-Kachel)

Funktionsübersicht

Im Fenster Aktive Prozesse sehen Sie:

• alle laufenden Onboardings und Offboardings,

• gruppiert nach Mitarbeitenden,

• inklusive aller Phasen und Aufgaben,

• mit Statusanzeigen, Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten.

Jeder Prozess lässt sich aufklappen, um die zugehörigen Aufgaben im Detail einzusehen.

Das Modul ermöglicht Ihnen, Aufgabenstatus jederzeit einzusehen und verfolgt automatisch:

• Fälligkeit (Datum)

• Erledigt am (Datum)

• Erledigt durch (verantwortliche Person)

• Aufgabentyp (Aufgabe oder E-Mail)

Aufbau der Ansicht

Die Ansicht umfasst folgende Elemente:

1. Prozessliste

Alle aktiven Prozesse werden untereinander angezeigt – beispielsweise:

• Onboarding für Paul Brem

• Offboarding für Martina Mei

2. Phasenübersicht

Innerhalb eines aktiven Prozesses sind die Phasen strukturiert dargestellt, z. B.:

• Preboarding

• Starttag

• Einarbeitung

• Übergabe (bei Offboarding)

3. Aufgaben innerhalb einer Phase

Zu jeder Phase werden die Aufgaben einzeln aufgeführt:

• Aufgabenstatus (offen, in Bearbeitung, erledigt)

• Bezeichnung der Aufgabe

• Aufgabentyp (Aufgabe / E-Mail)

• Verantwortliche Person

• Fälligkeitsdatum

• Abschlussdatum (falls erledigt)

4. Fortschrittsbalken

Ein Fortschrittsbalken zeigt die Erledigungsquote jedes gesamten Prozesses.

Aktionen im Bereich „Aktive Prozesse“

Oben im Fenster stehen zwei Schnellaktionen zur Verfügung:

• + Onboarding – neues Onboarding starten

• + Offboarding – neues Offboarding starten

Zudem gibt es den Schalter „Alle anzeigen“:

• Aktiviert: zeigt alle aktiven Prozesse im System

• Deaktiviert: zeigt nur die wichtigsten bzw. gefilterten Prozesse

Anwendungsbeispiele

• Überwachung aller laufenden On-/Offboardings im Unternehmen

• Kontrolle der Pünktlichkeit und statusbasierte Nachverfolgung

• Unterstützung für Führungskräfte, um Aufgaben innerhalb ihres Teams zu monitoren

• Transparenz in HR-Prozessen und Minimierung von Verzögerungen

Best Practices für „Aktive Prozesse“

1. Tägliche Prüfung durch HR
   Nutzen Sie diesen Bereich als tägliche Kontrollansicht für überfällige oder kritische Aufgaben.

2. Verantwortlichkeiten prüfen
   Sollte eine Aufgabe ohne verantwortliche Person erscheinen, muss die Vorlage angepasst werden.

3. Frühzeitige Eskalation
   Werden Aufgaben mehrfach nicht rechtzeitig erledigt, sollten Verantwortliche aktiv angesprochen werden – besonders bei IT- oder Lohnrelevanten Aufgaben.

4. Prozessfortschritt nutzen
   Nutzen Sie die visuelle Fortschrittsanzeige, um schnell zu erkennen, welche Boardings hinterherhinken.

5. Keine Aufgaben überspringen
   Auch scheinbar kleine Aufgaben (z. B. Willkommensmail) sind wichtig für eine konsistente Mitarbeitererfahrung.

6. E-Mail-Aufgaben dokumentieren
   E-Mail-Aufgaben sind Teil des systematischen Prozesses – stellen Sie sicher, dass sie genutzt und nicht manuell umgangen werden.