Dieser Abschnitt beschreibt die modulare Architektur von Ninox Onboarding und erklärt, wie das Modul:

• eigenständig genutzt werden kann

• mit Ninox HR verbunden wird

• oder mit eigenen Ninox-Lösungen integriert werden kann

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Grundprinzip der Modularität

Ninox Onboarding ist als prozessuales Modul konzipiert.
Es verwaltet Boardings, Phasen, Aufgaben und Checklisten, während Mitarbeiter- und Organisationsdaten optional aus anderen Modulen bezogen werden können.

Wichtig:
Die Nutzung von Ninox HR ist keine Voraussetzung.

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Unterstützte Betriebsmodelle

1. Standalone-Betrieb (ohne externe Module)

Ninox Onboarding kann vollständig eigenständig betrieben werden.

Merkmale:

• Mitarbeitende werden direkt im Onboarding-Modul verwaltet

• Keine Modulverknüpfung erforderlich

• Alle Prozesse funktionieren autark

Geeignet für:

• Kleine Organisationen

• Projektbezogene Onboardings

• Pilot- oder Testphasen

• Temporäre Lösungen

Einschränkung:

• Mitarbeiterdaten sind nicht zentralisiert

• Bei Wachstum kann Redundanz entstehen

• Vorsicht bei nachträglicher Synchronisierung, da die IDs der Datensätze verändert werden. Hierbei ist je nach Anwendungsfall und systemischer Gegebenheiten zu entscheiden.

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2. Anbindung an Ninox HR (empfohlener Standard)

In diesem Modell wird Ninox Onboarding mit dem Modul Ninox HR verbunden.

Vorteile:

• Zentrale Mitarbeiterstammdaten (Single Source of Truth)

• Automatische Synchronisation relevanter Felder

• Klare Trennung von Stammdaten und Prozesslogik

• Hohe Skalierbarkeit

Typische Nutzung:

• Klassisches HR-Onboarding

• Strukturierte Ein- und Austrittsprozesse

• Mehrere Fachabteilungen mit klaren Zuständigkeiten

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3. Anbindung an eigene Ninox-Lösungen

Alternativ kann Ninox Onboarding mit beliebigen eigenen Ninox-Modulen verbunden werden, z. B.:

• Eigenentwickelte HR-Systeme

• ERP- oder Organisationsdatenbanken

• IT- oder Asset-Management-Lösungen

• Mandantenfähige Datenmodelle

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Vergleich der Betriebsmodelle

Szenario	Empfohlenes Modell
Schneller Start, kleines Team	Standalone
Klassisches HR-Onboarding	Ninox HR anbinden
Eigenes HR- oder ERP-System	Eigene Lösung anbinden
Wachstum geplant	Modular (HR oder Eigenbau) - Empfehlung: Ninox HR ebenfalls implementieren

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Technisches Konzept der Modulverknüpfung

Verknüpfungslogik

Bei einer Modulverbindung werden:

• bestehende Tabellen referenziert

• Feldtypen abgeglichen

• Beziehungen zwischen Datensätzen hergestellt

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Ergebnis der Verbindung

Nach Abschluss der Integration:

• erscheinen HR-Mitarbeitende automatisch im Onboarding-Modul,

• können Onboarding-Vorlagen direkt zugewiesen werden,

Dadurch entsteht ein durchgängiger, modularer Prozess über beide Systeme hinweg – ideal für Unternehmen, die ihre HR-Workflows digital und skalierbar abbilden möchten.

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Best Practices

1. Entscheidung früh treffen

   1. Standalone eignet sich für den Einstieg

   2. Bei absehbarem Wachstum früh modular planen

2. Standardisierte Feldstruktur verwenden

   1. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Verknüpfung von Datenbankendie korrekten Felder verknüpfen.

3. Testverbindung vor Produktivbetrieb:

   1. Führen Sie die Anbindung zunächst in einer Testumgebung durch, um Feldzuordnungen und Berechtigungen zu prüfen.

   2. 💡 Tipp: Die modulare Architektur von Ninox erlaubt es, das Onboarding-System auch mit weiteren Modulen (z. B. Zeiterfassung, Schulungsmanagement oder Offboarding) zu verknüpfen – ohne redundante Datenhaltung.

4. Stammdaten und Prozesse trennen

   1. Mitarbeitende = Stammdaten

   2. Boardings, Aufgaben, Checklisten = Prozesse

   3. Keine Prozesslogik in Stammdatentabellen abbilden.

5. Eigene Module konsistent modellieren

   1. Klare Tabellenbezeichnungen

   2. Einheitliche Feldtypen

   3. Keine doppelten Mitarbeiteridentitäten

6. Modularität nicht übertreiben

   1. Nicht jedes Modul sofort anbinden

   2. Erst Prozesse stabilisieren, dann integrieren