Der Bereich Aufgaben ist das zentrale Element innerhalb jeder Phase einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage. Hier werden alle konkreten To-dos definiert, die im Rahmen eines Prozesses erledigt werden müssen. Jede Aufgabe legt fest, wer was wann zu tun hat – und kann sowohl manuelle Tätigkeiten als auch E-Mail-Aktionen enthalten.

Aufbau einer Aufgabe

Beim Öffnen oder Erstellen einer Aufgabe stehen folgende Felder und Optionen zur Verfügung:

• Reihenfolge:
  Gibt die Position der Aufgabe innerhalb der Phase an. Über die Pfeilsymbole kann die Reihenfolge flexibel angepasst werden.

• Aufgabentyp:
  Bestimmt, ob es sich um eine manuelle Aufgabe oder eine E-Mail-Aktion handelt.

  • Aufgabe – klassische To-do-Aufgabe, die von einer verantwortlichen Person erledigt wird.

  • E-Mail – z. B. Willkommensnachrichten oder Erinnerungen.

• Verantwortlich:
  Definiert, welche Gruppe oder Person (Mitarbeiter selbst, Führungskraft) für die Erledigung der Aufgabe zuständig ist, z. B. Führungskraft, HR-Team oder IT-Abteilung.

• Titel:
  Kurze und präzise Bezeichnung der Aufgabe, etwa Arbeitsplatz vorbereiten, IT-Zugänge anlegen oder Begrüßungspaket erstellen.

• Dateien hochladen:
  Optional kann eingestellt werden, ob im Rahmen der Aufgabe Dokumente hochgeladen werden sollen (z. B. unterschriebene Verträge oder Empfangsbestätigungen).

• Beschreibung:
  Dient zur detaillierten Erläuterung der Aufgabe – hier können Arbeitshinweise, Checklisten oder Links zu relevanten Ressourcen hinterlegt werden.

• Dateien zum Herunterladen:
  Über die integrierte Suche lassen sich vorhandene Dokumente auswählen, die direkt mit der Aufgabe verknüpft werden. So kann z. B. ein Formular oder eine Richtlinie bereitgestellt werden.

Beispiel

Eine typische Aufgabe in der Phase Vorbereitende Maßnahmen könnte wie folgt aussehen:

• Titel: Arbeitsplatz vorbereiten

• Aufgabentyp: Aufgabe

• Verantwortlich: IT-Abteilung

• Beschreibung: Rechner, Monitor und Zugangsdaten vorbereiten; Arbeitsplatz prüfen; ggf. Zubehör bestellen.

• Dateien zum Herunterladen: Checkliste „Arbeitsplatzausstattung“

Nutzen

Durch die Aufgabenverwaltung wird der gesamte Onboarding-Prozess transparent und kontrollierbar:

• Jeder Beteiligte weiß, welche Aufgaben wann und in welcher Reihenfolge anstehen.

• Wiederkehrende Abläufe werden standardisiert und dadurch schneller ausführbar.

• Aufgaben können automatisiert überwacht oder durch Workflows ausgelöst werden.

Best Practices

1. Klar formulierte Titel:
   Verwenden Sie eindeutige, aktive Bezeichnungen wie „Zugänge anlegen“ oder „Willkommens-Mail senden“. Das erleichtert die Zuordnung und Nachvollziehbarkeit.

2. Rollen statt Personen zuweisen:
   Ordnen Sie Aufgaben über Rollen (z. B. HR, IT) statt konkreten Namen zu, um Vorlagen universell einsetzbar zu halten.

3. Beschreibungen nutzen:
   Fügen Sie bei komplexeren Aufgaben klare Arbeitshinweise, Ablaufbeschreibungen oder Links zu internen Ressourcen hinzu.

4. Dokumente direkt verknüpfen:
   Stellen Sie häufig benötigte Vorlagen wie Formulare, Checklisten oder Begrüßungsunterlagen direkt in der Aufgabe bereit.

5. E-Mails einsetzen:
   Verwenden Sie den Aufgabentyp E-Mail, um standardisierte Nachrichten wie Willkommensschreiben, Erinnerungen oder Abschlussbestätigungen zu versenden.

6. Kontinuierlich optimieren:
   Überprüfen Sie regelmäßig, ob Aufgaben noch relevant und effizient sind – besonders nach mehreren Onboarding-Durchläufen.

💡 Tipp: Eine klar strukturierte Aufgabenlogik schafft Verlässlichkeit – sie sorgt dafür, dass kein Schritt vergessen wird und neue Mitarbeitende durchgängig ein positives, professionelles Onboarding-Erlebnis haben.