In Ninox Onboarding können zentrale Dokumente strukturiert hochgeladen, kategorisiert und gezielt in Aufgaben und E-Mails eingebunden werden.
Die Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass alle beteiligten Personen jederzeit auf die richtigen Unterlagen zugreifen können.

Navigation

1. Öffnen Sie Einstellungen

2. Wählen Sie Dokumentenverwaltung

Sie befinden sich nun im Bereich zur zentralen Verwaltung aller Dokumente.

Neues Dokument anlegen

1. Dokument erstellen

• Klicken Sie auf + Dokument

• Ein neuer Dokumenteneintrag wird angelegt

2. Dokumentenkategorie auswählen

Ordnen Sie jedes Dokument genau einer Kategorie zu.
Die Kategorie steuert, wo und in welchem Kontext das Dokument später verwendet wird.

Beispiele für Dokumentenkategorien:

• Arbeitsmittel & Ausstattung

• IT & Systemzugänge

• HR-Formulare

• Rechtliche & Compliance-Dokumente

• Richtlinien & Policies

• Schulungs- & Qualifikationsunterlagen

Hinweis: Die Kategorien werden zentral gepflegt und sollten vor dem Upload definiert sein.

3. Datei hochladen

• Laden Sie die Datei per Drag & Drop hoch
  oder

• klicken Sie auf Dateien hierher ziehen oder klicken

4. Dokument zum Download freigeben (wichtig)

Damit ein Dokument in Aufgaben oder E-Mails verwendet werden kann, muss es explizit „Zum Download freigegeben“ werden.

Ohne diese Freigabe ist das Dokument nicht nutzbar.

Verwendung der Dokumente

Nach dem Upload können freigegebene Dokumente verwendet werden in:

• Aufgaben

• E-Mails

Best Practices

Struktur & Ordnung

• Verwenden Sie klare, fachliche Kategorien

• Laden Sie keine Mehrzweck-Dokumente hoch - lieber mehrere spezialisierte Dateien

• Nutzen Sie sprechende Dateinamen (z. B. IT_Zugangsrichtlinie_2026.pdf)

Zugriff & Sicherheit

• Geben Sie Dokumente nur frei, wenn sie tatsächlich benötigt werden

• Sensible Dokumente (z. B. Verträge) nur in passenden Aufgaben verwenden

• Vermeiden Sie doppelte Dokumente in mehreren Kategorien

Prozessintegration

• Kombinieren Sie Dokumente mit klaren Arbeitsanweisungen

• Nutzen Sie Dokumente als Single Source of Truth, nicht als Ablage

Wartung

• Überprüfen Sie regelmäßig veraltete Dokumente

• Ersetzen Sie Dateien statt neue Versionen unkontrolliert hochzuladen

• Entfernen Sie nicht mehr benötigte Freigaben