Innerhalb einer Onboarding- oder Offboarding-Vorlage werden die Phasen genutzt, um den gesamten Prozess in klar strukturierte Abschnitte zu unterteilen. Jede Phase bildet dabei einen zeitlichen und inhaltlichen Abschnitt des Ablaufs – etwa die Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag, die Einarbeitung in der ersten Woche oder die Abschlussgespräche nach der Probezeit.

Aufbau einer Phase

Jede Phase enthält drei zentrale Steuerfelder:

• Bezeichnung: Der Name der Phase, z. B. Vorbereitende Maßnahmen, Erster Arbeitstag oder Nachbetreuung.

• Fälligkeit (Tage): Gibt an, wie viele Tage vor oder nach einem definierten Zeitpunkt (z. B. Eintrittsdatum) die Aufgaben der Phase erledigt werden sollen.

• Zeitpunkt: Definiert den Bezugspunkt der Fälligkeit – z. B. vor Anstellung, nach Startdatum oder nach Austritt.

Unterhalb dieser Angaben werden die Aufgaben der jeweiligen Phase verwaltet.

Aufgaben innerhalb einer Phase

Jede Phase kann beliebig viele Aufgaben enthalten. Diese Aufgaben definieren, was zu erledigen ist und wer dafür verantwortlich ist.
Typische Beispiele aus der Phase Vorbereitende Maßnahmen sind:

• Willkommens-E-Mail versenden (Verantwortlich: Führungskraft)

• Arbeitsplatz vorbereiten

• IT-Zugänge anlegen

• Begrüßungspaket erstellen

• Onboarding-Termine planen

Aufgaben lassen sich über die Buttons „Vorhandene Aufgabe kopieren“ oder „Neue Aufgabe erstellen“ hinzufügen. Dadurch können wiederkehrende To-dos schnell übernommen und individuell angepasst werden.

Nutzen der Phasenstruktur

Die Phasen dienen als roter Faden für den gesamten Prozess. Sie ermöglichen:

• eine klare zeitliche Strukturierung der Einarbeitung oder des Austritts,

• automatisierte Aufgabensteuerung auf Basis von Eintritts- oder Austrittsdaten,

• klare Verantwortlichkeiten für Führungskräfte, HR und Fachbereiche,

• sowie eine einheitliche Qualität der Abläufe über alle Rollen und Standorte hinweg.

Best Practices

Um das volle Potenzial der Phasen optimal zu nutzen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Zeitliche Abhängigkeiten sinnvoll setzen:
   Nutzen Sie die Fälligkeitslogik („Tage vor/nach Anstellung“), um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig angestoßen werden – etwa das Anlegen von IT-Zugängen zwei Wochen vor Start.

2. Verantwortlichkeiten klar definieren:
   Weisen Sie jeder Aufgabe eine feste Rolle (z. B. HR, IT, Führungskraft) zu. So bleiben Zuständigkeiten transparent, und Erinnerungen können gezielt ausgelöst werden.

3. Kleine, greifbare Aufgaben:
   Statt umfangreicher To-do-Punkte sind kurze, klar formulierte Aufgaben (z. B. Laptop konfigurieren statt IT vorbereiten) besser nachverfolgbar und messbar.

4. Feedback einholen und optimieren:
   Nach jedem Onboarding-Durchlauf lohnt sich ein kurzes Review mit Beteiligten. Passen Sie auf Basis dieser Rückmeldungen Phasen und Aufgaben kontinuierlich an.

💡 Tipp: Eine gut strukturierte Phasenlogik ist die Basis für skalierbare Onboarding-Prozesse – sie spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für ein konsistentes Mitarbeitererlebnis.