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Angebote & Rechnungen (Modul)

Das Modul Angebote & Rechnungen bildet den Order-to-Cash-Prozess ab.

Das bedeutet, dass hier Angebote, Aufträge, Rechnungen sowie der Artikelstamm zur Verfügung stehen.

In diesem Modul sind alle Funktionen zur Erstellung eines Angebotes, eines Auftrages oder einer Rechnung nativ eingebettet und direkt über das CRM-Modul steuerbar.

Angebote

Angebote ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Angeboten für potenzielle Kunden. Dazu können Angebotsinformationen wie Artikel, Preise und Rabatte sowie mehrere Angebote pro Opportunity eingegeben werden.

Angebot erstellen

Angebote können auf verschiedene Wege erstellt werden:

  • Aus einer Opportunity
  • Aus einem Kontakt/Kunden
  • Aus dem Dashboard

Verknüpfungen

Die Felder Opportunity, Empfänger und Ansprechpartner stehen in einem gegenseitigen Abhängigkeitsverhältnis. Dadurch werden Dateninkonsistenzen und Fehler vermieden. Dies verhindert inkonsistente Daten und Fehler.

Voraussetzungen

Damit Ihre Angebote rechtssicher sind

Der Gesetzgeber schreibt einige Punkte vor, die in einem Angebot enthalten sein müssen, damit es rechtens ist. In einem Verkaufsangebot müssen enthalten sein:

  • Firmenanschrift
  • Adresse des Interessenten
  • Angebotsdatum
  • Gültigkeit des Angebots
  • Betreff (am besten „Angebot für [Produkt/Dienstleistung]“)
  • Auflistung und Angebotsbeschreibung (des Produktes oder der Dienstleistung)
  • Preise (Netto, Brutto, Gesamtpreis, Steuerausweisung)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ausnahme: Kleinunternehmer)
  • Rabatte
  • Lieferbedingungen (Lieferzeit, Versand, Verpackung, Zusatzkosten)
  • Zahlungsbedingungen (ggf. Skonto)
  • AGB-Hinweis

Ohne festgesetztes Datum hätte das Angebot nämlich dauerhaft Gültigkeit für den Kunden, was Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt auf die Füße fallen kann. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Angaben, die in einem Angebot

Sinnvoll, jedoch nicht verpflichtend sind:

  • Angebotsnummer
  • Direkte Ansprechperson (und ggf. weitere Kontaktdaten)
  • Kundennummer
  • Logo Ihres Unternehmens
  • URL Ihrer Website
  • Unterschrift (nicht verpflichtend, aber wirkt persönlicher)
  • Gerichtsstand (insofern nicht in den AGB)
  • Fließtext

Angebotspositionen

Angebotspositionen sind einzelne Artikel, Dienstleistungen oder Produkte, die in einem Angebot oder einer Verkaufschance enthalten sind. Sie ermöglichen eine detaillierte Aufschlüsselung der angebotenen Leistungen und Preise und unterstützen eine transparente Kommunikation mit Kunden während des Verkaufsprozesses.

Angebote in Aufträge übernehmen

Angebote können durch Betätigen des Buttons in einen Auftrag übernommen werden.

Angebote stornieren

Angebote, die bereits bei einem Kunden eingereicht wurden, können nicht gelöscht werden. Sie können jedoch storniert werden.

Angebotsvorlage

Um ein Angebot in einem CRM-System zu erstellen, müssen in der Regel die folgenden Schritte durchgeführt werden:

  • Erstellung einer Angebotsvorlage: Es empfiehlt sich, eine Angebotsvorlage zu erstellen, die alle wichtigen Informationen enthält (z.B. Logo und Unternehmensinformationen, Angebotsnummer, Datum, Konditionen, Produktbeschreibung etc.)
  • Interessenten oder Kunden auswählen: Wählen Sie den entsprechenden Interessenten oder Kunden aus, für den Sie ein Angebot erstellen möchten, und öffnen Sie dessen Datensatz.
  • Angebot erstellen: Erstellen Sie das Angebot im CRM-System und geben Sie alle erforderlichen Informationen wie Preis, Mengenrabatte oder Lieferbedingungen ein. Wenn Sie das Angebot fertiggestellt haben, können Sie es als PDF exportieren und per E-Mail oder Post an den Kunden senden.
  • Anhänge hinzufügen: Fügen Sie bei Bedarf weitere Anhänge wie Datenblätter oder technische Zeichnungen hinzu.
  • Speichern und Nachverfolgen: Speichern Sie das Angebot im CRM-System und verfolgen Sie regelmäßig den Status des Angebots, um sicherzustellen, dass es innerhalb der vorgegebenen Fristen angenommen oder abgelehnt wird.

Die Verwendung eines CRM-Systems für die Angebotserstellung macht den Prozess einfacher und effizienter, da alle erforderlichen Informationen an einem Ort gespeichert sind und der Workflow vereinfacht wird.

Rabatte

Der Rabatt wird pro Angebotsposition in Prozent oder Euro angegeben.

Am Ende kann ein weiterer Rabatt in Prozent auf den Gesamtbetrag angegeben werden. 

Aufträge

Aufträge sind verbindliche Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und einem Kunden über den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen. Sie dienen dazu, die Bestellungen der Kunden zu dokumentieren und alle relevanten Informationen wie Produkte, Preise, Lieferdaten und Zahlungsbedingungen zu erfassen. Aufträge ermöglichen es Unternehmen, den Vertriebsprozess zu verwalten, den Lagerbestand zu kontrollieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie eine klare Struktur für die Abwicklung von Bestellungen bieten.

Auftrag erstellen

Sie können Aufträge direkt aus Angeboten übernehmen.

Auftragsbestätigung

Bei der Erstellung einer Auftragsbestätigung wird geprüft, ob der Auftrag mit einer Opportunity verknüpft ist und diese noch offen ist. Ist dies der Fall, erfolgt eine Abfrage, ob mit der Erstellung der Auftragsbestätigung auch die Opportunity als gewonnen abgeschlossen werden soll. Dies hat folgenden Vorteil: Der Anwender kann nicht ungewollt Kennzahlen verfälschen, indem bereits gewonnene Opportunities trotz Auftrag (und evtl. sogar Rechnungsstellung) offen bleiben. Umgekehrt können Opportunities auch projektbezogen sein und mehrere Angebote und Aufträge enthalten, so dass ein Auftrag erteilt wurde, die Opportunity aber noch nicht Gewonnen ist.

Auftragsbestätigung erstellen

Durch Klicken auf den Button Auftragsbestätigung erstellen wird eine Auftragsbestätigung erstellt.

Rechnungen

Rechnungen sind Dokumente, die erstellt werden, um Kunden über den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen zu informieren und die Zahlung zu fordern. Sie enthalten Details zu den gekauften Produkten oder Dienstleistungen, den Preisen, Zahlungsbedingungen und anderen relevanten Informationen. Rechnungen werden verwendet, um den Kunden eine offizielle Aufzeichnung über ihre Einkäufe zu geben und die Zahlung zu erleichtern. Sie spielen eine wichtige Rolle im Finanz- und Vertriebsprozess eines Unternehmens und helfen dabei, den Umsatz zu verfolgen und die Buchhaltung zu führen.

Rechnung erstellen

 Rechnungen können erstellt werden, indem auf die Schaltfläche + Rechnung geklickt wird.

Artikelstamm

Artikelstamm dient zur Verwaltung der Artikel bzw. Produkte in einem Unternehmen. Es umfasst Details wie die Beschreibung des Artikels, dessen Preis sowie weitere produktbezogene Informationen.

Neuen Artikel anlegen

 Artikel können erstellt werden, indem auf die Schaltfläche + Artikel geklickt wird.

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