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CRM (Modul)

Das CRM Modul ist das zentrale Element der CRM Lösung. Von hier aus haben Sie Zugriff auf alle Funktionen und Daten, inklusive der anderen Module.

Von diesem Modul führen Sie alle Aktivitäten aus.

Folgende Bereiche finden sich in der Seitenleiste des CRM: Dashboard, Mein Board, Inbox, Opportunities, Kontakte, Einstellungen, Aktivitäten, Budget, Reporting, Servicetickets

Dashboard

Alles auf einen Blick

Das Dashboard ist eine Übersichtsseite des CRM-Systems, auf der sämtliche Kennzahlen auf einen Blick sichtbar sind. Die Kennzahlen sind auf verschiedenen Tabs geordnet, darunter Dashboard, Monat, Team und Forecast.

Das Dashboard ermöglicht es den Benutzern, schnell und einfach auf die relevanten Informationen zuzugreifen und die Leistung ihres Unternehmens in Echtzeit zu verfolgen. Es ist auch ein nützliches Instrument für das Management, um Backlogs, Tendenzen und Muster in den Daten zu erkennen und schnelle Entscheidungen auf der Grundlage dieser Informationen zu treffen.

Das Dashboard folgt einem zentralen Prinzip: Hinter jeder "großen" Kennzahl, die hauptsächlich für Führungspositionen interessant sind, wird durch einen Klick auf das jeweilige Widget ein höherer Detailgrad sichtbar, der weitere Kennzahlen des jeweiligen Bereichs zeigt und somit einen tieferen Einblick ermöglicht.

Kennzahlen - Dashboard

Im Folgenden werden die Kennzahlen des Dashboards erläutert

Jahresumsatz

Das Widget Jahresumsatz zeigt folgende Informationen über das aktuelle Jahr an:

  • Gesamtumsatz
  • SOLL/IST Vergleich des laufenden Monats
  • Grafische Darstellung des SOLL/IST Vergleichs zum prognostizierten Jahresumsatz

Umsatz SOLL / IST

Hier sehen Sie den Jahresumsatz auf Monatsbasis im SOLL/IST - Vergleich.

Cashflow

Hier sehen Sie den Vergleich zwischen Zahlungseingang und Fälligkeit.

Inbox

Inbox ist der Eingangsordner für neue Nachrichten oder Mitteilungen.

 

Inbox Gesamt

Die Inbox-Gesamtzahl ist die Gesamtanzahl der eingehenden Inbound Leads aus verschiedenen Quellen wie Webformulare, E-Mails, etc.

 ⌀ Qualifizierungszeit

Die durchschnittliche Qualifizierungszeit misst die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um potenzielle Leads oder Kunden zu qualifizieren und sie in zahlende Kunden umzuwandeln.

Konvertierungsrate

Die Konvertierungsrate gibt an, wie effektiv Leads oder potenzielle Kunden in zahlende Kunden umgewandelt werden, gemessen am Prozentsatz der erfolgreich abgeschlossenen Verkäufe im Verhältnis zu den Gesamtanzahl der Leads oder Interessenten.

Archiviert gesamt

Archiviert Gesamt zeigt die Gesamtanzahl an, die archiviert wurden und nicht mehr aktiv bearbeitet werden.

Leads

Leads sind potenzielle Kunden oder Interessenten, die das Interesse an den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens gezeigt haben und daher als potenzielle Verkaufschancen betrachtet werden.

Leads (Gesamt)

Leads (Gesamt) zeigt die Gesamtanzahl potenzieller Kunden oder Interessenten an.

In Deal Konvertierungsrate

In Deal Konvertierungsrate ist der Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Gesamtzahl der angebotenen Deals.

Leads gewonnen

Leads Gewonnen bezeichnet die Anzahl der erfolgreich erfassten potenziellen Kunden oder Interessenten.

Leads verloren

Leads Verloren sind potenzielle Kunden oder Interessenten, die nicht zu zahlenden Kunden konvertiert werden konnten. 

Lead Eingang

Lead Eingang bezieht sich auf die Anzahl neuer potenzieller Kunden oder Interessenten, die in das CRM-System aufgenommen wurden.

⌀ Lead Verweildauer

Die ⌀ Lead Verweildauer ist die durchschnittliche Zeit, die ein potenzieller Kunde oder Interessent im Lead-Funnel verbringt.

Verlustgründe

Verlustgründe sind die Ursachen oder Faktoren, die dazu führen, dass potenzielle Kunden oder Interessenten nicht zu zahlenden Kunden konvertiert werden oder anderweitig verloren gehen.

Leads ohne Aktivität

Leads ohne Aktivität sind potenzielle Kunden oder Interessenten, die bislang keine Interaktionen oder Aktivitäten gezeigt haben.

Deals

Deals sind Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen in einem CRM-System, die darauf abzielen, potenzielle Kunden in zahlende Kunden umzuwandeln, indem Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden.

Deals (Geschätzt)

Deals (Geschätzt) bezieht sich auf die Anzahl von Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen in einem CRM-System, die geschätzt wurden, basierend auf potenziellen Umsätzen oder anderen prognostizierten Variablen.

Deals (Gesamt)

Deals Gesamt ist die Gesamtanzahl von Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen in einem CRM-System.

In Deal Konvertierungsrate

In Deal Konvertierungsrate ist der Prozentsatz der abgeschlossenen Geschäfte im Vergleich zur Gesamtzahl der angebotenen Deals in einem CRM-System.

Deals Gewonnen

Deals Gewonnen bezeichnet die Anzahl erfolgreich abgeschlossener Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen.

Deals Verloren

Deals Verloren sind nicht erfolgreich abgeschlossene Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen.

Deal Eingang

Deal Eingang beschreibt den Zeitpunkt, an dem eine Geschäftsmöglichkeit oder Verkaufschance eingetragen oder erfasst wird.

⌀ Deal Verweildauer

Die ⌀ Deal Verweildauer ist die durchschnittliche Zeit, die eine Geschäftsmöglichkeit oder Verkaufschance im CRM-System eines Unternehmens verbringt, bevor sie abgeschlossen oder als verloren betrachtet wird.

Prognose nach Pipelinestatus

Prognose nach Pipelinestatus bezieht sich auf die geschätzten Umsätze oder Ergebnisse basierend auf dem Status von Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen in einem CRM-System, wie beispielsweise Offen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen.

Deals (Pipeline)

Deals (Pipeline) wird in Euro (€) angezeigt und repräsentiert den geschätzten Gesamtwert der laufenden Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen.

Deals ohne Aktivität

Deals ohne Aktivität sind Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen, die über einen bestimmten Zeitraum keine Interaktionen oder Aktivitäten aufweisen.

Verlustgründe

Verlustgründe sind die Ursachen oder Faktoren, die zum Scheitern von Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen führen und zu deren Verlust beitragen.

Aktivitäten

Aktivitäten sind sämtliche Interaktionen oder Handlungen, die dokumentiert werden, wie beispielsweise Anrufe, E-Mails, Meetings oder andere Kontaktpunkte mit Kunden oder Interessenten.

Offene Aktivitäten

Offene Aktivitäten beziehen sich auf Interaktionen oder Handlungen, die noch nicht abgeschlossen oder erledigt wurden, wie beispielsweise ausstehende Anrufe, unbeantwortete E-Mails oder anstehende Meetings.

Überfällige Aktivitäten

Überfällige Aktivitäten beziehen sich auf Interaktionen oder Handlungen, die nicht innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen wurden.

Abgeschlossene Aktivitäten

Abgeschlossene Aktivitäten sind Interaktionen oder Handlungen, die erfolgreich durchgeführt wurden.

Aktivitäten nach Typ

Aktivitäten nach Typ beziehen sich auf die Kategorisierung von Interaktionen oder Handlungen basierend auf ihrem Charakter oder ihrer Art, wie beispielsweise Anrufe, E-Mails, Meetings oder andere Kontaktpunkte mit Kunden oder Interessenten.

Angebote

Angebote sind Preisvorschläge für Produkte oder Dienstleistungen.

Angebotsvolumen

Angebotsvolumen bezieht sich auf die Gesamtsumme aller unterbreiteten Angebote (in Euro) innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Offene Angebote (Gesamt)

Offene Angebote (Gesamt) sind alle ausstehenden Angebote.

Angebotsannahmequote

Die Angebotsannahmequote ist der Prozentsatz der akzeptierten Angebote im Vergleich zur Gesamtanzahl der unterbreiteten Angebote in einem bestimmten Zeitraum.

⌀ Angebotslaufzeit

Die ⌀ Angebotslaufzeit bezeichnet die durchschnittliche Zeitspanne, die benötigt wird, um ein Angebot von seiner Erstellung bis zur Annahme oder Ablehnung durch den Kunden abzuschließen.

⌀ Angebotsbetrag

Der ⌀ Angebotsbetrag ist der durchschnittliche Wert eines Angebots, der berechnet wird, indem die Gesamtsumme aller unterbreiteten Angebotsbeträge durch die Anzahl der Angebote geteilt wird.

⌀ Verkaufszyklus

Der ⌀ Verkaufszyklus bezeichnet die durchschnittliche Zeitdauer, die benötigt wird, um einen Verkauf von der ersten Interaktion mit einem Kunden oder Interessenten bis zum Abschluss des Geschäfts abzuschließen.

Versendete Angebote

Versendete Angebote sind die Gesamtanzahl der Angebote, die an Kunden oder Interessenten versandt oder übermittelt wurden, innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Angebote Konvertierungsquote

Die Angebote Konvertierungsquote ist der Prozentsatz der Angebote, die erfolgreich in abgeschlossene Geschäfte umgewandelt wurden, im Vergleich zur Gesamtanzahl der versendeten Angebote innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Aufträge

Aufträge sind verbindliche Vereinbarungen oder Verträge, die zwischen einem Unternehmen und einem Kunden geschlossen wurden und den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen sowie die damit verbundenen Konditionen und Zahlungen regeln.

Auftragsvolumen

Das Auftragsvolumen bezieht sich auf die Gesamtsumme aller abgeschlossenen Aufträge oder Verträge in Euro innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Aufträge (Gesamt)

Aufträge (Gesamt) bezeichnet die Gesamtanzahl aller abgeschlossenen Aufträge oder Verträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

⌀ Auftragseingang

Der ⌀ Auftragseingang bezeichnet den durchschnittlichen Wert der eingegangenen Aufträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

⌀ Lieferzeit

Die ⌀ Lieferzeit bezeichnet die durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Lieferung der entsprechenden Produkte oder Dienstleistungen an den Kunden.

Auftragseingang

Auftragseingang bezieht sich auf die Anzahl der eingegangenen Aufträge oder Verträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Rechnungen

Rechnungen sind Zahlungsaufforderungen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen.

Noch fällig diesen Monat

Noch fällig diesen Monat bezieht sich auf die Anzahl der Rechnungen, die bis zum Ende des aktuellen Monats noch nicht bezahlt wurden.

Überfällig

Überfällig bezieht sich auf Rechnungen, die nach dem vereinbarten Zahlungsziel nicht bezahlt wurden.

Zahlungstreue

Zahlungstreue wird in Tagen angegeben und bezieht sich auf die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Kunde oder Unternehmen benötigt, um Rechnungen nach Erhalt zu bezahlen.

Prozentuale Zahlungstreue

Die prozentuale Zahlungstreue bezieht sich auf den Prozentsatz der Rechnungen, die innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wurden, im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum gestellt wurden.

Aktive Kontakte

Aktive Kontakte sind die Anzahl der Personen oder Einträge, mit denen ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums aktiv kommuniziert oder interagiert, sei es Kunden, Geschäftspartner oder potenzielle Leads.

Alle Kontakte

Alle Kontakte bezieht sich auf die Gesamtanzahl aller erfassten Personen oder Einträge, einschließlich Kunden, Geschäftspartner, potenzielle Leads und andere Kontakte.

Gewonnene Kontakte

Gewonnene Kontakte sind die Anzahl der Personen oder Einträge, die erfolgreich zu Kunden oder Geschäftspartnern konvertiert wurden.

Verlorene Kontakte

Verlorene Kontakte sind potenzielle Kunden oder Geschäftspartner, die nicht erfolgreich konvertiert wurden.

Top 10 Kunden (aktuelles Jahr)

Top 10 Kunden (aktuelles Jahr) bezeichnet die Liste der zehn wichtigsten Kunden oder Geschäftspartner eines Unternehmens.

Servicetickets

Servicetickets sind Kundenanfragen oder Problemmeldungen, die im Kundendienstsystem erfasst werden, um Unterstützung oder Lösungen anzubieten.

Servicetickets (Gesamt)

Servicetickets (Gesamt) bezeichnet die Gesamtanzahl aller erfassten Kundenanfragen oder Problemmeldungen im Kundendienstsystem.

⌀ Verweildauer

Die ⌀ Verweildauer ist die durchschnittliche Zeit, die ein Kunde oder eine Anfrage im Kundendienstsystem verbringt, bevor sie bearbeitet oder abgeschlossen wird.

Servicetickets

Servicetickets ist eine Darstellung aller Kundenanfragen oder Problemmeldungen, die im Kundendienstsystem erfasst wurden, um eine umfassende Sicht auf alle offenen Anfragen zu ermöglichen.

Kennzahlen - Monat

Im folgenden finden Sie die Kennzahlen aus dem Reiter "Monat"

Deals Gewonnen

 Anzahl der im laufenden Monat gewonnenen Deals

Deals Verloren

 Anzahl der im laufenden Monat verlorenen Deals

Endende Deals

 Anzahl der im aktuellen Monat endenden Deals

Offene Pipelines

 Wert der offenen Pipelines anhand der prozentualen Gewichtung

Monatsumsatz

 Umsatz im aktuellen Monat

Prognostizierter Umsatz (Monat)

Umsatzprognose für den laufenden Monat

Deal Pipelines

 Aufteilung des potentiellen Umsatzes aufgeteilt in Pipelineschritte

Umsätze nach Pipeline

 Prognostizierte Umsätze nach Pipeline.

 

Top Produkte

 Umsatz nach Produkten

Kennzahlen - Team

Im folgenden finden Sie die Kennzahlen aus dem Reiter "Team".

Deals (Gewonnen)

 Anzahl der gewonnen Deals nach Mitarbeiter.

Deals (Verantwortlich)

 Anzahl der Verantwortung für Deals nach Mitarbeiter.

Deals (Verloren)

 Anzahl der verlorenen Deals nach Mitarbeiter.

Umsätze nach Mitarbeiter

 Umsatz nach Mitarbeiter.

Kennzahlen - Forecast

Im folgenden finden Sie die Kennzahlen aus dem Reiter "Forecast"

Opportunity Prognose

Die Opportunity Prognose ermöglicht eine einzigartige Sicht auf den Umsatzforecast. Es werden der geschätzte Wert der Opportunities und der aktuelle Stand der Pipelines grafisch miteinander verknüpft, um anhand der Schwelle den notwendigen Aufwand zur Erreichung des Umsatzes sichtbar zu machen.

Umsatzforecast

Umsatzforecast bezeichnet die Prognose oder Schätzung des erwarteten Umsatzes, den ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erzielen wird

Mein Board

Persönlicher Arbeitsbereich

Mein Board ist eine personalisierte Schnittstelle in unserem Low Code CRM. Es dient als zentrale Anlaufstelle für alle Ihre CRM-Aktivitäten. Hier finden und organisieren Sie Ihre Statistiken, Kontakte, Verkaufschancen, Projekte, Aufgaben und vieles mehr.

Mein Umsatz

Mein Umsatz ist der individuelle Umsatz , die ein bestimmter Benutzer generiert hat.

Meine Inbox

Meine Inbox ist der persönliche Eingangsordner, der alle eingehenden Nachrichten für einen bestimmten Benutzer verwaltet.

Meine Leads

Das Widget Meine Leads ist ein wichtiges Tool im CRM-Dashboard, das Vertriebsmitarbeitern bei der Verfolgung und Verwaltung ihrer offenen Leads hilft. Es bietet einen klaren Überblick über alle Leads, die noch nicht konvertiert wurden.

Unser Lead-Management-Widget hat vielfältige Hauptfunktionen, die darauf ausgerichtet sind, den Vertriebsprozess effizienter zu gestalten. Es bietet eine übersichtliche Anzeige aller offenen Leads mit wichtigen Informationen wie Namen, Kontaktdaten und Prioritäten. Mitarbeiter können schnell und gezielt nach bestimmten Leads suchen, dank Filtermöglichkeiten und einer Suchfunktion.

Darüber hinaus ermöglicht das Widget eine direkte Interaktion mit den Leads. Durch einen Klick auf einen Lead können detaillierte Informationen und Interaktionshistorien eingesehen werden. Mitarbeiter können den Status der Leads schnell aktualisieren und sogar direkt über das Widget mit ihnen kommunizieren, sei es per E-Mail oder Telefon.

Das Widget integriert sich nahtlos mit anderen Tools, wie Berichts- und Marketing-Automationstools, um detaillierte Analysen durchzuführen und gezielte Marketingkampagnen zu starten.

Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen sind verfügbar. Vertriebsmitarbeiter haben Zugriff auf das Widget, wobei der Zugriff auf bestimmte Leads eingeschränkt werden kann. Administratoren können die Berechtigungen konfigurieren, um den Zugang zu bestimmten Funktionen zu steuern.

Das Widget bietet umfassende Unterstützung und Hilfe, einschließlich einer Hilfe-Sektion mit FAQs und Tutorials sowie Kontaktinformationen für den technischen Support bei auftretenden Problemen. Das Widget unterstützt effektiv den gesamten Lead-Management-Prozess und verbessert die Effizienz des Vertriebsteams.

Meine Deals

Meine Deals bietet einen Überblick über alle Geschäftsmöglichkeiten oder Verkaufschancen, die einem bestimmten Benutzer zugeordnet sind, sowie eine Grafik, die den prognostizierten Umsatz für diese Deals visualisiert.

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben bietet eine Übersicht über alle Aktivitäten, Aufgaben oder Termine, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind.

Meine Angebote

Meine Angebote bietet eine übersichtliche Auflistung aller Angebote, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind. Dabei werden wichtige Informationen wie beispielsweise Gültigkeitsdatum und Status deutlich dargestellt.

Meine Aufträge

Meine Aufträge bietet eine übersichtliche Darstellung aller Aufträge, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind. Diese Übersicht enthält wichtige Informationen wie Liefertermine, Status und andere relevante Details.

Meine Rechnungen

Das Widget Meine Rechnungen ist ein wesentliches Tool im CRM-Dashboard, das sowohl Vertriebs- als auch Finanzteams hilft, Rechnungen zu verfolgen, zu verwalten und zu analysieren. Es bietet eine klare Übersicht über alle erstellten, ausstehenden und bezahlten Rechnungen.

Hauptfunktionen des Widgets umfassen die Anzeige, Interaktion und Verwaltung von Rechnungen. Die Anzeigefunktion präsentiert eine übersichtliche Liste aller Rechnungen mit relevanten Details wie Rechnungsnummer, Kundeninformationen, Betrag, Status und Fälligkeitsdatum. Filteroptionen ermöglichen es Benutzern, Rechnungen nach verschiedenen Kriterien wie Status, Kunde und Zeitraum zu sortieren, während eine Suchfunktion das schnelle Auffinden spezifischer Rechnungen durch eine Suchleiste erleichtert.

Die Interaktionsmöglichkeiten mit den Rechnungen umfassen das Anzeigen weiterer Details wie Artikel, Steuern und Anhänge durch einen einfachen Klick auf eine Rechnung. Benutzer können auch den Status einer Rechnung schnell aktualisieren, beispielsweise von Ausstehend auf Bezahlt. Darüber hinaus ermöglicht das Widget die direkte Erstellung neuer Rechnungen.

In Bezug auf Zugriff und Berechtigungen ist das Widget für alle Benutzer zugänglich, wobei die jeweiligen Berechtigungen von Administratoren oder Partnern verwaltet werden können. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung von Zugriffsrechten und Funktionen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens.

Meine aktiven Kontakte

Meine aktiven Kontakte bietet eine übersichtliche Darstellung aller Kontakte, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind und die als aktiv gekennzeichnet sind. Diese Übersicht enthält wichtige Informationen wie Name, Art des Kontakts und Tags.

Meine Servicetickets

Meine Servicetickets hilft Ihnen, Ihre Servicetickets zu überwachen und zu verwalten. Es bietet einen schnellen Überblick über alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und geschlossenen Tickets.

Die Hauptfunktionen des Serviceticket-Widgets umfassen die Anzeige, Interaktion und Integration von Servicetickets. Die Anzeigefunktion bietet eine übersichtliche Liste aller Servicetickets mit relevanten Informationen wie Ticketnummer, Status, Priorität, Kunde und Problemkategorie. Benutzer können Tickets mithilfe von Filteroptionen nach verschiedenen Kriterien wie Status, Priorität und Kategorie sortieren, während eine Suchfunktion das schnelle Auffinden spezifischer Tickets durch eine Suchleiste ermöglicht.

Die Interaktionsmöglichkeiten mit den Tickets umfassen das Anzeigen weiterer Details wie den Kommunikationsverlauf und Anhänge durch einen einfachen Klick auf ein Ticket. Benutzer können auch den Status eines Tickets schnell aktualisieren, beispielsweise von Offen zu In Bearbeitung oder Gelöst. Das Widget bietet außerdem eine nahtlose Integration mit E-Mail oder Chat für direkte Kommunikation mit dem Kunden.

Das Serviceticket-Widget ermöglicht auch die Integration mit anderen Abteilungen wie Vertrieb oder Technik, falls erforderlich, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Es bietet zudem die Möglichkeit zur Verbindung mit Workflow-Tools für automatisierte Prozesse.

In Bezug auf Zugriff und Berechtigungen haben alle Kundendienstmitarbeiter Zugriff auf das Widget, wobei der Zugriff auf spezifische Tickets eingeschränkt werden kann. Administratoren können Berechtigungen konfigurieren, um den Zugriff auf bestimmte Funktionen zu steuern, und somit eine optimale Nutzung des Widgets sicherstellen.

Inbox

Die Leads-Inbox ist ein zentraler Speicherort, an dem Sie neue Leads anzeigen, organisieren und priorisieren können. Um einen neuen Lead hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lead hinzufügen und füllen Sie die erforderlichen Angaben aus. Das System sammelt automatisch neue Leads aus verschiedenen Quellen und speichert sie in der Leads-Inbox.
Dazu können Sie verschiedene Quellen über APIs anbinden (Webforms, E-Mail, Google Sheets, etc.).

Sie können Leads nach verschiedenen Kriterien (z.B. Quelle) sortieren, filtern und suchen, um schneller auf Leads reagieren zu können.
Ein Lead im Posteingang eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) ist ein Kontakt, der Interesse an den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens gezeigt hat. Dieses Interesse kann beispielsweise durch das Ausfüllen eines Kontaktformulars (Quelle: Webformular) auf der Website des Unternehmens oder durch den Besuch einer Veranstaltung bekundet worden sein.

Der Posteingang kann verschiedene Arten von Leads enthalten, z. B. Cold Leads (Kontakte, die kein explizites Interesse bekundet haben), MQLs (Marketing Qualified Leads), SQLs (Sales Qualified Leads) oder Opportunities (verkaufsbereite Kontakte).

Verlinkung

Inbound Leads einem Kontakt zuordnen

Verlinkung:

Keine Verlinkung: 

Inbox Einträge, die bereits in eine Opportunity (Lead/Deal) umgewandelt wurden, sind mit diesem Verlinked und durch 🔗 gekennzeichnet. Durch einen Klick öffnet sich die Opportunity direkt.

 

Ist keine Verlinkung vorhanden wird bei einem Klick darauf hingewiesen, dass dieser Inbox Lead noch nicht qualifiziert ist.

Titel

Leads eindeutig identifizieren

Sie können den Titel frei definieren.

Vorzugsweise sollten Sie diesen so wählen, dass dieser eindeutig identifizierbar ist, selbst wenn der Kontakt mehrere offene Opportunities gleichzeitig innehat.

Der Titel wird übernommen, wenn Sie den Inbox Lead in eine Opportunity (Lead/Deal) konvertieren.

Herkunft

Quellen hinzufügen und verwalten

Folgende Herfkunftsarten finden sich im Standard:

  • Facebook
  • Webformular
  • Lead Agentur
  • csv Datei
  • Kaltakquise

Die Auflistung finden Sie als Endnutzer unter Einstellungen --> Inbox.

Als Entwickler / Admin finden Sie die Rohtabelle als Unterordner Herkunft unter Einstellungen.

 

Sie können weitere Quellen hinzufügen, indem Sie "Neue Quelle" anklicken.

Priorität

Relevanz / Dringlichkeit der Opportunity

Sie können jedem Inboxeintrag eine Prioritätsstufe zuweisen.

 

Die Auflistung finden Sie als Endnutzer unter Einstellungen --> Inbox.

Sie können weitere Quellen hinzufügen, indem Sie "Neue Quelle" anklicken

Als Entwickler / Admin finden Sie die Rohtabelle als Unterordner "Priorität" unter Einstellungen.

Erstellt am

Zeigt Datum und Uhrzeit, an denen der Datensatz erstellt wurde bzw. eingegangen ist.

Es gibt keine Möglichkeit das Feld manuell zu bearbeiten.

Qualifiziert am

Zeigt Datum und Uhrzeit, an denen die Kundenanfragein einen Lead / Deal konvertiert wurde.

Es gibt keine Möglichkeit das Feld manuell zu bearbeiten.

Verantwortlich

Dieses Auswahlfeld gibt alle eingetragenen Mitarbeiter wieder. Sie können über dieses Feld sich oder einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

Bearbeitungsstatus

Die Qualifizierung von Kundenanfragen kann je nachdem, wie Ihre Vertriebsprozesse gestaltet sind bereits mehrere Schritte notwendig. Daher gibt es eine standardisierte Pipeline.

Mit dieser haben Sie jederzeit einen Überblick über bereits durchgeführte Schritte.

Diese Pipeline ist grundsätzlich nicht anpassbar. Admin haben jedoch die Möglichkeit an dieser Änderungen vorzunehmen.

Ist der Status Erledigt angeklickt, sollten sie spätestens dann entscheiden, ob die Kundenanfrage archiviert oder in eine Opportunity konvertiert werden sollte.

Kontakt

Im Bereich Inbox Information finden SIe die vom Kunden angegeben Informationen, bzw. SIe können diese manuell eingeben.

Doublettenschutz

Erhalten Sie Kundenanfragen, bei denen der Kontakt oder Ansprechpartner schon existiert, dann erhalten Sie folgende Warnmeldung, die sicherstellt, dass Sie keine Dubletten erstellen, die zu Inkonsistenzen in Ihren Stammdaten führen können.

Firma anlegen

 Durch einen Klick auf Firma anlegen wird automatisch ein Kontakt erstellt und Firmenname, Adresse, PLZ und Ort automatisch übernommen.

Ansprechpartner

Ansprechpartner sind Kontakte, die für bestimmte Angelegenheiten oder Themenbereiche zuständig sind und als direkte Ansprechpartner fungieren.

Person anlegen

Durch einen Klick auf Person anlegen wird automatisch ein Ansprechpartner erstellt und Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon automatisch übernommen. Der Ansprechpartner wird mit der Firma verknüpft, unabhängig ob zuerst der Kontakt oder der Ansprechpartner erstellt wird.

 Nachdem Kontakt und Ansprechpartner erstellt wurden, ist die Bestätigung sichtbar.

Voraussichtliches Budget

Das Feld wird verwendet, um eine Einschätzung der potenziellen Einnahmen aus einer Geschäftsmöglichkeit oder einem Deal zu geben.

Dieses Feld ermöglicht es Verkaufsteams, die potenziellen Einnahmen aus neuen Leads oder Möglichkeiten zu verfolgen, und kann als Leitfaden für die Entscheidung dienen, wie viel Zeit und Ressourcen in einen bestimmten Lead oder Deal investiert werden sollten.

Ein korrekter Eintrag im Feld "Voraussichtliches Budget" kann das Verkaufsteam dazu ermutigen, höherwertige Geschäftsmöglichkeiten zu priorisieren. Es kann auch hilfreich sein, um das Verkaufsforecasting zu verbessern, indem es eine genauere Vorstellung von den erwarteten Einnahmen in einem bestimmten Zeitraum gibt.

Es ist wichtig zu beachten, dass das "voraussichtliche Budget" nicht als absolute Zahl betrachtet werden sollte, sondern eher als Schätzung basierend auf den verfügbaren Informationen zum Zeitpunkt der Eingabe. Es kann sich ändern, basierend auf den Gesprächen mit dem Kunden, und sollte regelmäßig aktualisiert werden, um eine genaue Prognose zu gewährleisten.

Schließlich kann das Feld "Voraussichtliches Budget" dazu beitragen, den Kommunikationsfluss zwischen den Verkaufs- und Finanzteams zu verbessern, indem es eine gemeinsame Grundlage für die Diskussion über Geschäftsmöglichkeiten und Prognosen bietet.

Insgesamt dient das Feld "Voraussichtliches Budget" dazu, den Verkaufsprozess zu optimieren, die Ressourcenplanung zu verbessern und eine genaue Verkaufsprognose zu ermöglichen.

Wird die Kundenanfrage in einen Lead oder Deal konvertiert, wird das voraussichtliche Budget übernommen.

Opportunities

Lead und Deals / Verkaufschancen

Opportunities sind das Herzstück Ihres Vertriebsprozesses.

Sie sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Customer Relationship Management (CRM)-Systems und stellen die Geschäftsmöglichkeiten dar, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Verkaufschancen in Ihrem CRM-System effektiv nutzen können, um Ihre Vertriebs- und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Wir unterscheiden zwischen Leads und Deals, die sich lediglich in ihrem subjektiven Reifegrad unterscheiden und daher je nach Ihren internen Prozessen z.B. den Aufwand (Kundenbesuch etc.) begrenzen können.

Allgemein

Allgemein bietet eine Übersicht über die grundlegenden Funktionen von Opportunities, die es Ihnen ermöglichen, potenzielle Verkaufschancen zu verfolgen, zu bearbeiten und zu verwalten.

Aktionsmenü

Das Aktionsmenü bietet direkten Zugriff auf die wichtigsten Interaktionsmöglichkeiten mit den Opportunities.

 

  • In Deal umwandeln: Wandelt die Opportunity von einem Lead zu einem Deal
  • Neue Aktivität erstellen: Erstellt eine neue Aktivität zu der Opportunity
  • Neues Angebot erstellen: Erstellt ein neues Angebot zu der Opportunity
  • Neuen Auftrag erstellen: Erstellt einen neuen Auftrag zu der Opportunity
  • Neue Rechnung erstellen: Erstellt eine Rechnung zur Opportunity
  • Abonnieren: Aboniert die Opportunity und zeigt diese unter "Mein Board" an
  • Als "Gewonnen" markieren: Markiert die Opportunity als "Gewonnen"
  • Als "Verloren" markieren: Markiert die Opportunity als "Verloren" und fragt nach den Verlustgründen (s.u.)

Verlustgründe anlegen

Unter Einstellungen -> Verlustgründe können Sie weitere Verlustgründe anlegen.

Leads

Entdecke das Potenzial deiner Kunden

Leads sind potenzielle Kunden, die Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung gezeigt haben. Leads stammen aus einer Vielzahl von Quellen, die überwacht werden müssen (Webformulare, Website-Besuche, E-Mails). Leads werden nach Interessen und Qualifikationen gespeichert. Sie enthalten alle Informationen, die der Interessent in der Quelle angegeben hat. Das Modul Leads dient der Verwaltung von Interessenten und enthält alle wichtigen Informationen zu diesen Kontakten wie Name, Kontaktdaten und Interessen.

Neuen Lead anlegen

Im Menüpunkt Opportunities wird durch einen klick auf das "+" ein Neuer Datensatz erstellt.

Diese neue Opportunity ist per Standard zunächst ein Lead.

Lead-Qualifizierung

"Lead-Qualifizierung" bedeutet im Allgemeinen, dass ein potenzieller Kunde überprüft wird, um herauszufinden, ob er bereit ist, einen Kauf zu tätigen. Diese Überprüfung kann verschiedene Aspekte des potenziellen Kunden umfassen, wie z.B. seine Bedürfnisse, sein Budget und Zeitrahmen für einen Kauf. Das Ziel der Lead-Qualifizierung ist es, herauszufinden, welche Interessenten am wahrscheinlichsten zu zahlenden Kunden werden, um ihren Sales-Mitarbeitern einen effektiven Verkaufsprozess zu ermöglichen und die Konvertierungsraten zu erhöhen. Dies hilft Unternehmen, ihre Ressourcen auf potenzielle Kunden zu konzentrieren, die am ehesten bereit sind, einen Kauf zu tätigen.

Generell gibt es verschiedene Kriterien, anhand derer man einen Lead qualifizieren kann. In einem CRM-System können diese Kriterien oft individuell definiert und angepasst werden. Hier sind einige gängige Kriterien:

  • Bedarf: Hat der Lead einen Bedarf oder eine Herausforderung, die Ihr Unternehmen lösen kann?
  • Budget: Verfügt der Lead über ausreichende Finanzmittel, um Ihre Lösung zu bezahlen?
  • Autorität: Hat der Lead die Entscheidungsgewalt oder kann er/sie die Entscheidung beeinflussen?
  • Zeitrahmen: Gibt es einen geplanten Zeitrahmen für einen Kauf oder eine Entscheidung?
  • Beziehung: Hat der Lead bereits eine Beziehung zu Ihrem Unternehmen aufgebaut?

Die Qualifizierung eines Leads hilft dabei, den Vertriebsprozess zu optimieren und Ressourcen effektiv einzusetzen.

Die Qualifizierung von Leads ist ein wichtiger Schritt im Verkaufsprozess, der dazu beiträgt, Ressourcen und Zeit zu sparen, indem potenzielle Kunden identifiziert werden, die am ehesten ein Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen haben. Hier sind einige Schritte, die Sie durchführen können, um einen Lead zu qualifizieren:

  • Sammeln von Informationen: Zunächst sollten Sie so viele Informationen wie möglich über den Lead sammeln, um festzustellen, ob er ein potenzieller Kunde ist. Dies kann durch das Ausfüllen eines Formulars, eine Website-Analyse, eine Google-Suche oder eine andere Methode erfolgen.
  • Überprüfen der Eignung: Sobald Sie über Informationen verfügen, können Sie den Lead auf Eignung prüfen. Überprüfen Sie, ob der Lead ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist, ob er ein Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen hat und ob er ein Budget hat, um diese zu kaufen.
  • Bestimmung des Bedarfs: Wenn der Lead als potenzieller Kunde qualifiziert wird, sollten Sie seinen Bedarf an Ihren Produkten oder Dienstleistungen bestimmen. Fragen Sie nach seinen Herausforderungen oder Bedürfnissen und ermitteln Sie, ob Ihre Angebote diese Bedürfnisse erfüllen können.
  • Ermittlung des Zeitrahmens: Fragen Sie den Lead nach einem Zeitrahmen, innerhalb dessen er eine Kaufentscheidung treffen möchte. Wenn der Zeitrahmen in naher Zukunft liegt, besteht möglicherweise eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass der Lead in einen Kunden konvertiert.
  • Bewertung des Potenzials: Bewerten Sie den Lead anhand der Informationen, die Sie gesammelt haben, um zu bestimmen, ob er ein hohes Potenzial hat, in einen Kunden umgewandelt zu werden. Dies kann anhand von Faktoren wie dem Budget, dem Bedarf, dem Zeitrahmen und der Eignung des Leads erfolgen.

Indem Sie diese Schritte durchführen, können Sie einen Lead qualifizieren und sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen auf potenzielle Kunden konzentrieren, die ein echtes Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen haben.

Account übernehmen

Ein Account im CRM bezieht sich in der Regel auf ein Unternehmen oder eine Organisation, mit der ein Unternehmen Geschäfte machen oder interagieren möchte. Der Account stellt eine zentrale Datenbank dar, in der alle relevanten Informationen über das Unternehmen oder die Organisation gespeichert werden, wie z.B. Kontaktdaten, Industry-Code und Größe des Unternehmens sowie Informationen über bereits durchgeführte Interaktionen, Verkäufe und gekaufte Produkte oder Dienstleistungen.

Das Account-Datensatz ist in der Regel mit anderen Datensätzen wie Leads, Kontakten, Deals oder Aktivitäten verknüpft, um eine umfassende Übersicht über jeden Schritt im Kundenengagement zu gewährleisten. Eine gute Organisation und Pflege von Accounts ist entscheidend, um Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden effektiv zu verwalten und langfristige Beziehungen aufzubauen, die letztendlich zum Geschäftserfolg führen können.

Kontakt übernehmen

Ein Kontakt im CRM bezieht sich in der Regel auf eine Einzelperson, die im Zusammenhang mit einem Unternehmen oder einer Organisation relevant ist. Es kann sich um einen Kunden, eine potenzielle Kunden, einen Mitarbeiter, einen Lieferanten oder einen Partner handeln.

Die Kontaktinformationen umfassen in der Regel Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse und Funktion im Unternehmen oder in der Organisation. Der Kontakt-Datensatz kann auch Informationen über frühere Interaktionen oder Transaktionen mit dem Unternehmen enthalten, um einen umfassenden Überblick über die Beziehung zu jeder Einzelperson zu gewährleisten.

In der Regel werden Kontakte in verschiedenen Kontexten verwendet, wie z.B. um Serviceanfragen oder Vertriebsanfragen zu bearbeiten, um Marketingaktivitäten auszuführen, oder um Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Die Verwaltung und Pflege von Kontaktinformationen im CRM-System ist von entscheidender Bedeutung, um effektive Kundeninteraktionen zu ermöglichen und letztendlich den Erfolg des Unternehmens zu fördern.

Opportunity ID

Smart BCC für Opportunities

Opportunity ID

Die Opportunity ID ist eine automatisch vergebene Identifikationsnummer. Werden Emails an das mit dem CRM verknüpte Smart BCC Adresse gesendet und enthalten im Betreff die ID, so werden diese vom CRM automatisch nicht nur dem Kunden, dem Ansprechpartner und dem Verantwortlichen, sondern auch die Opportunity verknüpft.

Deals

Im Modul Deals werden alle laufenden Verkaufschancen oder potenzielle Geschäftsabschlüsse erfasst. Hier können alle wichtigen Informationen einschließlich Kundenwünschen, Prognosen für Abschlüsse und verbleibende Aufgabenzenarien erfasst werden.

Neuen Deal anlegen

Ein neuer Deal kann im Menüpunkt Opportunities wie ein Lead angelegt werden. Dabei wird standardmäßig eine neue Opportunity als Lead erstellt. Um diesen Lead in einen Deal umzuwandeln, muss auf den Button Aktion auswählen geklickt und die entsprechende Option ausgewählt werden.

 

 

Pipeline

Pipelines in einem CRM sind eine Funktion, die den Verkaufsprozess eines Unternehmens in einzelne Schritte unterteilt und es ermöglicht, jeden Schritt individuell zu

Pipelines in einem CRM sind eine Funktion, die den Verkaufsprozess eines Unternehmens in einzelne Schritte unterteilt und es ermöglicht, jeden Schritt individuell zu bearbeiten und zu verfolgen. Die Schritte, die ein potenzieller Kunde durchläuft, bis er schließlich zum Kunden wird, werden als Verkaufspipeline bezeichnet. Innerhalb jedes Schrittes können Aufgaben erstellt und den jeweiligen Verkaufsmitarbeitern zugeordnet werden.

Um einen neuen Deal hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Deal hinzufügen und füllen Sie die erforderlichen Details aus. Um einen Deal durch die Verkaufspipeline zu bewegen, klicken Sie auf ihn und ziehen Sie ihn in die nächste Phase.

Erstellung von Pipelines

In den Einstellungen unter Pipelines haben Sie die Möglichkeit, sowohl für Deals als auch für Leads Pipelines anzulegen.

Zuweisung von Pipeline-Aufgaben

Hier können die jeweiligen Schritte in einer Tabelle definiert werden, um die Zuweisung von Aufgaben innerhalb der Pipeline zu organisieren.

Status ändern

Sobald der Status eines Leads auf Gewonnen oder Verloren gesetzt wurde, können die Geschäftsdaten nicht mehr geändert werden. Die Informationen im CRM können verwendet werden, um Einblicke in den Erfolg des Verkaufsprozesses zu erhalten. Eine Analyse dieser Informationen kann helfen, Schwachstellen im Verkaufsprozess zu identifizieren und Verbesserungen zu entwickeln. Darüber hinaus können diese Informationen dazu verwendet werden, Prognosen zu erstellen und die Pipeline der Verkaufschancen eines Unternehmens zu verfolgen.

Status: Gewonnen

Wird der Status auf Gewonnen gesetzt, wird der Account auf Kunde gesetzt. Danach ist der Pipeline Status wie auch die anderen Daten nicht mehr veränderbar.

Status: Verloren

Wird der Status auf Verloren gesetzt, muss zwingend ein Ausschlussgrund angegeben werden.

Die einzelnen Gründe können vom Administrator in den Einstellungen erweitert werden.

  • Analyse der Gründe: Das Sales Team analysiert die Gründe für den Verlust des Deals. Dabei werden Schwachstellen identifiziert, die im zukünftigen Verkaufsprozess verbessert werden können.
  • Erarbeitung von Maßnahmen: Auf Basis der Analyse und Bewertung werden konkrete Maßnahmen zur Optimierung des Vertriebsprozesses erarbeitet und umgesetzt.
  • Mitarbeiterschulung: Um die Effektivität des Vertriebsprozesses zu steigern, werden Mitarbeiter geschult und Weiterbildungen angeboten.
Abschlusswahrscheinlichkeit festlegen

Wie kann ich die Abschlusswahrscheinlichkeit einer Opportunity einstellen?
Die Wahrscheinlichkeit gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Opportunity erfolgreich abgeschlossen wird. Für jeden Pipeline-Schritt kann eine prozentuale Abschlusswahrscheinlichkeit definiert werden.

Indem Sie die Wahrscheinlichkeit für jeden einzelnen Deal in Ihrer Pipeline eingeben, können Sie die Wahrscheinlichkeit auf der Grundlage Ihrer spezifischen Kenntnisse über jeden Deal anpassen und erhalten so eine sehr genaue Schätzung der zu erwartenden Einnahmen für Ihr Unternehmen.

Übersicht

Im Folgenden werden die Funktionen unter dem Reiter Übersicht dargestellt.

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Sie können Opportunities abonnieren, indem Sie über den Aktionsbutton Aktion auswählen anklicken. Klicken Sie im Anschluss auf Abonnieren. Wenn Sie einer Opportunity nicht mehr folgen möchten, klicken Sie erneut auf den Aktionsbutton und wählen Abonnement beenden.

 

 

 

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Abonnierte Opportunities finden Sie in Mein Board im Reiter Mein Tag.

Titel

Opportunities eindeutig identifizieren

Sie können den Titel frei definieren.

Vorzugsweise sollten Sie diesen so wählen, dass dieser eindeutig identifizierbar ist, selbst wenn der Kontakt mehrere offene Opportunities gleichzeitig innehat.

Der Titel wird übernommen, wenn Sie den Inbox Lead in eine Opportunity (Lead/Deal) konvertieren.

Wurde die Opportunity aus der Inbox übernommen, so wird der Titel, der in der Inbox angegeben wurde auch für die Opportunity verwendet.

Herkunft

Quellen hinzufügen und verwalten

Folgende Herfkunftsarten finden sich im Standard:

  • Facebook
  • Webformular
  • Lead Agentur
  • csv Datei
  • Kaltakquise

Die Auflistung finden Sie als Endnutzer unter Einstellungen --> Inbox.

Sie können weitere Quellen hinzufügen, indem Sie Neue Quelle anklicken

Als Entwickler / Admin finden Sie die Rohtabelle im Adminmodus als Unterordner unter Einstellungen.

Tags

Differenziert und wohlsortiert

Tags oder Schlagworte sind ein vielseitiges und wichtiges Feld in einer CRM-Lösung, das für eine effiziente Organisation, Klassifizierung und Suche von Kundeninformationen sorgt.

Tags ermöglichen es Nutzern, bestimmte Schlüsselwörter oder kurze Phrasen zu Opportunities hinzuzufügen und nach verschiedenen Merkmalen oder Kategorien zu sortieren

Dies erleichtert die Datenverwaltung erleichtert und erleichtert die Planung zielgerichteter Marketingaktionen zu erstellen.

Sie können weitere Tags hinzufügen, indem Sie + Tag anklicken

Als Entwickler / Admin finden Sie die Rohtabelle im Adminmodus als Unterordner unter Einstellungen.

Priorität

Die Priorität in Opportunities eines CRM-Systems gibt an, wie wichtig oder dringend eine bestimmte Geschäftsmöglichkeit oder Verkaufschance ist. Sie hilft Benutzern, sich auf diejenigen Opportunities zu konzentrieren, die die größte Bedeutung oder Dringlichkeit haben.

Liefertermin

Der Liefertermin bezeichnet das vereinbarte Datum, an dem ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Kunden geliefert werden soll.

Start Deal

Start Deal bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem eine Geschäftsmöglichkeit oder Verkaufschance aktiviert oder gestartet wird.

Abschlussdatum

Das Abschlussdatum bezeichnet das voraussichtliche oder tatsächliche Datum, an dem eine Geschäftsmöglichkeit oder Verkaufschance abgeschlossen wird oder abgeschlossen wurde.

Pipeline

Ihre Pipeline ist eine visuelle Darstellung Ihres Vertriebsprozesses. Sie kann vollständig an Ihren individuellen Arbeitsprozess angepasst werden. Benennen Sie die Phasen, die Sie durchlaufen, um Ihre Deals abzuschließen, oder wählen Sie eine Vorlage aus. Danach können Sie Ihre Pipeline mit Deals füllen.

Automatisierung

Die Erstellung und Planung von Aufgaben ist ein zeitaufwändiger Prozess im Vertrieb. Daher haben Sie die Möglichkeit, Standardaufgaben für jede Ihrer Vertriebspipelines automatisch zu definieren und automatisch einzuplanen.

Zunächst benötigen Sie einen Aktivitätenplan für die von Ihnen ausgewählte Pipeline.

Nachdem Sie die Pipeline ausgewählt haben, können Sie ein Startdatum wählen. Das System plant dann alle Aktivitäten der Pipeline in chronologischer Reihenfolge ein.

Natürlich können Sie die Aktivitäten jederzeit umplanen. Dies geschieht entweder über den Reiter Aktivitäten der Opportunity oder im Bereich Aktivitäten, wo Sie eine detaillierte Planung aller Aufgaben in einem Gantt-Chart vornehmen können.

Kontakte

Das Modul Kontakte ermöglicht ein ganzheitliches Kunden- und Kontaktmanagement, indem es Daten zu Kontaktdetails, Interaktionen, Historie und Aktivitäten in einem einzigen Dashboard zusammenfasst.
Sie können neue Kontakte hinzufügen, bestehende Kontaktinformationen bearbeiten und die Kontakthistorie anzeigen.

Kontakt hinzufügen

In der Tabelle Kontakte kann mittels des Symbols + ein neuer Kontakt-Datensatz angelegt werden.

Aktivitäten

Aktivitäten umfassen alle Interaktionen und Aufgaben im Rahmen der Kundenbetreuung und des Vertriebs, wie Anrufe, E-Mails, Meetings und Aufgaben. Sie ermöglichen eine effektive Verwaltung von Kundenbeziehungen und optimieren den Vertriebsprozess.

Neue Aktivität anlegen

In der Tabelle Aktivitäten kann mittels des Symbols + ein neue Aktivität angelegt werden.

Aktivitäten planen

Die Aktivitätsplanung kann mittels einem Gantt-Diagramm im Reiter Meine Planung beziehungsweise Planung durchgeführt werden.

Budget

Unser CRM ermöglicht eine genaue Planung, Nachverfolgung und Kontrolle der Umsatzplanung.
Nach Erstellung eines neuen Datensatzes können Sie ein Jahr eintragen. Anschließend werden automatisch die 12 Monate erstellt, in denen Sie die Umsätze budgetieren können.

Durch die Nutzung des Budgetbereichs in einem CRM können Unternehmen ihre finanziellen Ressourcen effektiv verwalten, ihre Rentabilität verbessern und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

Reporting

Mit dieser Funktion können Sie Berichte mit allen relevanten Daten visualisieren, analysieren und interpretieren, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Um in den Bereich Reporting zu gelangen, klicken Sie in der Navigation auf Reporting.
Sie gelangen in das folgende Menü und haben die Möglichkeit, entweder einen voreingestellten oder einen individuellen Zeitraum auszuwählen.

Servicetickets

Der Bereich Servicetickets ist ein unerlässliches Werkzeug für das Management von Serviceanfragen durch Kunden. Es ermöglicht Unternehmen, Support-Tickets effizient zu erfassen, zu verfolgen und zu lösen, wodurch sie ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit gewährleisten können.

Funktionalitäten:

  • Ticket-Erstellung: Benutzer können schnell und einfach Support-Tickets erstellen, sei es durch manuelle Eingabe oder durch automatisierte Prozesse wie E-Mail-Erkennung. Jedes Ticket enthält relevante Informationen wie Kundenkontaktdaten, Problem- oder Anfragebeschreibung und Prioritätsstufe.
  • Ticket-Zuweisung: Das System kann Tickets automatisch an den geeigneten Support-Mitarbeiter oder das passende Team weiterleiten, basierend auf vordefinierten Regeln wie der Art des Problems, der Qualifikation des Mitarbeiters oder der Arbeitsauslastung.
  • Statusverfolgung: Benutzer können den Status von Tickets in Echtzeit verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Anfragen zeitgerecht und effizient bearbeitet werden.
  • Berichterstattung und Analyse: Durch integrierte Berichterstattungsfunktionen können Benutzer wichtige Metriken wie die durchschnittliche Antwortzeit, die Lösungsrate beim ersten Kontakt und die Kundenzufriedenheit messen und analysieren.
  • Zentralisierung: Das Ticket-System ermöglicht die zentralisierte Erfassung von Support-Tickets aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Telefon, soziale Medien usw.).

Mit dem Bereich Servicetickets kann sichergestellt werden, dass keine Kundenanfragen übersehen werden und dass jede Anfrage schnell und professionell bearbeitet wird.

Serviceticket ID

Die Serviceticket ID ist eine automatisch vergebene Identifikationsnummer. Werden Emails an das mit dem CRM verknüpte Smart BCC Adresse gesendet und enthalten im Betreff die ID, so werden diese vom CRM automatisch nicht nur dem Kunden, dem Ansprechpartner und dem Verantwortlichen, sondern auch das Serviceticket verknüpft.

Typ

 

Bei dem Feld Typ handelt es sich um ein Auswahlfeld, in dem Sie die Art des Servicetickets spezifizieren können.

 

Nativ haben Sie die Auswahl zwischen

  • Frage
  • Vorfall
  • Problem
  • Reklamation

Sie können aber auch eigene Typen hinzufügen oder bestehende anpassen.

Auftrag / Rechnung

 

 

Sie haben die Möglichkeit, einem Serviceticket einen konkreten Auftrag oder eine Rechnung zuzuordnen. Dazu wählen Sie zunächst aus, ob es sich um einen Auftrag oder eine Rechnung handelt. Anschließend können Sie das entsprechende Dokument auswählen.

Betreff

Das Feld Betreff dient dazu, den Hauptgegenstand oder das Hauptanliegen eines Servicetickets kurz und prägnant zu beschreiben. Es gibt dem Supportteam einen schnellen Überblick über das Problem oder die Anfrage des Kunden, bevor das gesamte Ticket gelesen wird.

Problembeschreibung

Das Feld Problembeschreibung ermöglicht es dem Benutzer, detaillierte Informationen über das aufgetretene Problem oder die Anfrage einzugeben. Dies soll dem Support-Team einen umfassenden Einblick in die Situation geben, um das Problem effizient diagnostizieren und lösen zu können.

Wert in Euro

Das Feld Wert in Euro wird verwendet, um den Geldwert oder die Kosten anzugeben, die mit einem bestimmten Serviceticket verbunden sind. Dies kann z. B. der Wert eines betroffenen Produkts, der potenzielle Verlust aufgrund eines technischen Problems oder die geschätzten Kosten für eine Reparatur oder Lösung sein. Dies ermöglicht es dem Support- und Management-Team, die finanziellen Auswirkungen eines Problems oder einer Anfrage zu bewerten.

Updates

Das Feld Updates ermöglicht es den Support-Mitarbeitern und anderen Beteiligten, laufende Aktualisierungen und Fortschritte bei der Bearbeitung eines Servicetickets zu dokumentieren. Jede Aktualisierung sollte den aktuellen Status des Tickets, durchgeführte Aktionen oder Änderungen und gegebenenfalls die nächsten Schritte oder Anforderungen enthalten. Dieses Feld dient als Kommunikationsmittel, um alle Beteiligten über den Fortschritt des Tickets auf dem Laufenden zu halten.

Antwort

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