Hallo!

Das könnte generell ein Thema zur DSGVO sein, zu der es unterschiedliche Löschfristen gibt:

https://www.datenschutzexperte.de/loeschkonzept-im-unternehmen/

Teilweise zwingend, teilweise mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abzugleichen.

Hallo, ich sehe hier eher ein sachliches Problem. Denn das Ansinnen, Datensätze nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch zu löschen, setzt ja erst mal ein zuverlässiges Bezugsdatum voraus. Die internen Werte 'Erstellt am' und 'Zuletzt geändert' sind dazu wohl eher ungeeignet, da sie nichts über den tatsächlichen Beginn der Frist aussagen. Der Kunde bspw., den man vor X Jahren in Ninox angelegt hat, kann ja immer noch ein aktiver sein. Man müsste also zusätzliche Kriterien prüfen, z. B. die letzte Aktivität, wenn das Datenmodell es hergibt.

Praktikabel wäre eine Automatisierung deshalb m. E. überhaupt nur bei Daten, die mit einem Gültigkeitsdatum versehen sind, das als Beginn der Aufbewahrungsfrist betrachtet werden kann. Also zum Beispiel bei Belegen wie Rechnungen, die ja immer ein Rechnungsdatum haben. Aber selbst die würde ich nicht zum Stichtag nach Ablauf der Frist automatisch löschen.

Die meisten Ninox-User betrifft es wohl sowieso erst in einigen Jahren ... Aber wenn man vielleicht zehn und mehr Jahre alte Rechnungen importiert hat, dann könnte man, z. B. im Dashboard oder auf einer speziellen Admin-Seite, eine Ansicht der betreffenden Tabelle erstellen und diese entsprechend filtern. So ließen sich die potenziell zu löschenden Daten noch mal überprüfen und dann ggf. mit einem Button löschen (oder eine Löschmarkierung setzen).

Da wir hier ja wohl über Zeiträume von mindestens mehreren Jahren sprechen, könnte man das m. E. durchaus von Zeit zu Zeit manuell mit einer Ansicht überprüfen und zum Löschen ggf. auf den Button klicken. Der Code zum Selektieren der Daten könnte bspw. so aussehen (am Beispiel der Rechnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren):

let myYears := 10;
let myExDate := date(year(today()) - myYears, month(today()), day(today()));
select Rechnungen where Rechnungsdatum < myExDate

Hallo! Ich habe bei den in Frage kommenden Tabellen bzw. Datensätzen (ohne Trigger-Script!) eine Auswahl "Löschfrist beachten" hinterlegt. In Kombination mit einem Erstellungs-Datum und einem Feld "Lebensdauer" kann ich z.B. zum Jahreswechsel manuell prüfen, welche Datensätze fällig wären. Ist zwar mit etwas Arbeit verbunden, aber der Jahreswechsel bietet sich dazu einfach an. Und es geht ja letztendlich nur um die personenbezogenen Daten.

Langfristige Geschäftsbeziehungen, z.B. Kunden, die man schon seit über 10 Jahre bedient, oder Lieferanten, die man immer wieder in Anspruch nimmt, kann man dann davon ausnehmen.

Z.B. alle Daten mit der Auswahl "Löschfrist beachten" und die älter als die eingestellte Lebensdauer sind in einer Auswahltabelle darstellen und einzeln oder pauschal zu löschen. Eventuell noch ein Feld "aktiv/inaktiv" - da sollten der Fantasie keine Grenzen gesetzt sein ;-)