Hi,

ich bin neu bei Ninox und bräuchte Support bei der Frage, wie man die DB grundsätzlich für unseren Use Case aufbauen könnte.

Wir haben ein Trainerteam (8 Leute), die regelmäßig an Schulen Workshops durchführen. Die Terminplanung wird immer komplexer, deshalb wollte ich Ninox ausprobieren. Folgendes soll über Ninox abgebildet werden:

Verfügbarkeiten (wer hat wann Zeit?): Jede:r Trainer:in gibt 6 Monate im Voraus die eigenen Verfügbarkeiten an. Bisher lief das über eine Excel mit einer Datumsspalte und eigenen Spalten für jeden Trainer, der dann mit Farbcode (rot/grün) markiert hat, ob er/sie an dem jeweiligen Tag verfügbar ist. Recht entspannt also, und das soll auch gern so bleiben (für jeden Tag z.B. einen extra Datensatz anlegen, in dem hinterlegt ist, ob Trainer X verfügbar ist oder nicht – das wäre zu kompliziert).

Salesplanung (welche Termine bieten wir auf Grundlage der Trainerverfügbarkeiten Schulen in welcher Region an?): Sales Mitarbeiter brauchen eine Liste der möglichen Termine mit der jeweiligen Region, die sie interessierten Schulen anbieten können (z.B. 8.10.23 - 2x Raum Stuttgart, 9.10.23 1x Raum Stuttgart, 1x Raum Karlsruhe, 10.10.23 2x Vorderpfalz, 1x Raum Stuttgart). Diese Liste würde zu Beginn erstmal manuell auf Grundlage der Trainer Verfügbarkeiten erstellt werden. Gleichzeitig müssen Sales Mitarbeiter Termine für einzelne Regionen als "geblockt" und später "fix vereinbart" markieren können - und das System soll Termine für bestimmte Regionen blocken, sobald ein Trainer mehr als 5 Einsätze pro Monat geblockt hat oder mehr als 3 Wochen am Stück eingeplant ist. Alternativ müssen Sales MA sehen können, bei wie vielen Terminen ein bestimmter Trainer schon eingeplant ist.

Einsatzplanung (welche Trainer führen welchen Workshop durch?): Wir brauchen filterbare Ansichten, in denen Trainer ihre eigenen Termine sehen können, aber auch eine gesamte Übersicht über alle Termine - filterbar nach Produkt. Die Ansichten sollten alle Termine chronologisch auflisten – am besten auch mit Leerzeilen für Daten, an denen keine Termine geplant sind (Wochenenden etc.). Auch wäre es super, dort interne Termine wie Quartalstreffen etc. anzeigen lassen zu können. Aktuell arbeiten wir mit Google Skripten, die Termine nach bestimmten Kriterien jede Nacht mit verschiedenen Google Kalendern synchronisieren und dort auch Infos der Datensätze verlinken – auch so eine Funktion wäre wichtig.

Liquiditätsplanung (wie viele Termine müssen wir noch vergeben, um auf unsere Cashflow Ziele zu kommen?): Es braucht ein Dashboard, auf dem ersichtlich ist, wie die Liquidität zum Beginn jedes Monats sein wird, was der Ziel Cashflow ist und wie viel Cashflow schon in welchem Monat geplant ist – auf Basis der fixen Termine und separat auf Basis aller von Sales eingetragenen Terminen (auch vorerst geblockten). Das ganze soll abhängig von der Finanzierungsform berechnet werden, die bei jedem Termin eine andere sein kann (z.B. hat Stiftung A kürzere Zahlungsziele als Sponsor B – der Geldeingang ist für uns relevant). Sales braucht also eine Info, in welchen Monaten noch wie viele Termine nötig sind, um eine stabile Liquidität zu gewährleisten, ohne die Trainer zu überlasten.

Danke vorab schon mal fürs Lesen und Gedanken machen. 
Ich bin dankbar für jede Idee, unseren Use Case mit Ninox abzubilden.

LG Alwin