Da komme ich wohl auch nicht so bald dazu weil mir immer neue Dinge für meine eigene Sache einfallen. Heute habe ich es geschafft die Kontoauszüge meiner Bank in Ninox zu importieren die ich aus dem Onlinebanking meiner Bank exportieren kann. Damit wird das nächste Ziel eine soweit wie mögliche automatisierte Belegerfassung zu realisieren. Da gibts eine Menge "wenn, aber, und oder usw."

Hallo Emanuel... Ich melde mich die Tage mal, ich habe die Woche eine Menge um die Ohren. Und die Anwendung wächst zur Zeit schneller und mehr als ich das vorher gedacht hatte. Daher sollte man mit Success und so vielleicht noch ein paar Tage warten bis die Kernbausteine auch alle drin sind.

Ich male mir schon selber Werbeprospekte, damit ich selber noch weiss was das Ding mittlerweile alles kann:

 

Und selbst das ist schon wieder nicht mehr aktuell weil schon wieder Neues drin ist.

Aus einer einstmals simplen "Formularausfüllhilfe" ist ein ziemlich komplexes Ding geworden, welches ich aber dank Ninox guter Logik immer noch überschaue. Auch wenn Ninox ein paar Tools zur Strukturierung und Kommentaren etc. für den "Programmierer" fehlen. Bei grösseren Projekten wird die Felderliste in den Einstellungen so lang, dass man sehr mühsam die Stellen findet die man sucht. Aber das ist ein Thema für die Anregungen.

Zu meinem Tool:

Mittlerweile erledigt es nahezu alles was ich wollte von allein und alles mit nur den nötigsten Datenerfassungen. Einmal ein Wert erfasst muss ich den nirgendwo mehr nochmal erfassen. Selbst das integrierte Reisekostentool sucht nach evtl. Aufträgen und anderen Faktoren und dort nach den Orten, Zeiten und ob man dort wirklich war etc. Schon sind die lästigen Reisegründe für die Jahressteuererklärung von allein eingetragen.

 

Parcelbooker:

Lagerbestandsverwaltung die automatisch abbucht was man aus dem Fahrzeug entnimmt ist ja schon Standard. Neu ist, dass auch die Zugänge nun erfasst werden. In meiner Branche schicken meine Auftraggeber die Ersatzteile wild per Paket zu einem und man ist selten zu Hause um diese Ware anzunehmen.

Das kann aber nun mit dem integrierten "Parcelbooker" jeder freundliche Helfer für einen erledigen der die Pakete z.B. annimmt. Dieser braucht nur ein Pad oder iPhone (mit Zugang zur Ninox DB) und kann die Teile schnell und simpel einbuchen. Ich bekomme dann eine email über den Vorgang und was da für Teile gekommen sind. SendMail sei Dank :-)

So muss ich meine lieben Paketannahme Helfer gar nicht ständig anrufen (oder die mich) ob was gekommen ist sondern erfahre es dann wenn es soweit ist. So kann ich die Rücktour schon gleich so steuern, dass ich dort vorbei fahre und den Kram dann endgültig ins Fahrzeug werfe.

 

Oder die automatische Reverse Charge Berechnung bei der EU Umsatzsteuer:

Was viele nicht wissen: In einigen Dienstleistungsbranchen gilt die simple Regel: "Ist der Rechnungsempfänger im EU Ausland wird keine Ust. ausgewiesen (Reverse Charge Verfahren)" nicht. Wäre auch zu einfach gewesen. Stattdessen gibt es zig Ausnahmen davon, in denen trotzdem die Umsatzsteuer in DE abgeführt werden muss. Je nachdem wo der Rechnungsempfänger in der EU sitzt, wo in der EU der Dienstleistungsort und die Art der Dienstleistung war. Höchst kompliziert, da steigen selbst die Finanzämter nicht mehr durch.

Für mich überprüft das nun meine Ninox App alles automatisch nur aufgrund meiner eh durchgeführten Eingaben. Aus all den Kombinationsmöglichkeiten wird das korrekte Besteuerungsverfahren gewählt und angewendet. Zusätzlich immer mit ausreichend Warnhinweisen, damit man sensibilisiert bleibt dafür.

Eine ähnliche Berechnung wird auch mit den EU Spesensätzen für die Verpflegungskostenpauschale automatisch durchgeführt. Kein Suchen in Tabellen welcher Satz wann wo gilt. Die Anwendung ermittelt das komplett selber. Einmal im Jahr muss man nur die EU Spesensätze anpassen in der Ninox Einstellungstabelle falls die Sätze sich geändert haben sollten.

 

Tip & Tap:

Dass man in meiner Auftragsverwaltung die Stunden z.B. per Auswahlfeld auswählen kann und wofür ich hier im Forum anfangs Unverständnis geerntet habe, hat ebenfalls einen handfesten Grund: Dreck! Denn arbeitet man draussen auf Baustellen, an Anlagen usw. ist es selten so gemütlich wie am Schreibtisch. Je weniger man dann Zahlen, noch dazu mit Komma eintippen muss umso besser. Es ist dann einfacher und fehlerfreier ein Auswahlfeld auszuklappen und die passende Zeit einfach auszuwählen. (Da man in Ninox noch keine einmal konfigurierten Felder kopieren kann, war es eine Heidenarbeit für zig dieser Auswahlfelder je 24x4 Einträge manuell zu erstellen, mit Icons zu versehen usw.)

 

Wie auch immer. Dank Ninox habe ich jetzt schon eine (immer weiter wachsende) Anwendung, die erstaunlich gut ist und sich so langsam auch Andere dafür interessieren. Dies ist aber wegen einer noch fehlenden Features in Ninox nicht so einfach . Eine "Ninox App" zu vertreiben erfordert noch einige Voraussetzungen in Ninox selber meine ich. Entweder muss man alles offen lassen (schlecht - auch für Gewährleistungsdinge) oder aber der Endanwender kommt an einige elementare Dinge nicht selber heran (ebenfalls schlecht).

 

Hier wärt Ihr sicher gut beraten, dass in diese Richtung gedacht wird, dass Ninox nicht nur Leute interessant ist die selber eine DB bauen wollen. Sondern dass auch Anwender Ninox Anwendungen erwerben die andere programmiert haben. Und dann muss die Ninox Anwendung geschützt gegen Zugriff auf den Code und die Innereien sein. Am Ende profitieren alle, denn die meisten werden die Ninox Cloud nutzen und alle eine Ninox Lizenz erwerben müssen.

Soo... Bis die Tage, melde mich!

Achso: Das noch quietschbunte Design der Anwendung wird nach und nach in ein gefälligeres Design gewandelt.  Ich habe einfach bei jedem neuen Abschnitt mal andere grafische Spielereien ausprobiert die ja nun endlich möglich sind. Die Kombinationen die mir am besten gefallen werden dann im Endprodukt landen. Sollte es das je geben.

Noch nicht, da es sehr auf einen bestimmten Workflow und eine bestimmte Branche ausgelegt ist. Aber ich bin dabei auch eine "allgemein einsetzbarerer" Variante zu erstellen da ich immer mehr Anfragen erhalte.

Die "Vorlage" wäre auch mittlerweile ein sehr undurchschaubares Geflecht aus unendlich vielen Scripten und Codes in den Feldern die alle voneinander abhängen. Da würde sich niemand zurechtfinden zur Zeit. Der User Copytexter hat es schon beschrieben: Eine für Dritte nutzbare Version ist nicht so ganz leicht zu bauen, da man viele Dinge die für einen selber logisch sind für andere erst anpassen muss. Allein schon um die verschiedenen Einstellungen für seinen Betrieb anzupassen muss man sich etwas hineinknien. Aber ich bin dabei und es sieht auch vielversprechend aus, dass da was Brauchbares heraus kommt.

 

Updates:

Die letzten Tage sind noch einige Features dazu gekommen:

• Zusatz PDFs. Neben dem normalen PDF Auftragsschein wirft die Anwendung nun auch automatisch zusätzliche Protokolle als PDF mit an die Empfänger raus. Und zwar abhängig davon ob man sie auch benutzt hat. Man hat die Auswahl aus einigen verschiedenen Protokollen wie Checklisten, Fotoberichten, Besuchsprotokollen usw. Was man eben so benötigt in seinem Betrieb. Falls nichts drin steht, wird das entsprechende PDF gar nicht erst angehangen. Vermeidet das versenden von leeren Formularen an die Kunden. Ninox erkennt das alles selber und hängt nur die wirklich benötigten PDFs an die Kundenmail. Selber kümmern muss man sich da nicht mehr drum.

Von JEDEM versandten Auftrag, Rechnung usw. wird immer eine Kopie an einen selber versandt. Nur so lässt sich überhaupt erkennen ob Ninox die Dinge wirklich verschickt hat und das Send Modul seine Arbeit wirklich getan hat. Von den Aufbewahrungspflichten abgesehen hat man so auch noch ein weiteres Backup seiner wichtigsten Dokumente im (verschlüsselten) Mailspeicher.

 

• Automatische Überführung in eine Rechung vom Auftrag aus. Sobald ein Auftrag abgeschlossen und an den Kunden versendet wurde, kann die Rechnung generiert werden. Diese kann dann im Rechnungsmodul entweder noch weiter bearbeitet, noch zusätzliches Zeug berechnet oder einfach gleich auf Knopfdruck so wie sie ist an den Empfänger abgesendet werden. Spart derart viel Zeit, dass ich grad nach einem neuen Hobby suche für die viele freie Zeit die ich dadurch spare :-)

Natürlich wird man ständig über Statusmeldungen über alles auf dem Laufenden gehalten. Man erkennt sofort ob ein Auftrag noch offen oder bereits an den Kunden zurück gemeldet wurde. Ebenso bei den Rechnungen. Ob sie nur generiert wurde oder schon abgesendet oder auch bezahlt wurde. Zur Sicherheit wird auch immer die Mailadresse angezeigt wer welche PDF erhalten hat (auch schon VOR dem versenden). Falls da mal was in den Einstellungen oder bei den Kundendaten verrutscht erkennt man sofort, dass die falsche Person im Versand steht und kann handeln bevor 100 Rechnungen an den falschen Empfänger gehen.

 

• Lagerverwaltungsmodul bearbeitet. Neben dem automatischen abbuchen von Lagerteilen, ist nun auch das aufbuchen - auch durch Dritte! - möglich. Sehr praktisch für Einzelkämpfer bei denen freundliche Helfer zum Beispiel die Pakete mit den frischen Ersatzteilen annehmen. Diese können das auf ihrem iPad oder iPhone einfach in das entsprechende Ninox Anwendungsmodul eingeben. Man selber erhält dann automatisch eine Info Mail mit den Angaben was da neu angekommen ist. Die Teile werden natürlich auch dem Lagerbestand gleich wieder aufgebucht. Man muss sie nur noch beim freundlichen Paketannehmer abholen fahren bei nächster Gelegenheit. Spart viele Anrufe und Nachfragen ob oder dass Pakete angekommen sind usw.

 

Und noch endlos viele kleinere Dinge und Helferlein die mittlerweile in die Anwendung geflossen sind, dass sie mir so schnell gar nicht alle einfallen. Die Anwendung ist seit Monaten im realen Einsatz und mit den neuen Features auch bei anspruchsvollen Industriekunden und Landeseinrichtungen wie Behörden, Bundeswehr usw. schon verwendet worden. Diese legen besonderen Wert auf gute und saubere Dokumentation über das was man dort geleistet hat. (Und was die Datensicherheit in diesen Fällen angeht: Es handelt sich in meinen Fällen nicht um geheime Daten oder sonst ein sensibles Zeug!) Alles was die Finanzämter als aufbewahrungspflichtig ansehen muss man halt irgendwie verarbeiten sonst würde sich gar nichts mehr bewegen.

 

• "Hausmeister Button" Diesen Button habe ich so getauft weil ich oft Aufträge von Hausmeistern, Haustechnikern u.ä. unterschreiben lasse. Diese sind in den meisten Fällen nicht direkt der Auftraggeber aber haben m.M. nach ein Anrecht auf eine Kopie dessen was sie unterschrieben haben. Wenn der Unterzeichner seine e-mail Adresse in einem Feld neben dem Unterschriftenfeld einträgt, erhält er automatisch eine spezielle Version der PDF Dokumente. In meinem Falle z.B. ohne die Fahrtzeiten, da diese für diese Personengruppe nicht relevant sind. In anderen Fällen wären dort z.B. keine Preise mit drauf usw. Endlich hohe Zufriedenheit, weil sie sofort alles Dokumenten im eigenen Postfach haben.

 

Es geht weiter!

Also noch etwas Geduld, es wird an einer universelleren Version gearbeitet. Das war so nicht geplant. Aber das doch vorhandene Interesse auch bei den Kunden die ich damit ja notgedrungen schon beim Unterschrift abholen konfrontiere bestärkt mich dann darin, dass ich mir diese Arbeit wohl aufhalsen sollte. Und Arbeit war es bis hierher reichlich.

Zitat: Hallo Pyromixer, wie löst Du das mit dem automatischen Lagerbestand und dem buchen mittels Iphone?

Gar nicht. Nutze Ninox nicht mit dem iPhone. Die iPhone Version ist mir noch ein wenig zu nerdy :-)

Barcode wäre sicherlich möglich, brauche ich aber nicht. Mir reicht ein Klick auf ein Verknüpfungsfeld hinter dem sich sofort eine Liste mit den Materialien öffnet und dann müssen nur die ersten Ziffern der Artikelnummer oder der Materialbeschreibung eingegeben werden und die Auswahl schränkt sich von selbst so weit ein, dass man dann nur noch auf den Artikel klicken muss. Geht schneller als jeder Barcodekram. Was sich bei den paar Artikeln pro Buchung einfach nicht lohnt. Bei meinen gelieferten Artikel ist der Barcode von Ninox auch nicht lesbar und zu klein gedruckt. Daran kann ich selber auch nichts ändern, daher ist Barcode scannen für mich kein Thema.

Es kennen sich hier aber einige sehr gut damit aus.

Hallo Volker. Sorry, habe es erst jetzt gelesen: klar kann ich helfen soweit es in meiner Macht steht. Meine Auftragsverarbeitung arbeitet in der echten Welt ja nun schon eine ganze Weile und es kam bisher nicht ein einziges Male zu einem Problem. Zuverlässig, stabil und sicher. Das liegt aber natürlich am solide gemachten Ninox und nicht an mir.

Aber natürlich merkt man im Arbeitsalltag auch die Fehler die man gemacht hat und wo man hätte was anders machen sollen. Da meine App durch seitenlange Codes, Verknüpfungen und Feldern allerdings so komplex geworden ist, steige ich selber nicht mehr durch nach dieser Zeit. Ich habe daher beschlossen ganz stressfrei das Projekt von Anfang an nochmal neu aufzubauen. Mit deutlich weniger Code und Formeln, nicht mehr jeden Kram automatsieren wollen - damit man auch später noch weiss was da eigentlich passiert bei nötigen Änderungen.

 

Für freischaffende Handwerker:

Ich arbeite z.B. viel für grössere Unternehmen und arbeite für diese bei deren Kunden. Nennt man wohl auch Subunternehmer, dieses Wort mag ich in meinem Falle allerdings nicht. Das ist heute gang und gäbe und jeder kennt es wenn z.B. an der Tür ein "Mitarbeiter eines grossen rosafarbenen Telekommunikationsunternehmens" steht und die neue Anschlußdose setzen will. In den meisten Fällen arbeitet dieser angestellt für ein anderes, kleineres Unternehmen (oder auch selbstständig) welches diese Dienstleistungen im Namen des Großen durchführt.

Am Ende unterschreibt man ein Formular mit dem Logo und dem Aufdruck des rosa Telekommunikationsriesen. Welche Firma da eigentlich wirklich bei einem war, erfährt man gar nicht. Spielt für den Endkunden auch keine Rolle, da sein Ansprechpartner das rosafarbene Telekommunikationsunternehmen ist und bleibt.

 

Ich habe mit der Telekommunikations-Branche nichts zu tun aber von der Vorgehensweise ist es bei mir ähnlich. Ich arbeite ausschliesslich B2B mit großen Maschinenherstellern zusammen und erledige bei deren Kunden und in deren Namen Jobs. Und hier kommt Ninox ins Spiel.

Ich arbeite mit immer der selben Auftragsverwaltung (nämlich meiner) aber der Kunde bekommt jeweils einen Bericht in PDF Form auf dem das Unternehmen steht welches er beauftragt hatte und für das ich in dem Falle unterwegs war. Logo, Anschrift, Bankdaten usw. Von meinem eigenem Unternehmen steht da nichts drauf. Ausnahme: es ist tatsächlich mein eigener Direktkunde. Dann stehen da meine Firmendaten.

 

Da ich einige eigene Endkunden habe, habe ich mich in der Mandantentabelle (meine Auftraggeber sind die Mandanten) halt auch selber eingetragen. Jede Kundenanlage ist einem Mandanten zugeordnet. Diese Kundenanlage muss man bei der Erfassung des Auftrags einfach auswählen - oder falls noch nicht vorhanden erstellen und dabei den korrekten Mandanten zuordnen. Im iPad Bericht wird auf dem vom Kunden zu unterschreibenden Bericht immer der Mandant angezeigt für den ich grad arbeite. Ist es mein eigener Direktkunde, dann steht da eben mein Unternehmen.

 

Das alles hier zu beschreiben dauert länger als der Erfassungsvorgang eines Auftrags in Ninox. Einen Auftrag lege ich in ca. 10 Sekunden an wenn die Kundenanlage schon vorhanden ist. Ansonsten dauerts eben 2 Minuten.

 

Hier sind erste Screenshots meiner neuen Auftrag App 2020:

Erfassungsfenster - Hier wird der Auftrag angelegt und später vor Ort alles an relevanten Daten in Sekunden eingetragen. Weiter drunter sind noch Materialauswahl und weitere Felder. Dieses Fenster sieht der Kunde nicht.

 

Kundenbericht iPad:

Dieses Fenster ist das was ich dem Kunden via iPad am Ende des Jobs vor die Nase lege. Bewusst so wenig Informationen wie möglich aber das was nötig. Man muss immer bedenken, dass man selber sein System gut kennt. Der Kunde aber hat nur 2-4 Sekunden um das für ihn völlig fremde iPad Formular zu erfassen. Zu komplexe und zu viele Infos würden daher nur verwirren und unnötige Nachfragereien erzeugen.

 

Das sind nur erste Screenshots. Ich habe grad erst wieder begonnen das System neu zu bauen.