Der Umgang mit Dateien in Ninox

Ninox erlaubt den Anhang von Dateien an Datensätze. Auf diese Weise in die Datenbank hinterlegte Dateien verweilen dort bis sie wieder gelöscht werden und können indes in Ninox selbst geöffnet und bearbeitet werden (sofern es sich um Bilddateien oder PDFs handelt) und sogar per öffentlichem Share-Link freigegeben werden, sodass jeder mit dem Link die Datei abrufen kann.

Eine Datei anhängen

Das Anhängen einer Datei an einen Datensatz kann auf verschiedene Arten und Weisen erfolgen.

Im Anhang-Tab

In jeder Tabelle einer Ninox-Datenbank existiert standardmäßig ein Tab für Anhänge, erkennbar am Büroklammer-Symbol. Über die Tabelleneinstellungen kann dieser Tab ein- und ausgeblendet werden. In diesem Tab werden in Kachelform alle Anhänge des Datensatzes angezeigt welche nicht bereits in Bildfeldern repräsentiert sind. Über einen Klick auf die Kachel mit der Aufschrift "Anhang hinzufügen" öffnet sich der Datei-Explorer des Geräts und eine oder mehrere Dateien können ausgewählt werden die bei Bestätigung dem Datensatz angehangen und im Anhang-Tab angezeigt werden.

Im Bildfeld

Ein Klick auf ein leeres Bildfeld öffnet ebenfalls den Datei-Explorer um eine einzelne Datei anzuhängen. Arbeitet man mit der nativen App auf iPad, iPhone oder Android öffnet sich stattdessen zuvor ein Kontextmenü in dem man auswählen kann ob man eine Datei aus dem Gerätespeicher oder aus einem verknüpften DropBox-Cloudspeicher ablegen, oder direkt ein Bild aufnehmen möchte das dann optional auch noch zusätzlich im Gerätespeicher abgelegt werden kann. Letztere Option erlaubt auch noch das aufgenommene Bild zu zu skalieren (Groß, Mittel und Klein) oder in Originalgröße zu übernehmen.

ℹ️ Im Bildfeld liegt nicht die Datei selbst sondern lediglich eine Referenz in Textform auf einen Anhang des Datensatzes. Das lässt sich nachvollziehen, indem man das Skript text(Bildfeld) etwa in einem Formelfeld ausführt. Diese Referenz besteht aus der strukturellen Datensatz-ID (etwa "B3" für den Datensatz 3 der Tabelle mit ID "B") und dem Namen der Datei, getrennt durch einen Schrägstrich, z. B. "B3/Rechnung.pdf".

Leert man via Skript ein Bildfeld (z. B. Bildfeld := null) wird die dort angezeigte Datei nicht gelöscht sondern nur die Textreferenz entfernt. Ab diesem Zeitpunkt erscheint die jeweilige Datei dann stattdessen im Anhang-Tab. Gleichermaßen kann man ein Bildfeld per Skript mit einer Referenz füllen (z. B. Bildfeld := file(this, "Rechnung.pdf")), sodass der Anhang des Datensatzes mit diesem Namen dann nicht mehr im Anhang-Tab, sondern im Bildfeld angezeigt wird.

Per Skript

Die Skriptfunktion importFile() dient dazu automatisiert einem Datensatz Anhänge hinzuzufügen. Der Rückgabewert ist vom Typ "file" und kann direkt bei der Ausführung einem Bildfeld zugewiesen werden um die Datei hierin darzustellen. Ansonsten erscheint die Datei im Anhang-Tab. 

Dateien bearbeiten

Ninox bietet die Möglichkeit Dateianhänge zu bearbeiten. Alle Dateien können zu jedem Zeitpunkt umbenannt werden. Das geschieht entweder indem man das Kontextmenü oben rechts in einem Bildfeld oder in einer Kachel im Anhang-Tab aufruft und die entsprechende Option wählt, oder die Funktion renameFile() verwendet.

Der Inhalt bestimmter Dateiformate kann auch bearbeitet werden:

Bilddateien

Gängige Bildformate (PNG, JPG, etc.) können direkt in Ninox überzeichnet werden. Hierfür muss die Datei in einem Bildfeld liegen dessen Einstellung "Dateihandhabung" die "Zeichnung" ist. Klickt man nun auf das befüllte Bildfeld öffnet sich keine Vorschau sondern ein Editor.

 ℹ️ Ein Unterschriftenfeld ist nichts anderes als ein Bildfeld dessen Dateihandhabung automatisch "Unterschrift" ist, eine simplere Form des Bildeditors.

PDFs

Öffnet man das Kontextmenü eines Bildfeldes in dem sich eine PDF befindet (oder das einer Kachel einer PDF im Anhang-Tab) kann "Im Editor öffnen" gewählt werden. Diese Option ersetzt von diesem Zeitpunkt an die Dateivorschau mit einem PDF-Editor welcher es erlaubt in der Datei zu zeichnen, Anmerkungen einzufügen und mehr.

Die PDF selbst wird hierbei nicht bearbeitet, stattdessen entsteht ein weiterer Anhang mit gleichen Namen, aber der Dateiendung XFDF. Diese Datei enthält alle Anpassungen welche beim Öffnen im Editor lediglich visuell mit der PDF überlagert werden. Über die Option "Print" (Drucker-Symbol oben rechts im Editor) ist es möglich die Datei mit allen Änderungen kombiniert auszugeben.

Dateien freigeben

In Ninox abgelegte Dateien können freigegeben werden, sodass jeder im Besitz des Share-Links - egal ob Ninox-Nutzer oder nicht - diese abrufen kann. Ruft man den Share-Link einer PDF oder Bilddatei auf wird diese dann im Browser angezeigt. Dateien anderer Formate werden lediglich heruntergeladen. 

Manuell

Das Kontextmenü eines Bildfeldes bietet die Option "Diese Datei freigeben...". Ein Klick hierauf öffnet ein Popup in dem die Freigabe für diese Datei ein- und ausgeschaltet werden kann. Wenn aktiv erscheint ein Share-Link der kopiert werden kann. 

Per Skript

Die Funktion shareFile() automatisiert die Freigabe, gleichermaßen kann sie via unshareFile() für eine bereits freigegebene Datei wieder aufgehoben werden.

Dateien löschen

Wird eine Datei nicht mehr benötigt kann sie gelöscht werden.

Manuell

Im Kontextmenü eines Bildfeldes oder einer Kachel im Anhang-Tab kann die Option "Löschen" gewählt werden um einen Anhang aus der Datenbank zu entfernen. Ein Abfrage zur Bestätigung der Löschung garantiert, dass dies nicht versehentlich passiert.

Per Skript

Die Funktion removeFile() kann verwendet werden um Dateianhänge automatisiert zu entfernen. Hierbei erfolgt allerdings keine Abfrage zur Bestätigung bevor die Datei unwiederbringlich gelöscht wird.