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Export in Excel Vorlage

Moin alle miteinander :) 

Ich arbeite seit einigen Monaten mit Ninox und die Datenbank erleichtert mir als Kirchenmusiker sehr viel Organisationsaufwand. 

Aktuell ist es so, dass wir für unsere Fahrkostenabrechnung eine absolut verklausulierte Excel Tabelle haben. Das Ausfüllen dieser Tabelle ist sehr Zeitintensiv. 

Da kam mir die Überlegung dieses Prozess mit Ninox zu automatisieren. Ist es möglich das man eine Ninox Datenbank in ein vorgegebenes Exel Template exportieren und genau festlegen kann, welche Felder befüllt werden sollen? 

Würde mich über eure Hilfe sehr freuen :) 

LG

Christoph

7 Antworten

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    • Geschäftsführerin bei Kennes Digital
    • Stefanie_K
    • vor 1 Jahr
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    Du kannst Ninox via Make an Google Sheets oder Microsoft 365 Excel anbinden. 
     

    • Wie greifen denn die Musiker momentan auf die Excel-Tabelle zu? Ist die online und jeder öffnet sie und trägt dort seine Fahrten ein?
    • Einen Zugang zu Ninox sollen sie vermutlich nicht alle erhalten, oder?
    • Ist es nötig, dass die Musiker immer alle Fahrten sehen oder ist es nur relevant, dass sie ihre Daten dort eintragen? In diesem Fall fände ich ein Eingabeformular auch eine elegante Lösung, dessen Daten direkt an Ninox gesendet werden. Google Forms beispielsweise kannst du ebenfalls via Make an Ninox anbinden.
    • Christoph_Hintermuller
    • vor 1 Jahr
    • Gemeldet - anzeigen

    Hallo Stefanie, 

    danke für deine Antwort. 

    mit Make werde ich mal rumspielen. 

    Tatsächlich ist es nicht so kompliziert wie du vermutest. Es gibt nur eine Person die Ninox nutzt und das bin ich ich. Sprich auch nur ich muss die Fahrten eintragen. Tatsächlich geht es mir nur darum das der Datensatz an der entsprechenden Stelle in der vorgenrierten Exel Datei landet. Ich habe mal ein Foto angehängt. 

    Die Datensätze muss ich aktuell alle Händisch eingeben. Die Idee ist, dass Ninox automatisch das leere Template befüllt mit den Daten die ich dort hinterlegt habe. 

    Lg

    Christoph 

      • Ninox-Professional
      • planoxpro
      • vor 1 Jahr
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      Christoph Hintermüller 

      Moin, wie Stefanie schon sagte: Die Excel-Tabelle komplett auszufüllen wird ohne den Umweg über ein Integrationstool wohl nicht funktionieren. Wobei mir nicht ganz klar ist, was genau du "mit Ninox automatisieren" willst. Erfasst werden müssen die Daten ja in jedem Fall.

      Oder hast du diese Daten ganz oder teilweise schon in Ninox? Falls ja: Was spräche dagegen, so einen Reisekostenantrag direkt aus Ninox zu generieren, so dass der Umweg über Excel entfiele?
       

      • Christoph_Hintermuller
      • vor 1 Jahr
      • Gemeldet - anzeigen

      planox. pro Vielen Dank für die Antwort. 

      Ja ich habe schon ein wenig mit dem Integrationstool gespielt. 
      Der Punkt ist relativ einfach: Ich habe Ninox mit meinem Dienstkalender verknüpft. Wenn ich auf einen Button drück übernimmt er den Eintrag, berechnet automatisch die Wegstrecke und die km Pauschale. Ansonsten müsste ich das alles händisch eintragen und bei rund 150 Einträge pro Monat ist das sehr Zeitraubend. 

      Ich persönlich hätte kein Problem wenn Exel entfällt, aber es gibt leider Vorgaben und es "muss" genau dieses Formular sein. Das war halt "schon immer so"....

      • Ninox-Professional
      • planoxpro
      • vor 1 Jahr
      • Gemeldet - anzeigen

      Christoph Hintermüller Wobei sich immer noch die Frage stellt, ob dem Dienstherrn/Auftraggeber eine offene Excel-Datei übermittelt wird oder diese nur zum Ausfüllen des Formulars dient, das dann auf Papier oder als PDF-Datei eingereicht wird.

      In letzterem Fall bestünde immerhin noch die Möglichkeit, das Formular als Hintergrund im Ninox-Drucklayout zu nutzen und die Werte hineinzuschreiben. Was angesichts der rudimentären Layout-Funktionen zugegebenermaßen schwierig wäre, aber nicht generell unmöglich.

      Optional könnte man evtl. auch ein externes Report-Tool wie Carbone nutzen, dort die Excel-Datei als Vorlage hinterlegen, automatisch aus Ninox befüllen und dann als PDF ausgeben. Oder, falls erforderlich, vielleicht sogar als Excel-Datei, das weiß ich jetzt nicht. UweG kennt sich da ziemlich gut aus. Ich werde ihn mal auf diesen Thread aufmerksam machen. Vielleicht hat er eine Idee.

      • Ninox-Professional
      • planoxpro
      • vor 1 Jahr
      • Gemeldet - anzeigen

      UweG  sagt dazu:

      [...] mit Carbone könnte man es 1 : 1 umsetzen und als Excel-Blatt zurückgeben. Selbst Berechnungen auf dem ExcelBlatt wären damit wohl machbar. Setzt aber Ninox-Cloud voraus und Zeit.

      Carbone wäre also wohl ein vielversprechender Ansatz.

      https://carbone.io/

      • Christoph_Hintermuller
      • vor 1 Jahr
      • Gemeldet - anzeigen

      planox. pro Der bekommt tatsächlich nur einen Ausdruck zu sehen. In sofern könnte man das Formular nachahmen. Das ginge tatsächlich. 

      Danke auch für den Tipp mit Carbone. DAs werde ich mir mal anschauen. 

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  • vor 1 JahrZuletzt aktiv
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