Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung mit Rechnungsübersicht

qutech
vor 2 Jahren
10Antworten

Hallo liebes Forum,

wir haben Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Alles in der Tabelle Rechnungen. Meist gibt es zu allen Angebote. Zusätzlich haben wir Projekte denen die entsprechenden Rechnungen zugeordnet sind.

Unser Problem ist:

Schlussrechnungen im Handwerk benötigen die vollständige Leistungsaufstellung aus z.B. dem Angebot und eventuellen Nachträgen, soweit so gut. Ich brauche aber auch am Ende einer Schlussrechnungen eine Zusammenfassung der Bereits in Rechnung gestellten Abschlagsrechnungen die dann vom Schlussrechnungsbetrag abgezogen werden. Diese Zusammenstellung soll aber nicht als Rechnungsposition erfasst werden, sondern unter der Gesamtsumme der Schlussrechnung.

Also etwa so.
SCHLUSSRECHNUNG

Pos.1
Pos.2
Pos.3
---------
Summe Netto
MwSt.
-----------
Schlussrechnungsbetrag

Rechnungsaufstellung:
Summe Schlussrechnung Netto Mwst. Brutto
- Abschlagsrechnung 1 Netto Mwst. Brutto
- Abschlagsrechnung 2 Netto Mwst. Brutto
----------------------------------
Zu zahlender Restbetrag: Netto Mwst. Brutto

Hier komme ich nicht mehr weiter, und würde mich über Anregungen, Hilfe und Tips freuen.

Danke schon mal im Voraus.

Gruß
Qutech

- Ninox-Professional
- planoxpro
- vor 2 Jahren
- Gemeldet - anzeigen
Hallo qutech, mit Abschlags- und Schlussrechnungen zu arbeiten stellt durchaus eine Herausforderung dar. Eine konkrete Lösung würde von verschiedenen Faktoren abhängen (z. B., ob bei den Abschlagsrechnungen einzelne Positionen oder prozentuale Abschläge berechnet werden).

Als Ansatz ist aber klar, dass man eine übergeordnete Ebene braucht, denen man die verschiedenen Rechnungen zuordnen kann. Ich würde deshalb zwischen Angebot und Rechnung noch eine Tabelle Aufträge erstellen und jede (Teil-) Rechnung mit dem betreffenden Auftrag verknüpfen. Die Arbeitsschritte wären dann:

Angebot erstellen und bei Beauftragung per Button mit allen Positionen als Auftrag übernehmen (und diesen ggf. anpassen, falls er nicht 1:1 dem Angebot entspricht). Nun können aus dem Auftrag heraus wiederum per Button Abschlagsrechnungen erstellt und mit Auftrag verknüpft werden. Entweder durch Übernahme aller Positionen und manuellem Entfernen der in dieser Rechnung nicht zu berücksichtigenden. Oder durch vorherige Auswahl der zu berechnenden Positionen über ein dynamisches Mehrfachauswahlfeld.

So oder so: Über die Verknüpfung mit dem betreffenden Auftrag hat man immer Zugriff auf alle dazugehörigen Abschlagsrechnungen. Und auch auf alle ursprünglich beauftragten Positionen, so dass man diese bspw. in einer Schlussrechnung auch noch mal komplett oder teilweise aufführen könnte. Die Aufstellung sämtlicher Rechnungen zu diesem Auftrag ließe sich dann bspw. per Tabelle oder Funktionsfeld in die Schlussrechnung integrieren (extra Drucklayout für Schlussrechnungen).

Ich selbst arbeite übrigens immer mit Aufträgen als Ebene zwischen Angebot und Rechnung. Erstens, weil Aufträge nicht immer dem Angebot entsprechen. Und wo sonst soll man bspw. Änderungen des Umfangs, der Preise oder sonstiger Konditionen erfassen? Außerdem lassen sich daraus weitere Dokumente wie Auftragsbestätigung oder Lieferscheine erstellen. Und wenn man mit Abschlags- und Schlussrechnungen arbeitet, hat man mit dem Auftrag eben auch die Instanz, über die sich all das verwalten lässt.

Das nur als gedanklicher Ansatz. Die genaue Ausgestaltung ist wie gesagt von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen abhängig.
- Michi.1
  
  vor 2 Jahren
  
  Gemeldet - anzeigen
  planox. pro grüß dich zu später Stunde. Wir wollen so etwas eventuell auch mit in die rechnungslegung mit Einbeziehunen. Nur in einem anderen Kontext. Angebot fällt hier raus, da dies im Kaufvertrag enthalten ist. Im Vertrag ist der warenwert und die handwerkerleistung enthalte. Um zahlungsausfälle zu vermeiden wollen wir in Zukunft auf der einen Seite dem Kunden entgegen kommen, in dem er nicht gleich alles bezahlen (er kann die handwerkerleistung nach Abnahme zahlen) muss, jedoch vor Lieferung den warenwert leisten soll. Wie müsste ich das anlegen, sodas ich in der Hilfs Tabelle alles dem konkreten Auftrag zuordnen kann? Hat ja jede RG eine eigene RG Nr. Aber ein Kunde kann auch mehrere Aufträge haben. D stehe ich noch auf dem Schlauch. Einfach mit der RG oder dem Kunden verknüpfen geht zwar, aber der Zusammenhang ist ja nicht gegeben
- Michi.1
  
  vor 2 Jahren
  
  Gemeldet - anzeigen
  Ach so, die Einbeziehung der Aufträge an sich hab ich noch nicht fertig für die filialen . Fehlt noch der innerbetriebliche ware Verkehr und die Buchung von extern bestellten Teilen zu diesen Aufträgen. Daher wird der Auftrag derweil von einem anderen Programm erzeugt. Mir fehlt also der auftragsbezug in dieser Sache. Soll aber am Anfang des Jahres laufen, zumindest ohne die Aufträge.
  
  Getreu dem Motto machen schnell 2 Wochen vor der Angst, mit noch anderen Aufgaben. Daher geht es nur erst mal abgespeckt.
- Ninox-Professional
  
  planoxpro
  
  vor 2 Jahren
  
  Gemeldet - anzeigen
  Michi
  
  Mir ist das Szenario nicht ganz klar. Rechnungen werden anhand der externen Auftragsdaten in Ninox komplett noch mal neu erfasst? Warum erfasst man dann nicht die Auftragsdaten direkt in einer eigenen Auftrags-Tabelle und generiert daraus die Rechnungen (mit Bezug zum Auftrag)?
  
  Wenn das aus irgendwelchen Gründen nicht geht, könnte die Tabelle 'Aufträge' ja auch erst mal nur aus dem Feld 'AuftragsNr' bestehen, in das man die Nummer aus dem anderen System überträgt. Wenn man die Tabelle dann noch N:1 mit den Kunden und 1:N mit den Rechnungen verknüpft, hat man im Datenmodell die Voraussetzungen für eine auftragsbezogene Rechnungserstellung und -verwaltung geschaffen.
  
  Oder man speichert die Auftragsnummer direkt zu jeder Rechnung in einem eigenen Feld in der Rechnungstabelle. Dann hätte man später auch die Möglichkeit, entsprechende Auswertungen und die Verknüpfungen nachträglich per Script vorzunehmen.
  
  So oder so: Irgendeinen Bezug, unter dem sich Rechnungen zusammenfassen lassen, braucht man halt. Vielleicht habe ich aber auch die Aufgabenstellung falsch verstanden.
- Michi.1
  
  vor 2 Jahren
  
  Gemeldet - anzeigen
  planox. pro Danke dir für den Anstoß, hab schon wieder mal zu kompliziert gedacht. Wenn ich nur die Auftragsstamdaten (KV nr, Name, Anschrift usw.) freigebe welche und verknüpfe, hab ich ja den benötigten bezug für die verknüpfung. Der rest ist dann halt einfach erstmal nicht sichtbar.
- Dirk_Pulver
- vor 2 Jahren
- Gemeldet - anzeigen
Wir setzen genau das bei einem Kunden im Bau-Bereich um. Wir lösen das so, dass es einen führenden Auftrag gibt in dem alle Positionen drin sind. Aus diesem Auftrag werden nach gewünschten Kriterien Rechnungen erzeugt. Entweder auf Positionen bezogen oder pauschal. Am Ende hat man dann die ganze Rechnungshistorie und mit der Schlussrechnung wird der Auftrag dann geschlossen. So ist es m.E. am flexibelsten. Der Auftrag kann so sogar wachsen, da markiert wurde, welche Positionen bereits abgerechnet wurden.
- qutech
  
  vor 2 Jahren
  
  Gemeldet - anzeigen
  Dirk Pulver Hallo Dirk,
  das hört sich sehr interessant an. Da wir im Baubereich tätig sind, könnte das wahrscheinlich genauso passen. Ist es möglich, das wir Deine Lösung mal testen können?
  
  VG
  Carsten
- qutech
- vor 1 Jahr
- Gemeldet - anzeigen
Hallo an alle,

zuerst mal vielen Dank für die Antworten.

Ich habe es mittlerweile so hin bekommen, dass ich in der Schlussrechnung eine Ansicht der dazugehörigen Abschlagsrechnungen abbilde (nicht im Drucklayout). Die Verknüpfung erfolgt über die dazugehörige Projektnr.. Soweit so gut.
Jetzt müsste ich eigentlich "nur noch" die Summe der Abschlagsrechnungen abziehen von der Schlussrechnungssumme um einen Restbetrag zu erhalten und das ganze dann auch noch im Drucklayout abbilden.
Hier komme ich aber nicht mehr weiter. Vielleicht könnt Ihr ja mit diesem Ansatz etwas anfangen und einen Hinweis geben.
Danke schon mal im Voraus.
Gruß

Carsten
- Ninox-Professional
  
  planoxpro
  
  vor 1 Jahr
  
  Gemeldet - anzeigen
  qutech Um die Summe aller bisherigen Abschlagsrechnungen zu ermitteln, könntest du denselben Filter nutzen wie in der select-Abfrage der Ansicht. Als Beispiel(!):
  
  sum((select Rechnungen where Auftrag = me and text(Art) = "Abschlagsrechnung").Rechnungsbetrag)
  
  Diese Summe kann man in einem Formelfeld ermitteln oder innerhalb eines Codes mit "let mySum := " davor in eine Variable schreiben, vom Gesamtbetrag des Auftrags abziehen und erhält den Restbetrag.
  
  Ist die Tabelle 'Rechnungen' mit der aktuellen verknüpft, wird das "select" weggelassen und die Bedingung in eckige Klammern gesetzt:
  
  sum((Rechnungen[text(Art) = "Abschlagsrechnung"]).Rechnungsbetrag)
- qutech
- vor 1 Jahr
- Gemeldet - anzeigen
planox. pro Das hat hervorragend geklappt. Danke für diese Hilfe.

Jetzt nur noch alles ordentlich ins Formular bringen und dann sollte es klappen.
Vielen Dank an alle die geholfen haben.

Willkommen in der Ninox-Community

Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung mit Rechnungsübersicht

10 Antworten

Content aside

Kategorien

Übersicht