T. Bartzsch ich werde nicht müde darauf hinzuweisen, dass bei deinem Punkt 3. jeder Datenschutzbeauftragte die Hände über dem Kopf zusammenschlägt und diese ganzen Auslagerungs-Workarounds nur deswegen Anklang finden, weil es bisher noch nirgends geknallt hat o. das Thema "Datenschutz" nicht entsprechend wahrgenommen wurde. Dass es nur eine Frage der Zeit ist bis das schief geht, ist selbstredend. Ich kann daher bei Business-Lösungen hiervon nur dringend abraten. Die Abmahnung will keiner zahlen.

Icarus - Ralf Becker ja, da hast Du natürlich vollkommen Recht. Man darf nur nicht vergessen, dass diese ganzen Auslagerungs-Workarounds ursächlich darauf zurückzuführen sind, dass einen Ninox mit 2 GB Speicherplatz dazu "zwingt" nach workarounds zu suchen. Da kann ja seitens Ninox noch alles schön DSGVO-Konform und DE gehostet sein ... wenn ich aber nicht mehr an meine Daten komme, und nichtmal mehr ein Backup möglich ist, weil mir der Speicherplatz voll läuft, muss man eben Lösungen suchen. Mir gefällt das auch nicht, wenn man einem Kunden versucht Ninox zu empfehlen, aber man dann evtl. noch ein Make/Zapier Abo und irgendeine Bastellösung für die PDF mit verkaufen muss. Dann soll Ninox doch bitte reine Speicherplatz Abos anbieten... Ich kann doch nicht einem Kunden 5 Accounts andrehen, damit er auf 10GB Speicherplatz kommt. Sync.com bietet 1TB für 6$, Unlimited(!) für 15$, Cloudinary bietet 25 GB für Free...

Wie sieht Deine Lösung für deine Kunden denn aus? 

LG, Tobias

T. Bartzsch meine Lösung sieht so aus, sämtlich Anhänge (das sind in der Masse Rechnungen/Aufträge/Angebote etc.) dass in einem frei wählbaren Intervall lokal und gesammelt heruntergeladen werden können. Anschl. werden diese Anlagen aus Ninox gelöscht. Beim Öffnen des Datensatzes werden bei Bedarf die gelöschten Anlagen wiederhergestellt und bei der nächsten Löschroutine wieder gelöscht. So halte ich die Datenbank schlank. Aber das ist natürlich auch nur eine Notlösung.

Ich habe für das Speicherthema kein Verständnis (mehr), zumal in den letzten Jahren da keinerlei Bewegung zu erkennen ist. Jeder BWLer greift sich auch an den Kopf, wenn man so Kunden zum Lizenzkauf zwingen will, weil jeder weiß, dass die Zahl wo das klappt nur ein Bruchteil derer ist, die man dadurch als Kunde gar nicht erst gewinnt. Ein Unternehmer würde Werbung machen und schreiben "Ninox bietet ab sofort den 5-fachen Speicherplatz pro Lizenz. Und das ist gleichen Preis. Dauerhaft. Und für Neukunden bieten wir 15% Rabatt im ersten Jahr, wenn innerhalb eines Monats eine Lizenz gebucht wird. Und 30% für jede weitere." So oder so ähnlich gewinnt man neue Kunden und Bestandskunden als Multiplikator.

Icarus - Ralf Becker genau... das MEHR bei Verständnis würde ich auch so setzen. Alles in Allem ist Ninox eine tolle Lösung und 2 GB reicht für reine Datensätze ja allemal. Ich würde mir da mehr Flexibilität bei den Paketen wünschen. Medienintensive Datenbanken mit Paket A usw...

Die Idee mit dem intervallbasierten Bereinigen ist auch ein guter Ansatz. Wobei auch hier eine Download-Funktion ala "downloadFile(this, "Lieferschein.pdf")" oder ähnlich ein Traum wäre... du musst da ja momentan auch über Make oder Node Red gehen denke ich, oder?

Icarus - Ralf Becker 
Wie funktioniert dieses Vorgehen? Leider bin ich nicht mit so umfassenden Programmierkenntnissen ausgestattet, dass ich aus deiner Beschreibung auf einen Lösungsansatz komme. Würdest Du es detaillierter erläutern? Evtl. sogar Code preisgeben?

Machst Du es mit einem Klick je Datensatz? Das wäre ja sehr mühselig wenn es bei der Anzahl in die hunderte oder gar tausende geht.

Oder lassen sich z.B. alle Bilder (je ein Datensatz in separater Tabelle „Bilder") von einem verknüpften Datensatz (z.B. Projekt in eine separater Tabelle „ Projekte“) aus speichern und löschen?

Wie funktioniert das automatische Hochladen bei öffnen des Datensatzes?

Vielen Dank im Voraus!   LG, Björn

Björn Klinger Hallo Björn, wenn ich meinen Post jetzt im Nachgang lese, war er möglicherweise missverständlich und ich muss wie folgt eingrenzen: bei den Anhängen in meiner Anwendung handelt es sich ausschließlich um PDF-Drucks der jeweiligen Datensätze und keine sonstigen Dateitypen oder hochgeladene Dateien.

Ich löse das wie folgt:

(1) In einer zentralen Tabelle "Einstellungen" wird mit einem Zahlenfeld die Anzahl an Tagen festgelegt, wie lange die Anhänge vorgehalten werden.

(2) Im onOpen-Trigger der DB steht u. a. folgendes Skript zum Identifizieren und Löschen der Anhänge, hier bspw. für Rechnungen:

"
/automatische Löschung von Anhängen/";
            let mykey := my_settings.'API-Key';
            let myteam := teamId();
            let mydb := databaseId();
            let mytableId_1 := tableId("Rechnungen");
            let my_deathline := my_settings.'Datensatzanhänge vorhalten für';
            "
                / Rechnungsanhänge entfernen/";
            let my_bill_records_1 := (select Rechnungen)[today() - my_deathline > 'Erstellt am' and cnt(files(this)) != 0];
            if cnt(my_bill_records_1) > 0 then
                let my_dialog := dialog("Achtung", "Die PDF-Dateianhänge aus insgesamt " + cnt(my_bill_records_1) +
                    " Datensätzen älter als " +
                    my_deathline +
                    " Tagen werden vorübergehend gelöscht, um Speicherplatz zu sparen. Die PDFs können jederzeit durch die Druckfunktion wieder hergestellt werden. Löschvorgang starten?", ["Ja", "Nein"]);
                if my_dialog = "Ja" then
                    let my_counter := 0;
                    "/
        Rechnungen/";
                    for i in my_bill_records_1 do
                        let my_array := split(text(files(i)), ",");
                        for j in my_array do
                            let filename := item(split(j, "/"), 1);
                            let response := do as server
                                    http("DELETE", "https://api.ninox.com/v1/teams/" + myteam + "/databases/" + mydb + "/tables/" +
                                    mytableId_1 +
                                    "/records/" +
                                    i.Nr +
                                    "/files/" +
                                    filename, {
                                        Authorization: "Bearer " + mykey
                                    }, null)
                                end;
                            my_counter := my_counter + 1;
                            alert(my_counter + " Dateien gelöscht")
                        end
                    end;
                    alert(my_counter + " Dateien gelöscht ")
                end
            end;

(3) Im Karteireiter-Trigger jedes Rechnungsdatensatzes steht vor der Öffnung (Skript ist hier eingekürzt dargestellt):

"
/Anlagen wiederherstellen, wenn diese automatisch nach Fristablauf gelöscht wurden/";
if cnt(files(this)) = 0 and Rechnungsnummer != null then
    "
    / Rechnungs-PDF erstellen und als Anlage speichern /";
    let layout := null;
    if 'Sprünge' != null then
        if Rechnungspositionen = null then
            layout := "1"
        else
            layout := "3"
        end
    else
        layout := "2"
    end;
    importFile(this, printAndSaveRecord(this, layout), "Rechnung-" + Rechnungsnummer + ".pdf");
    Beleg := text("Rechnung-" + Rechnungsnummer + ".pdf")
end;